3 façons d`organiser un système de classement de papier

Si vous êtes en affaires ou à l`école qui vous oblige à travailler avec plusieurs clients ou projets, un système de classement approprié est essentiel. Il existe plusieurs méthodes de classement des papiers, mais en fin de compte, votre système devrait refléter vos besoins. La meilleure façon de se préparer à un système efficace consiste à réserver quelques jours pour travailler uniquement sur l`organisation.

Pas

Méthode 1 de 3:

Préparer un nouveau système de classement

1. Rassemblez tous vos matériaux. Vous devez compiler tous vos documents avant de tenter de configurer un système approprié. Passez à travers tous les endroits où vous pouvez avoir des papiers et les placer tout en une seule pile. Passez du temps pour vous assurer de pouvoir rendre compte correctement pour tous les travaux actifs et inactifs que vous avez.

Planifiez à l`avance en éliminant un espace de table pour travailler sur vos papiers.
Si vous adaptez la paperasse de quelqu`un d`autre dans un nouveau système de classement, supprimez tous les documents du système actuel. Il sera préférable pour vous de gérer tous les documents et de préparer un nouveau système.

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2. Passer par tous les documents. C`est la partie difficile du processus, mais c`est aussi une étape cruciale pour devenir organisée. Séparez tous les fichiers en fonction de ce qu`ils sont, tels que des relevés bancaires, des factures de carte de crédit et des paiements hypothécaires. Il peut sembler fastidieux, mais passer par chaque document dans votre pile pour déterminer ce que vous travaillez avec.

Vous n`avez pas besoin de lire chaque papier, mais un bref écrémé vous aidera à sortir.

Les notes post-it sont bonnes pour marquer des papiers importants que vous savez que vous aurez besoin de passer du temps sur.

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3. Mettre en place des piles. Au fur et à mesure que vous commencez à trier vos documents, il serait utile de maintenir les documents connexes ensemble. Vous pouvez placer tous les papiers relatifs au client "Nickelback" dans une pile. Un autre exemple consiste à empiler votre travail en fonction des mois.

Avoir un sentiment d`ordre chronologique pourrait être utile pour vos besoins de dépôt.

Définir les priorités tout en triant via la paperasse. Lorsque vous voyez des papiers qui sont exceptionnellement importants, placez-les sur le dessus de leur pile respectif.

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4. Réduire comme vous voyez en forme. Une autre pile que vous pouvez créer est la pile poubelle. Vous n`êtes pas obligé de jeter un tas de votre paperasse, mais vous devriez séparer les papiers sans importance des autres piles. Vous pouvez même mettre en place une pile divers où les papiers aléatoires pouvaient aller.

Si vous êtes sûr à 100% que vous n`avez pas besoin de papier et que vous ne pouvez pas dessiner un lien viable vers un autre document, jetez-les. Vérifiez auprès de vos supérieurs si vous êtes autorisé à jeter quoi que ce soit avant de suivre avec quelque chose.

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5. Utilisez des dossiers de Manila. Gardez des choses simples pour vous-même en utilisant des dossiers de Manila bon marché. Cela ne fera pas de mal à vos fonds et vous permettra de mener à bien tout système de dépôt que vous souhaitez. Vous pouvez obtenir un paquet de dossiers de Manila à partir de n`importe quel magasin de fournitures de bureau.

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6. Transférer vos piles. Utilisez les piles que vous avez établies précédemment pour agir comme guide pour vos dossiers. Assurez-vous que le contenu de chaque dossier est organisé aussi bien. Vous pouvez soit organiser le contenu d`un fichier basé sur l`importance de chaque document ou par chronologie.

Évitez d`organiser le contenu d`un fichier basé sur l`alphabet. L`organisation alphabétique fonctionne plus efficacement pour organiser des groupes de fichiers.

Placez les dossiers de Manila dans une armoire de dépôt lorsque vous remplissez les dossiers.

Méthode 2 de 3:

Créer un système adapté à vous

1. Utilisez un système de classement alphabétique. Un système de classement alphabétique fonctionne bien lorsque vous devez récupérer des noms des personnes, des clients, des auteurs, des noms de films, de livres ouc. À condition que vous utilisiez des termes faciles à récupérer, un système de classement alphabétique est souvent le système le plus facile à utiliser.

La meilleure façon de produire et de récupérer des fichiers est en étiquetant chaque fichier. Les dossiers de Manila ont une onglet supplémentaire conçu pour étiqueter des fichiers qui faciliteront votre processus de récupération.
Si vous manipulez des clients, il est plus efficace d`alphabétiser par nom de famille.
Si vous avez beaucoup de fichiers, envisagez de faire des sections de lettre pour vous aider à organiser. Les diviseurs de section sont grands et contiennent simplement une lettre. Vous pouvez également diviser les lettres par paires comme "A-D" ou "F-K."

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2. Utiliser un ordre topique. Lorsque vous travail ou alors étude Dans une variété de sujets, un objet ou un objet de sujet peut être un moyen très utile de récupérer des informations. Par exemple, si vous étudiez la loi, vous pourriez avoir des titres de contrat, de droit constitutionnel, de délit, de droit administratif, de droit international, etc.

Le meilleur moyen d`organiser des informations topiques est via des diviseurs de section. Étiquetez vos séparateurs de section basés sur le contenu, comme «loi d`administration."

Ce système fonctionne mieux si vous avez plusieurs sujets différents. Si vous ne le faites pas, vous serez laissé avec une ou deux diviseurs et pas une grande partie d`un système organisé.

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3. Essayez le dépôt numérique. Ce type de système de classement est idéal pour les fichiers contenant des dates ou des chiffres. Par exemple, si vous avez des factures, des reçus, des événements datés, etc., Le système numérique peut rendre un système facile à localiser à nouveau. Vous pouvez également considérer l`étiquetage de mois et d`année pour cette option. Pour ceux qui travaillent dans un environnement qui utilise la numérotation des documents tels que des dossiers médicaux, des documents législatifs, des affaires judiciaires, etc., La numérotation est une méthode de récupération utile.

Utilisez ce système uniquement si vous êtes à l`aise de visualiser plusieurs numéros et de récupérer des informations à partir de ces numéros.

Marquez sur le classement des onglets des chiffres ou des dates et organisez en fonction de la valeur numérotée. Commencez par «1» et avons les numéros suivants augmenter la valeur.

Si vous déposez des mois, commencez avec janvier et déplacez-vous, dans l`ordre de décembre. Vous bénéficierez des séparateurs de section pour chaque mois.

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4. Utiliser codage de couleur. C`est génial pour le dépôt créatif et est particulièrement efficace pour ceux qui ont un bon rappel visuel. Il peut aider à réfuter des sujets différents basés sur le codage de la couleur.Vous pouvez colorier le code des techniques susmentionnées pour le dépôt. Vous pouvez également utiliser une combinaison de systèmes d`organisation par jumelage de codes de couleur avec un autre système.

L`un des moyens les plus faciles d`ajouter de la couleur à votre méthode de remplissage établi consiste à utiliser des surligneurs. Vous pouvez acheter un paquet de variétés de surligneurs de n`importe quel magasin de fournitures de bureau.

Une autre façon d`implémenter le codage des couleurs consiste à utiliser une variété de dossiers colorés.

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5. Utilisez un système de fréquence. Cela fonctionne bien pour les articles que vous utilisez tout le temps, mais il ne faut pas être un système autonome. Il doit alimenter un autre système, par exemple le système alphabétique. Ajoutez les informations fréquemment utilisées dans un espace groupé dans votre zone de dépôt afin de pouvoir être récupérés rapidement, par exemple à l`avant d`un tiroir d`armoire de dépôt.

Vous devrez faire attention que vous ne soyez pas inorganisé à l`aide de ce système. Garder le projet que vous travaillez actuellement à l`avant, ne garantira toujours pas une organisation efficace.

Méthode 3 sur 3:

Conserver un système organisé

1. Fichier de papier immédiatement. Une façon d`assurer que votre système de classement fonctionne efficacement est de classer le papier lorsque vous le traitez. Le système de classement ne fonctionnera pas si vous remettez des papiers de dépôt. Entrer dans l`habitude de produire des papiers aidera également votre productivité et votre flux de travail.

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2. Gardez votre espace mis à jour. Tous les mois, vous devriez passer par votre système de dépôt et faire un bref balayage. Vous n`êtes pas obligé d`examiner tous vos papiers comme vous l`avez fait pour l`organisation initiale. Vérifiez à travers tous les fichiers et assurez-vous que tout est organisé et au bon endroit.

Après les premiers mois, vous pourriez également réfléchir si le système que vous choisissez fonctionne pour vous.

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3. Nettoyez votre espace. Une fois par an, vous devriez faire un nettoyage plus grand de votre espace de travail. Vous pouvez avoir des fichiers que vous utilisez régulièrement, mais vous devriez maintenant passer à travers les autres fichiers que vous utilisez moins. Ouvrez les fichiers que vous utilisez moins et lisez tous vos documents pour voir s`il y a des documents inutiles.

Sortez tous les fichiers et essuyez l`armoire de classement avec une gant de toilette humide pour éliminer l`accumulation de poussière.

Conseils

Ces principes peuvent également s`appliquer à un ordinateur ou à d`autres groupements de dépôt électronique.

Utilisez un index pour les fichiers non placés alphabétiquement. Cela devrait être arrangé alphabétique de sorte que vous puissiez localiser rapidement vos fichiers de chaque sens. Mettre cet index à l`avant du fichier.

Commencez par purger et trier vos piles de papiers et utilisez des notes post-it pour trier les catégories, puis sous-catégories.

Il est utile d`avoir un fichier divers pour les articles qui ne correspondent pas soigneusement nulle part ailleurs.