Comment créer des documents mot accessibles

Beaucoup de personnes - en particulier celles handicapées - utilisent des logiciels et des appareils spéciaux, y compris les lecteurs d`écran, pour accéder aux ordinateurs et au matériel de lecture. Si vous écrivez à des fins commerciales ou académiques, il est judicieux de vous assurer que vos documents de mot sont accessibles à ce public. Il existe des principes de conception simples et des étapes pour adopter des documents de mots pour vous assurer que tout le monde peut y accéder.

Remarque: tandis que les captures d`écran et les menus spécifiques décrits ci-dessous sont à partir de Microsoft Word, les principes généraux sont applicables à la création de documents mot accessibles avec n`importe quel logiciel de traitement de texte.

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1. Utilisez des titres et des styles de documents pour créer une structure navigable. Parce que le logiciel de lecture d`écran (y compris les options logicielles achetées pour les ordinateurs Windows, ainsi que la fonction VoiceOver de Windows), lit à haute voix tout ce qui est visible à l`écran, l`utilisation de styles est utile car elle donne à votre structure de documents. Le logiciel de lecture d`écran utilisera audio pour dire aux utilisateurs si une section particulière du texte est un titre, en direction de la sous-position ou du texte normal / corporel. Cela permet aux utilisateurs de faire un sens logique du document et de passer à certains rubriques et sujets. Cependant, pour que le logiciel puisse le faire, l`auteur du document doit faire clairement ces distinctions! Sinon, tout le document sera lu comme un gros morceau de texte de corps "normal".
  • Utilisez au moins les options de style principal: titre, en rubrique (avec niveaux numérotés) et normale.
  • Assurez-vous d`identifier vos en-têtes dans le bon ordre. Cela aide à créer un système facile à comprendre pour quelqu`un de naviguer votre texte. Par exemple, vous pouvez attribuer le titre de votre papier le Titre style, utiliser le Rubrique 1 Style pour vos rubriques de section principales, utilisez Rubrique 2 pour vos en-têtes de sous-section, etc.
  • Assurez-vous de ne pas ignorer les niveaux de rubrique. Nichez vos titres de sorte que leurs numéros de style correspondent à leur hiérarchie (i.e. N`allez pas de 1 à 3 ou utilisez 3 pour votre titre principal et 1 pour vos sous-titres, assurez-vous que 1 est la plus grande rubrique, puis 2, puis 3, etc.).
  • N`oubliez pas que vous pouvez personnaliser comment vos styles regardent sans affecter l`accessibilité. N`hésitez pas à changer de polices, de tailles et de couleurs. Assurez-vous simplement que chaque titre ou pièce de texte est "étiqueté" avec l`étiquette de style droite afin que les lecteurs d`écran puissent l`identifier.
  • Pour des documents plus longs, envisagez d`utiliser la fonction de table des matières intégrée du mot. Cela utilise automatiquement vos en-têtes pour créer une table des matières liées pouvant tout faciliter la navigation de votre document pour tous les lecteurs.
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    2. Utiliser le texte alt. Les personnes souffrant de déficiences visuelles, qu`ils soient aveugles ou ont une vue partielle, peuvent perdre si vous utilisez beaucoup d`images, de graphiques, de formes, de photographies ou de cliparts dans vos documents. Cela ne signifie pas que vous devez sauter ces fonctionnalités - il vous suffit d`ajouter une alternative (ou un "texte" alt ") ou des légendes pour expliquer ce qu`ils sont. Le logiciel de lecture d`écran lira Alt Text ou sous légendes à haute voix pour vous assurer que les utilisateurs des déficiences visuelles ne manquent pas.
  • Pour ajouter du texte alt, commencez par cliquer avec le bouton droit de la souris sur votre image.Aller à Image de format et alors Texte alt. Écrivez une description simple mais complète de l`image ou d`une autre fonctionnalité visuelle dans la zone Titre et / ou de description (en fonction de sa longueur) et cliquez sur OK.
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    3. Assurez-vous que les tables sont accessibles. Les tables sont idéales pour organiser des données et des informations, mais quand ils sont lus par un lecteur d`écran, ils peuvent être déroutants. Garder ces principes à l`esprit peut les rendre plus accessibles:
  • Utilisez des rubriques de colonne claires et désignées. Tout comme vous utilisez des rubriques de style dans votre texte, utilisez des en-têtes de colonne pour rendre vos tables cohérentes et faciles à naviguer. Assurez-vous que sous Options de table, Vous sélectionnez Rangée d`en-tête de sorte que les lecteurs d`écran identifieront la rangée supérieure en tant qu`éléments de colonne.
  • Faire des tables aussi simples et logiques que possible. Si possible, évitez d`avoir fusionné ou diviser des cellules uniquement dans certaines colonnes ou lignes, car cela se déroulera lorsque le contenu est lu à haute voix. S`en tenir à un format standard, uniformément aménagé.
  • Essayez de faire lire vos tables logiquement de gauche à droite et de haut en bas (si vous travaillez en anglais). Pour avoir une meilleure idée de la manière dont un lecteur d`écran naviguera sur votre table, utilisez la touche TAB de votre clavier pour vérifier l`ordre dans lequel le curseur passe par vos colonnes et vos lignes.
  • En utilisant du texte alt pour les tables, ainsi que des images et des graphiques, peuvent également aider.
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    4. Utilisez du texte de liens hypertexte significatif. Si vous ne copiez et collez simplement une URL longue dans votre document, le lecteur d`écran tentera de lire chaque lettre - ce qui peut être une douleur. Une meilleure approche implique d`utiliser un texte de liens hypertexte significatif.
  • Lorsque vous souhaitez ajouter un lien hypertexte, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne où vous souhaitez que le lien puisse sélectionner Hyperlien (ou aller à Insérer et alors Hyperlien).
  • Copier ou taper l`URL dans l`adresse ou lié à zone de texte.
  • Inclure une description simple mais significative sous affichage ou alors Texte à afficher. C`est l`écriture qui sera réellement visible dans votre document et, lorsque vous avez cliqué, il faudra le lecteur sur le site Web de l`URL.
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    5. Évitez d`utiliser des espaces vides ou des lignes pour créer un formatage ou un espace. Si vous avez tendance à frapper "Languette" ou alors "Entrer" encore et encore pour créer un formatage de votre choix, essayez de frapper l`habitude. Entendre un tas d`espace blanc (identifié par un lecteur d`écran sous le nom de "vide") peut être ennuyeux et peut donner aux utilisateurs handicapés l`impression que le document est terminé.
  • Au lieu de cela, utilisez le formatage du document. Compter sur les indentations, l`espacement de la ligne et les styles pour créer l`effet que vous voulez.
  • Pour créer un espace supplémentaire après des lignes sans appuyer sur Entrée, cliquez avec le bouton droit de la souris et allez à Paragraphe. En dessous de Espacement, Ajustez les options d`espacement avant, après et ligne pour obtenir la mise en page souhaitée.
  • Une façon de vérifier comment votre document pourrait "regarder" à un lecteur d`écran consiste à sélectionner l`option de Afficher tous les caractères non imprimés afin que vous puissiez voir le symbole de paragraphe qui apparaît chaque fois que vous appuyez sur la touche Entrée et que le point qui apparaît chaque fois que vous touchez la barre d`espace. Idéalement, ceux-ci ne devraient apparaître que lorsque vous arrêtez vraiment un ancien mot ou paragraphe et en commençant une nouvelle. Ils ne devraient pas être là quand vous voulez juste créer un espace supplémentaire.

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    6. Évitez les objets flottants. Lorsque vous ajoutez des images, des graphiques ou d`autres objets, soyez prudent avec votre enveloppement de texte. Si vous utilisez des objets flottants, le logiciel de lecture d`écran peut les ignorer complètement ou lire leur texte alt dans le mauvais ordre.
  • Au lieu de cela, utilisez les options d`emballage de texte "haut et bas" ou "en ligne".
  • 7. Assurez-vous de fournir des alternatives pour le contenu audio. Si vous avez des clips audio ou des vidéos pouvant être inaccessibles aux personnes sourdes, essayez de fournir des légendes fermées ou des transcriptions afin de vous assurer qu`ils peuvent accéder à ce contenu, aussi.
  • Image intitulée Créer des documents Word accessibles Étape 8
    8. Écrire et concevoir avec toutes sortes d`utilisateurs à l`esprit, en fonction de votre public. Certains utilisateurs peuvent avoir des déficiences cognitives et bénéficier d`une langue claire. Certains peuvent avoir une cécité des couleurs ou d`autres déficiences visuelles qui font du texte à faible contraste difficile à séparer de l`arrière-plan. Certains utilisateurs qui s`appuient sur des lecteurs d`écran devront écouter chaque partie de votre document, parfois encore et encore. Si vous avez des contenus inutiles, essayez de nous sortir. Soyez approfondi avec votre contenu, mais si possible, restez simple dans votre approche.
  • Garder les titres courts, surtout s`ils semblent souvent.
  • Si vous utilisez la couleur, évitez de mettre des couleurs très similaires sur les autres. Le contraste facilite le texte de lire pour tout le monde, en particulier ceux qui souffrent de déficiences visuelles.
  • Ne comptez pas sur la couleur de couleur seule. Pour les utilisateurs qui ne peuvent pas percevoir la couleur ou utilisent des lecteurs d`écran, assurez-vous que les informations sont transmises de plusieurs manières, pas seulement par la couleur du texte. Par exemple, évitez une longue liste d`articles où le texte rouge signifie une chose et une autre.

    • Vidéo

    En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube.

    Conseils

    Gardez votre public à l`esprit. Vous n`avez peut-être pas besoin de frapper chacune de ces étapes afin de créer un document qui fonctionne pour votre public, mais l`application de ces principes de base peut aider à garantir que votre document sera accessible à un large éventail de personnes.
  • Si l`accessibilité est importante pour un projet donné, demandez à quelqu`un un handicap ou avec une connaissance des lecteurs d`écran et une autre technologie d`assistance à "test" votre document et vous donner des commentaires.

    • Mises en garde

    Toutes les méthodes de création de PDF n`ont pas abouti à des documents vraiment accessibles. Assurez-vous d`enquêter sur le vôtre car sinon, le travail attentif que vous avez fait dans Word pourrait être inutile lorsque vous convertissez le document en PDF.
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