Comment fermer un email professionnel

Il peut sembler difficile de contourner un email commercial important. Il y a tellement de façons de finir votre message! En fin de compte, cependant, la façon dont vous fermez votre courrier électronique dépendra de quelques facteurs différents. Ceux-ci pourraient inclure des choses comme la façon dont vous connaissez la personne que vous écrivez, le but de l`email et si votre email fait partie d`une chaîne. Avec ces facteurs à l`esprit, fabriquer une phrase finale appropriée. Puis choisissez la bonne signature et décidez de quoi mettre dans votre signature.

Pas

Partie 1 de 3:
Écrire vos remarques de clôture
  1. Image intitulée Fermer une entreprise d`entreprise Étape 1
1. Rappeler au destinataire du but de votre email. Il y a beaucoup de raisons d`écrire un email dans un contexte d`entreprise. Identifier l`objectif principal de l`email vous aidera à déterminer le meilleur moyen de terminer.
  • Par exemple, si vous faites une demande, finissez par quelque chose comme », merci de votre temps," ou "merci pour votre considération."
  • Si vous répondez à une demande d`informations ou d`assistance, vous pourriez vous terminer par «J`espère que cela aide!"Ou" laissez-moi savoir s`il y a une autre façon, je pourrais être utile."
  • Si vous créez une réunion face à face, vous pourriez vous terminer avec quelque chose comme », vous voir la semaine prochaine!"
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    2. Utilisez une tonalité appropriée pour votre public. Pensez à la façon dont vous connaissez la personne que vous écrivez, quel type de relation vous avez avec eux et ce que vous essayez d`accomplir. Un courrier électronique à un gestionnaire de niveau supérieur ou un nouveau client important devrait probablement être plus formel qu`un courrier électronique à un collègue bien connu.
  • Par exemple, si vous créez une réunion avec un client, une bonne déclaration de clôture pourrait ressembler à une bonne déclaration », j`attends avec impatience notre réunion du 24. Si vous avez des questions, veuillez me contacter au 555-555-5555."
  • D`autre part, si vous organisez une réunion amicale avec un collègue, vous savez bien, il peut être parfaitement bien de se terminer avec quelque chose comme ça », ça sonne bien! À demain! :) "
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    3. N`incluez pas de déclaration de clôture si votre email fait partie d`une chaîne. S`il s`agit de votre premier email sur le sujet à portée de main ou s`il s`agit d`un courrier électronique particulièrement important, il est probablement une bonne idée d`inclure un merci de fermeture ou «appel à l`action."Cependant, la brièveté est importante dans les courriels d`affaires. Si votre email fait partie d`une longue chaîne, vous n`avez peut-être pas besoin d`inclure quoi que ce soit au-delà des informations les plus essentielles.
  • Par exemple, si vous envisagez une longue conversation par courrier électronique avec votre patron sur une mission, vous n`avez peut-être pas besoin de dire beaucoup plus que: «OK. Je l`aurai fait avant la fin de la journée vendredi. -M."
    • Partie 2 de 3:
    Choisir une signature
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    1. Choisissez une signature qui correspond au ton de votre email. Si votre email est formel, inscrivez-vous avec quelque chose comme «Cordialement» ou (pour une touche encore plus formelle) »sincèrement."Pour les e-mails moins formels, vous pouvez faire une amende en utilisant quelque chose comme" faire attention "ou" acclamations."
    • Si vous avez eu des courriels précédents de la personne que vous écrivez, vous pouvez regarder leur signature et faire correspondre votre ton à la leur. Par exemple, s`ils ont tendance à signer avec quelque chose comme "Cordialement," vous devez vous inscrire avec un niveau de formalité similaire.
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    2. Utilisez une signature qui correspond à votre but. Comme la phrase de fermeture, une signature peut également refléter le but de votre email. Par exemple, si vous faites une simple demande ou si vous exprimez brièvement une gratitude pour quelque chose, vous pouvez utiliser une signature comme «Merci beaucoup» ou «merci beaucoup», suivi de votre signature.
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    3. Évitez quoi que ce soit trop affectueux. Sauf si vous connaissez la personne que vous écrivez très bien, évitez tout trop slangy, informel ou affectueux. En général, des choses comme "l`amour", "xoxo" ou "câlins" ne doivent pas être utilisés dans des courriels d`affaires.
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    4. Passer la signature en bref ou en chaîne emails. Si votre email fait partie d`une longue chaîne ou si vous essayez de communiquer quelque chose de très brièvement et rapidement à un collègue, il peut ne pas être nécessaire d`inclure une signature du tout.
  • Si vous ne vous sentez pas à l`aise de sauter la signature, une simple signature comme-bernice ou -b. devrait être très bien pour les courriels informels brèves et informels.
    • Partie 3 sur 3:
    Signature de votre email
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    1. Inclure vos informations d`identification de base. Combien d`informations vous incluez dans votre signature dépendront de la qualité de votre correspondant et de la fréquence à laquelle vous avez communiqué avec eux.
    • Un courriel pour la première fois devrait probablement inclure au moins votre nom complet, votre titre, votre lieu de travail et votre numéro de téléphone.
    • Lorsque vous communiquez avec un collègue ou une personne que vous avez couronnée de courriel, il suffit probablement de signer avec votre prénom ou initial.
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    2. Gardez votre mémoire de signature. En général, il est préférable de ne pas encombrer un email professionnel avec beaucoup de texte et d`images supplémentaires. Évitez d`ajouter quelque chose d`inutile à votre signature électronique, comme des citations, des graphiques flashy ou de nombreux liens.
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    Mettre en place une signature automatique. Si vous n`avez pas envie de écrire votre titre de poste et des informations de contact chaque fois que vous envoyez un email important, vous pouvez créer une signature que votre client de messagerie peut automatiquement ajouter à vos messages.
  • Certains programmes, comme Perspectives, vous permettent de créer plusieurs signatures, vous pouvez donc sélectionner celui qui est le plus approprié pour tout e-mail donné.

    • Conseils

    Votre signature devrait ressembler à ceci:
    • Meilleures salutations,
    • Jane Doe, analyste de marché
    • Mégacorp
    • 214-444-1234
  • C`est très facile dans la plupart des clients de messagerie comme Outlook, etc. Pour mettre en place une signature qui est attachée à chaque email automatiquement.

    • Mises en garde

    Avoir une autre personne double vérifier votre travail si possible.Il n`y a pas de substitut à la correction correcte.
  • Modifier et corriger toutes les lettres avant de les envoyer - c`est-à-dire pour la lutte contre la grammaire et l`orthographe correctes, et supprimez les erreurs typographiques.Changer la langue ambiguë, e.g., mots et expressions qui ne sont pas clairs, ou qui ont une double signification.
  • En utilisant une vérification orthographique n`est pas infaillible car le logiciel insère souvent un mot correctement orthographié mais pas le corriger mot pour le contexte.Ayant "financer" changé en "roulement vierge" change vraiment le sens de la phrase.Vous devez également compter sur votre propre connaissance des subtilités de la grammaire, car les suggestions du logiciel ne sont pas toujours correctes.
    • Articles connexes