Comment être secrétaire d`une organisation: 6 étapes (avec des images)

Que vous parliez d`un conseil étudiant, d`un groupe politique ou d`un groupe de travail spécial, toutes les organisations exigent une secrétaire. Le secrétaire est sans doute l`officier le plus important comme étant responsable de l`organisation, de l`assimilation et de la diffusion d`informations au sein de l`organisation et sans l`organisation. Ils doivent être organisés, travailleurs difficiles, intelligents et posséder d`excellentes compétences en écriture.

Pas

1. Décider que c`est le bon travail pour vous. Certaines personnes pensent qu`il est plus facile d`être secrétaire que le trésorier ou le président, mais de nombreux anciens combattants vous diront que le travail du secrétaire est beaucoup plus difficile.

2. Rencontrer le secrétaire sortant si possible. Demandez-lui que lui vous donne les procès-verbaux, les correspondances, les rapports, les ordres administratifs, etc. des réunions précédentes.. Avec une chance, ceux-ci seront déjà bien organisés et prêts pour vous de les prendre trop - sinon, lisez la prochaine étape.

3. Obtenez un classeur ou une mallette. Celles-ci devraient être fournies par votre organisation, mais si elles ne le sont pas, l`achat utilisé est une bonne première étape et un excellent moyen de réduire les dépenses inutiles de votre part ou de la part de votre organisation. Il existe de nombreux systèmes de classement qui peuvent être utilisés pour des documents administratifs tels que des procès-verbaux de la réunion, des règlements de la réunion, ainsi que de la lecture et de déterminer lesquels sont les plus faciles à suivre et les moins chers à mettre en œuvre et à coller à ce système. Si vous avez reçu les fichiers dans un désordre désorganisé, vous ne voulez pas les laisser de cette façon pour le prochain secrétaire lorsque votre mandat est terminé.

4. Apprenez que de bonnes compétences organisationnelles font une bonne secrétaire. Si le bureau de votre organisation n`est pas bien organisé, c`est quelque chose qui devrait être adressé tout de suite. Utilisez le bureau pour stocker toutes les documents pertinents et essayer d`utiliser le même système de classement que vous avez utilisé sur votre armoire de dépôt.

5. Aller de petit à gros pour organiser des fichiers et des documents.Commencez par dépôt toute la documentation pertinente dans une armoire ou une mallette de dépôt, puis organisez l`ensemble du bureau et de l`organisation à l`aide du même système, mais à plus grande échelle. Qui rendra le bureau très convivial et offrira beaucoup de tranquillité d`esprit à vous et à votre successeur.

6. Développer de bons contacts et les utiliser judicieusement. Un comportement convivial et professionnel est très important pour la secrétaire d`une organisation. Vous apprendrez très rapidement que la plupart des secrétaires s`appuient sur un réseau complexe d`amis et de contacts pour mener des affaires quotidiennes.

Conseils

N`utilisez pas vos ressources de votre entreprise ou de votre organisation (i.e.: Fournitures de bureau, serveur de messagerie, ordinateur portable, etc.) pour des activités personnelles. Même si vous êtes bénévole, l`organisation ne vous doit rien, et c`est un goût extrêmement mauvais.

Ces lignes directrices suivent Robert`s "Règles d`ordre", l`un des manuels de secrétariat les plus connus à ce jour. Il est conseillé de rechercher ces précieuses ressources - une grande partie de celle-ci est publiée sur le Web gratuitement.

Toujours avoir un plan B lorsque vous organisez un événement, comme vous ne savez jamais ce qui va arriver. Ceci est particulièrement important si vous traitez un événement ou que vous attendez des orateurs et / ou des divertissements. Il n`y a rien de pire que d`assister à un événement et d`avoir un bec colossal se produire. Si la restauration ne va pas montrer, vous feriez mieux de vous assurer que vous avez contacté la pizzeria locale à l`avance et les étant donné une tête en haut. (Remarque: la pizzeria locale devrait probablement faire partie de votre liste de contacts, aussi).

Gardez les membres informés des activités, des événements et des plans et assurez-vous que le public est au courant des événements à venir.

N`oubliez pas que lorsque vous essayez d`organiser des réunions et des événements qui organisant d`autres personnes peuvent être difficiles au mieux.

En prenant de bonnes minutes de réunion et en les fournissant de manière opportune (une réunion d`une heure devrait avoir 1 à 2 pages de minutes maximum, et celles-ci devraient être soumises au groupe pour les commentaires dans les 5 jours ouvrables) garantit que les membres de l`organisation sont sur la «même page» et capable de prendre des mesures plus efficaces plus tôt.

Toujours se comporter de manière appropriée et professionnelle.

Planifier à l`avance. C`est le rôle du Secrétaire de coordonner les événements de l`entreprise / de l`organisation. Vous ne pouvez tout simplement pas exécuter un événement sur un horaire de dernière minute. Si vous avez besoin de planifier quelque chose de dernière minute, rendre l`événement moins formel peut faciliter la pression de vos invités et pour vous-même.

Une des fonctions les plus importantes qu`une secrétaire sere est de communiquer avec ses membres et le grand public.

Un secrétaire s`assure que tout le monde sait quand une certaine réunion est détenue. Ils assurent également que tout le monde est à la réunion. Ils tapent également des dates importantes pour l`organisation ou l`entreprise.

Gardez des fichiers, des documents, du courrier et de l`argent dans un endroit sûr!