Comment automatiser des rapports dans excel

Thisteach vous comment automatiser le rapport de données dans Microsoft Excel. Pour les données externes, vous vous apprendrez comment interroger et créer des rapports de n`importe quelle source de données externe (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) à partir de votre feuille de calcul à l`aide de plugins Excel qui relient votre feuille de calcul aux sources de données externes.

Pour les données déjà stockées dans une feuille de calcul Excel, nous utiliserons des macros pour créer des rapports et les exportera dans une variété de types de fichiers en appuyant sur une touche une touche. Heureusement, Excel est livré avec un enregistreur d`étape intégré qui signifie que vous n`aurez pas à coder les macros vous-même.

Pas

Méthode 1 de 2:
Pour les données déjà dans Excel
  1. Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 1
1. Si les données que vous devez signaler sont déjà stockées, mises à jour et entretenues dans Excel, vous pouvez automatiser les flux de travail de rapport en utilisant des macros. Les macros sont une fonction intégrée qui vous permet d`automatiser des tâches complexes et répétitives.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 2
    2. Open Excel. Double-cliquez sur (ou cliquez sur Si vous êtes sur un Mac) L`icône de l`application Excel, qui ressemble à un blanc "X" sur un fond vert, puis cliquez sur Classeur vierge Sur la page Templates.
  • Sur un Mac, vous devrez peut-être cliquer sur Déposer puis cliquez sur Nouveau classeur vierge Dans le menu déroulant résultant.
  • Si vous avez déjà un rapport Excel que vous souhaitez automatiser, vous double-cliquez sur le fichier du rapport pour l`ouvrir dans Excel.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 3
    3. Entrez les données de votre feuille de calcul si nécessaire. Si vous n`avez pas ajouté les étiquettes de colonne et les numéros pour lesquels vous souhaitez automatiser les résultats, faites-le avant de continuer.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 4
    4. Activer le Développeur languette. Par défaut, le Développeur Onglet ne s`affiche pas en haut de la fenêtre Excel. Vous pouvez l`activer en procédant comme suit en fonction de votre système d`exploitation:
  • les fenêtres - Cliquez sur Déposer, Cliquez sur Option, Cliquez sur Personnaliser le ruban sur le côté gauche de la fenêtre, vérifiez la "Développeur" boîte en bas à droite de la fenêtre (vous pouvez d`abord faire défiler vers le bas), puis cliquez sur d`accord.
  • Mac - Cliquez sur Exceller, Cliquez sur Préférences..., Cliquez sur Ruban et barre d`outils, vérifier la "Développeur" boîte dans le "Onglets principaux" liste, et cliquez sur Sauvegarder.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 5
    5. Cliquez sur Développeur. Cet onglet devrait maintenant être en haut de la fenêtre Excel. Cela soulève une barre d`outils en haut de la fenêtre Excel.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 6
    6. Cliquez sur Enregistrer macro. C`est dans la barre d`outils. Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 7
    7. Entrez un nom pour la macro. Dans le "Nom de macro" Boîte de texte, tapez le nom de votre macro. Cela vous aidera à identifier la macro plus tard.
  • Par exemple, si vous créez une macro qui effectuera un graphique hors de vos données disponibles, vous pouvez le nommer "Graphique" ou similaire.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 8
    8. Créez une combinaison de touches de raccourci pour la macro. Appuyez sur la touche Maj enfoncée avec une autre touche (E.g., les T clé) pour créer le raccourci clavier. C`est ce que vous utiliserez pour exécuter votre macro plus tard.
  • Sur un Mac, la combinaison de touches de raccourci sera finalement option+⌘ Commande et votre clé (e.g., ⌥ Option+⌘ Commande+T).
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 9
    9. Stockez la macro dans le document Excel actuel. Clique le "Stocker macro dans" boîte déroulante, puis cliquez sur Ce classeur Pour vous assurer que la macro sera disponible pour quiconque ouvre le classeur.
  • Vous devrez enregistrer le fichier Excel dans un format spécial pour que la macro soit enregistrée.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 10
    dix. Cliquez sur d`accord. C`est au bas de la fenêtre. Cela permettra d`enregistrer vos paramètres de macro et de vous placer en mode d`enregistrement. Toutes les étapes que vous prenez à partir de maintenant jusqu`à ce que vous arrêtez l`enregistrement sera enregistré.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 11
    11. Effectuer les étapes que vous souhaitez automatiser. Excel suivra chaque clic, Keystroke et formater une option que vous entrez et les ajoutez à la liste de la macro.
  • Par exemple, pour sélectionner des données et créer un graphique en surbrillance, vous mettrez en évidence vos données, cliquez sur Insérer En haut de la fenêtre Excel, cliquez sur un type de graphique, cliquez sur le format de graphique que vous souhaitez utiliser et modifiez le tableau si nécessaire.
  • Si vous souhaitez utiliser la macro pour ajouter des valeurs des cellules A1 à travers A12, vous cliquez sur une cellule vide, tapez = Somme (A1: A12), et appuyez sur ↵ Entrer.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 12
    12. Cliquez sur Arrête d`enregistrer. C`est dans le Développeur Barre d`outils de l`onglet. Cela arrêtera votre enregistrement et enregistrera toutes les étapes que vous avez prises pendant l`enregistrement en tant que macro individuelle.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 13
    13. Enregistrez votre feuille Excel sous forme de fichier macro-compatible. Cliquez sur Déposer, Cliquez sur Enregistrer sous, et changer le format de fichier en XLSM à la place de XLS. Vous pouvez ensuite entrer un nom de fichier, sélectionner un emplacement de fichier, puis cliquez sur Sauvegarder.
  • Si vous ne le faites pas, la macro ne sera pas enregistrée dans le cadre de la feuille de calcul, ce qui signifie que d`autres personnes sur différents ordinateurs ne pourront pas utiliser votre macro si vous leur envoyez le classeur.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 14
    14. Exécutez votre macro. Appuyez sur la combinaison de touches que vous avez créée dans le cadre de la macro. Vous devriez voir votre feuille de calcul automatisée en fonction des étapes de votre macro.
  • Vous pouvez également exécuter une macro en cliquant sur Macros dans le Développeur onglet, sélectionnez le nom de votre macro et en cliquant sur Cours.
    • Méthode 2 sur 2:
    Pour les données externes (mySQL, postgres, oracle, etc.)
    1. Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 15
    1. Télécharger Kloudio Excel Plugin de Microsoft AppSource. Cela vous permettra de créer une connexion persistante entre une base de données externe ou une source de données et votre classeur. Ce plugin fonctionne également avec Google Feuilles.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 16
    2. Créez une connexion entre votre feuille de calcul et votre source de données externe en cliquant sur la touche + du portail Kloudio. Tapez les détails de votre base de données (type de base de données, informations d`identification) et sélectionnez des options de sécurité / cryptage si vous travaillez avec des données confidentielles ou de l`entreprise.
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Étape 17
    3. Une fois que vous avez créé une connexion entre votre feuille de calcul et votre base de données, vous pourrez interroger et créer des rapports de données externes sans quitter Excel. Créez vos rapports personnalisés à partir du portail Kloudio, puis sélectionnez-les dans le menu déroulant dans Excel. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres supplémentaires et choisir la fréquence que le rapport sera actualisé (vous pouvez donc avoir la mise à jour de votre feuille de calcul de vente automatiquement chaque semaine, jour ou même heure.)
  • Image intitulée Automate Rapports dans Excel Step 18
    4. De plus, vous pouvez également saisir des données dans votre feuille de calcul connectée et que les données mettent à jour votre source de données externe. Créez un modèle de téléchargement dans le portail Kloudio et vous pourrez télécharger manuellement ou automatiquement des modifications de votre feuille de calcul sur votre source de données externe.

    • Vidéo

    En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube.

    Conseils

    Téléchargez uniquement des plugins Excel de Microsoft AppSource, à moins que vous ne faites confiance au fournisseur tiers.
  • Les macros peuvent être utilisés pour n`importe quoi à partir de tâches simples (e.g., ajouter des valeurs ou créer un graphique) à des complexes (e.g., Calcul des valeurs de votre cellule, créant ainsi un graphique des résultats, étiqueter le graphique et imprimer le résultat).
  • Lors de l`ouverture d`une feuille de calcul avec votre macro incluse, vous devrez peut-être cliquer Autoriser le contenu dans une bannière jaune en haut de la fenêtre avant de pouvoir utiliser la macro.

    • Mises en garde

    Les macros peuvent être utilisées malicieusement (e.g., Pour supprimer des fichiers sur votre ordinateur). Ne gérez pas de macros de sources indignes de confiance.
  • Les macros mettront en œuvre littéralement chaque étape que vous effectuez lors de l`enregistrement. Assurez-vous de ne pas entrer accidentellement la valeur incorrecte, ouvrez un programme que vous souhaitez utiliser ou supprimer un fichier.
    • Articles connexes