Comment composer un courriel d`entreprise à quelqu`un que vous ne connaissez pas

Lorsque vous travaillez en affaires, vous aurez peut-être souvent besoin de composer un email à quelqu`un que vous ne connaissez pas. Bien que quelque peu maladroit, cela fait partie de la vie professionnelle. Il y a certaines règles d`étiquette que vous devez suivre lors de l`envoi d`un email professionnel à un étranger.

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Partie 1 de 3:

Commencer l`email

1. Faire votre recherche. Il y a une variété d`informations que vous devez savoir avant de composer un courrier électronique à un étranger. Avant de commencer à taper, examinez rapidement le site Web de la société où le destinataire fonctionne.

Si vous ne connaissez pas l`adresse e-mail du destinataire, cela peut être trouvé en numérisant le site Web de la société. Si aucun email n`est répertorié, soyez méfiez-vous de contacter la personne par courrier électronique. Vous voudrez peut-être opter pour une lettre physique à la place.
Si vous envisagez de poser des questions dans l`email, vérifiez si le site Web répond à ces questions. Vous ne voulez pas donner l`impression que vous êtes paresseux et que vous n`avez pas pris le temps de lire à fond d`un site Web.
Assurez-vous que vous contactez la bonne personne. Beaucoup de gens commencent leurs emails avec quelque chose comme, "Je ne sais pas si vous êtes la bonne personne à demander, mais..." Ceci est considéré comme non professionnel et irrespectueux du temps du destinataire. Si vous ne savez pas qui contacter, détenez-vous sur l`e-mail jusqu`à ce que vous puissiez comprendre cette information.

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2. Écrire une ligne descriptive. Votre ligne d`objet devrait transmettre vos raisons exactes pour envoyer le courrier électronique. Souvent, les courriels d`étrangers sont ignorés ou négligés. Une ligne de sujet solide réduit la chance que votre email soit passé sur.

Utilisez quelques mots pour dire ce que l`e-mail concerne. Utilisez autant de détails que possible pour inclure dans 4 ou 5 mots. Par example, "Réunion à 10 ans A.m. sur les nouveaux ordinateurs" est mieux que "Rencontre ce matin."

Des lignes de sujet vagues, telles que "Bonjour" et "salut", sont parfois lisés par inadvertance comme spam et redirigé vers le dossier de spam du destinataire.

Utilisez un email professionnel, car votre email apparaîtra à côté de la ligne d`objet. Utilisez un email qui utilise votre nom complet plutôt que celui qui utilise une personnalité ou une phrase vague.

N`utilisez jamais toutes les capsules dans une ligne de sujet de messagerie, même si l`e-mail est urgent. Cela se détache comme criant, qui peut être interprété comme hostilité.

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3. Décidez comment traiter le destinataire. Cela peut être délicat si vous êtes envoyé par courrier électronique à un étranger, comme vous ne connaissez peut-être pas leur nom préféré. Cependant, quelques directives d`étiquette peuvent toutefois vous aider à éviter les faux protesp.

Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, évitez les phrases trop formelles comme, "Madame, Monsieur" ou alors "Cher Monsieur / Miss." Ne pas aller trop décontracté non plus. "salut" est beaucoup trop professionnel pour un email professionnel. Vous serez peut-être mieux de commencer le commencement de l`email avec un simple, "Bonjour."

Si vous connaissez le nom de la personne, assurez-vous de l`épeler correctement. Vérifiez l`orthographe à quelques reprises, car il est facile de glisser si vous n`avez jamais envoyé par courrier électronique à la personne avant.

Utiliser "m." et "Mme." suivi du nom de famille de la personne seulement. Par exemple, si vous êtes envoyé par e-mail Jane Hart, commencez votre email avec "Chère Madame. Cerf" plutôt que "Chère Madame. Jane Hart."

Ne jamais faire des hypothèses sur l`état matrimonial d`une femme. Si vous connaissez son état matrimonial, il est toujours préférable d`éviter d`attirer l`attention dans un email car il n`est pas pertinent pour le monde des affaires. S`en tenir à "Mme" et ne jamais utiliser "Manquer" ou alors "Madame." Sauf si le destinataire utilise ces salutations elle-même.

Si quelqu`un a un doctorat, il est approprié d`utiliser "Dr" quand les aborder.

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4. Identifiez-vous et la société que vous représentez. N`oubliez pas que lorsque vous envoyez un courrier électronique professionnel, vous représentez votre lieu de travail. Dans votre première phrase, identifiez-vous et votre entreprise. Par exemple, un email pourrait commencer, "Chère Madame. Hart, je m`appelle John Dawson et je travaille en marketing chez Wilson Technologies."

Partie 2 de 3:

Écrire l`email

1. Gardez-le court et au point. En arrivant au point et en identifiant clairement votre but, vous présentez une image professionnelle qui sera prise au sérieux par le lecteur. Cela augmente également la probabilité que votre email soit lu et répondu rapidement, car les gens remettent des réponses trop vertes.

Après avoir identifié vous-même et votre entreprise, votre phrase suivante devrait expliquer le but de l`email. Il est préférable d`indiquer votre cas dans deux phrases.
Sois positif. Même si vous écrivez pour répondre à une plainte ou à une préoccupation, soyez courtois et respectueux tout au long de l`email. Ne pas mauvais patrons de la bouche, d`autres sociétés ou des employés que cela me reflète mal sur vous.
En lettres de couverture, il est standard d`inclure des informations de base de base sur vous-même si vous êtes envoyé par courrier électronique au nom d`une entreprise laissant ces informations. Indiquez simplement votre nom et votre position dans la société avant de passer au but de l`e-mail.

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2. Utilisez une prose simple et directe. Un email professionnel doit être aussi facile à lire que possible. Cela signifie utiliser une langue claire facile à comprendre.

Choisissez la voix active sur la voix passive. Par exemple, ne dis pas, "Un mémo vous a été envoyé par mon patron, James Peterson." Au lieu de dire, "Mon patron, James Peterson, vous a envoyé un mémo."

Évitez le jargon et les termes techniques, même si ces termes sont fortement utilisés dans votre entreprise. Optez pour de simples phrases anglaises et courantes.

Utiliser des phrases courtes. Éliminer les conjonctions lorsque cela est possible et rompre de longues phrases.Par example, "Nous n`avons pas entendu de retour de vous en ce qui concerne le mémo et nous voulions faire un suivi pour vous assurer que vous avez compris les informations." Cela serait mieux indiqué comme, "Nous n`avons pas entendu de retour de vous en ce qui concerne le mémo. Nous voulions suivre pour vous assurer que vous avez compris les informations."

Utiliser une grammaire appropriée, l`orthographe et la ponctuation. Vérification orthographique et relire tous les emails avant de frapper le bouton d`envoi.

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3. Savoir quoi éviter d`envoyer. Il existe certaines règles d`étiquette en ce qui concerne ce qui devrait être transmis par courrier électronique. Comprendre quoi éviter d`envoyer avant de contacter quelqu`un.

Les pièces jointes sont correctes si vous envisagez d`envoyer des informations spécifiquement demandées, mais n`envoyez pas de pièces jointes aux étrangers sans inviter.

Évitez les pièces jointes et les fichiers trop volumineux. En cas d`envoi de ces informations est nécessaire, envoyez un email à l`avance, offrant au destinataire une tête de hauteur.

NE PAS utiliser une signature trop longue. Idéalement, votre signature ne doit inclure votre nom, votre adresse postale, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Si vous voulez, il est également approprié d`inclure votre titre de poste.

N`incluez pas les graphiques ou les arrière-plans. Ils ont tendance à obstruer de la mémoire par e-mail et descendent comme non professionnels dans un cadre commercial.

Partie 3 sur 3:

Finition de l`email

1. Donnez aux instructions du destinataire sur la façon de répondre. Vers la fin de l`e-mail, fournissez des instructions sur la manière dont le destinataire peut suivre.

Spécifier poliment un délai dans lequel vous souhaitez entendre retour. Par example, "Si vous pouviez me recontacter à la fin de la journée demain, je l`apprécierais vraiment."
Inclure toutes les informations de contact au besoin. Vous pouvez simplement dire, "C`est le meilleur email pour me joindre à" ou demander un appel téléphonique et inclure votre numéro.
Soyez précis sur ce que vous voulez du destinataire. Ne dites pas simplement, "J`espère avoir de vos nouvelles bientôt." Au lieu de cela, disons, "J`espère avoir de vos nouvelles bientôt afin que nous puissions discuter de la logistique de la transition vers un nouveau système informatique."

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2. Utilisez un envoi approprié. Avant votre nom, il y aura une forme d`au revoir. Choisissez une entreprise d`envoi approprié pour votre email.

N`utilisez pas simplement un trait d`union, puis inclure votre nom. Cela se détache trop informel, de même que les panneaux comme "À un de ces quatre" et "Allez-y doucement." Les émoticônes, comme des visages souriants, sont mieux évités.

Dans un e-mail d`entreprise, quelque chose comme "Meilleur" ou alors "Tous mes vœux" est approprié car il est amical sans sacrifier le professionnalisme. "Sincèrement" est une autre bonne option, mais peut sortir comme bouchée.

"Merci" et "Merci" sont également appropriés, mais doivent être évités si vous ne demandez pas au destinataire d`effectuer une tâche ou une tâche spécifique.

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3. Suivre. Le monde des affaires est occupé. Si vous n`entendez pas le destinataire dans un délai approprié, il est approprié de Envoyer un e-mail de suivi.

Si quelqu`un ne répond pas, il n`était probablement pas délibéré. Les courriels sont sauvegardés et souvent, même si vous suivez un protocole approprié, les choses se retrouvent accidentellement dans un filtre anti-spam.

Un email de suivi devrait être une réponse directe à un email que vous avez déjà envoyé. Soyez poli, à partir de quelque chose comme, "Je sais que tu es probablement très occupé, mais je voulais juste m`assurer que tu as mon email." Puis reformulez brièvement le sujet du message d`origine.