Comment faire un transfert dans un bureau: 12 étapes (avec des images)

Quand quittez-vous une position, il est probable que votre responsable ou votre superviseur vous demandera d`aider à la période de transfert à votre successeur. Être organisé et proactif aidera à faire en sorte que votre entreprise ait une transition en douceur et que vous partez avec une excellente réputation professionnelle.

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Partie 1 de 3:

Organiser votre transfert

1. Discutez du transfert avec votre responsable. Vous devriez commencer par une discussion détaillée avec votre responsable pour déterminer exactement comment ils veulent que vous gérez le transfert. En fonction de votre travail et de la manière dont votre responsable aime travailler, il est peut-être demandé de contribuer de manière appropriée au transfert. Cela pourrait inclure la nouvelle personne qui vous nuque pendant quelques jours ou plus.

Dans la plupart des cas, vous devrez au moins préparer un document de transfert formel.
Discutez-en avec votre responsable et découvrez combien vous êtes censé contribuer et quel centre de votre transfert devrait être au centre de votre transfert.

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2. Établir un aperçu anticipé de votre document de transfert. Une fois que vous avez une idée précise des attentes de votre responsable, vous pouvez commencer par élaborer un projet de document de transfert. Cela vous aidera à vous organiser et à cataloguer toutes les tâches et informations que vous devrez transmettre au cours de la période de transfert. Ce document devrait inclure:

Informations détaillées sur vos activités quotidiennes, tâches et priorités.

Un aperçu des points clés du rôle.

Un aperçu clair de ce qui est attendu de votre successeur.

Une liste de tout fichiers essentiels qui seront remis. Cela pourrait inclure un contrat particulier ou un programme de travail.

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3. Attacher les extrémités libres. Si vous savez que vous quitterez votre message bientôt, il peut être utile de mettre dans un peu de travail supplémentaire pour vous assurer que vous attachez toutes les extrémités. Vous obtiendrez un sentiment de satisfaction à la réalisation de cela et vous aiderez également votre successeur à commencer avec une ardoise propre. Faire cela aidera également à garantir que vous laissez d`excellents termes et avec une bonne réputation.

Ce ne sera pas toujours possible, mais si vous avez quelque chose qui est presque sur la ligne, mettez un peu de travail supplémentaire pour le faire faire.

Une nouvelle personne qui vient dans une transaction à la suite de la quart de la ligne peut avoir du mal à le faire fermer, car elles ne sont pas familiarisées avec toutes ses subtilités.

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4. Communiquer avec vos collègues. Avant que votre successeur soit dû à commencer, essayez de faire le temps de parler à vos collègues du transfert et de demander s`il y a quelque chose que vos collègues pensent que vous devriez mettre en évidence. S`il y a une question en développement que vous ignorez, c`est une bonne occasion de toucher la base et de découvrir.

Les problèmes de développement ne sont pas susceptibles d`affecter vos derniers jours, mais si vous en êtes au courant, vous pouvez les signaler à votre successeur.

C`est aussi une chance de s`assurer que tout le monde sait que vous partez et quand. Laissez vos collègues savoir sur la période de transfert, de sorte qu`ils puissent la prendre en considération.

Votre productivité est susceptible de ralentir pendant le transfert, de sorte que sa bonne pratique pour donner à vos collègues un avertissement avancé.

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5. Écrivez un document de transfert formel. La dernière étape de votre préparation du transfert est de remplir un document de transfert formel. Vous pouvez construire sur le projet de document, mais essayer d`élaborer et d`inclure toutes les informations importantes. Vous devrez parcourir le document avec votre responsable et tout autre personnel clé pour laquelle il va affecter. Essayez d`avoir cela complété et envoyé à votre successeur au moins quelques jours avant leur départ pour commencer. Le contenu variera d`un emploi à l`emploi, mais il peut s`agir d`une partie des éléments suivants:

Une liste et un calendrier d`actions.

Un briefing de problèmes en cours.

Un calendrier des événements et des délais à venir.

Mots de passe et informations de connexion.

Une liste de contacts utiles.

Un guide pour naviguer sur les fichiers et les dossiers sur le système informatique.

Partie 2 de 3:

Gérer la période de transfert

1. Prévoyez le plus de temps possible possible. Lorsque votre successeur commence au bureau, vous pouvez toujours être là et vous demander de faire un transfert plus complet. La longueur de cela variera, mais dans certains cas, vous recevrez quelques jours ou plus pour aider la nouvelle personne à se familiariser avec le travail. En règle générale, plus vous disposez de temps pour un transfert complet, plus vous pourrez transmettre des informations.

Il y a des choses que vous avez oubliée et que vous avez quelqu`un d`ombre, vous êtes un bon moyen de les exposer à la variété de l`activité quotidienne.

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2. Remettre les documents clés personnellement. Au cours du transfert, il est préférable de veiller à ce que tous les éléments clés de données et de documentation et remis personnellement. Cela vous aidera à vous assurer que les choses les plus importantes sont traitées correctement et les priorités sont clairement énoncées. Remise des documents face à face signifie que les informations complexes peuvent être discutées pleinement avant de partir.

Cette opportunité d`expliquer des informations clés et de votre successeur de vous demander des questions directes est essentielle pour une bonne volonté.

Cela vous donnera également une occasion de fournir une nuance et un contexte dans une discussion qui aurait pu être négligée autrement.

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3. Faire l`effort d`aider. Si vous êtes au bureau avec votre successeur, vous devriez toujours être attentionné et proactif. Faire l`effort d`identifier et d`aider à résoudre tout problème survenant. Votre successeur peut être un peu timide ou intimidé dans leurs premiers jours et peut ne pas vouloir vous trachant de questions.

Assurez-vous de préciser que vous êtes là pour vous aider, et vous accueillez des requêtes.

En faisant cela, vous contribuerez à favoriser une situation dans laquelle la responsabilité du transfert est partagée entre vous et votre successeur.

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4. Avoir une dernière réunion de transfert. La dernière chose à faire avant de partir et de compléter le transfert, est de faire une réunion complète avec votre successeur. Demandez à votre successeur d`apporter toutes les questions en suspens et les notes qu`ils ont apportées. Cette réunion est une excellente occasion pour la nouvelle personne de veiller à ce qu`ils comprennent leur rôle et leurs responsabilités.

Toute incertitude peut être effacée dans la réunion.

Selon l`endroit où vous travaillez, cela pourrait être prudent d`inviter votre responsable ou votre superviseur à assister à la réunion.

Vous devez certainement informer votre responsable de quand et où il se passe et leur demande s`il y a quelque chose qu`ils aimeraient ajouter.

Partie 3 sur 3:

Penser au développement à long terme

1. Mettre en évidence le support et la formation disponibles. Essayez de penser au transfert comme une opportunité pour vous de contribuer vraiment à donner à quelqu`un la meilleure chance possible de réussir. Vous n`essayez pas simplement de remettre des tâches et des emplois, mais essayez d`aider le développement professionnel de votre successeur et votre ancienne santé à long terme de votre employeur.

Faites cela en soulignant toute opportunité de formation pertinente que vous connaissez de.
Peut-être que lorsque vous avez commencé le travail, vous avez reçu une suite de formation pour vous aider à vous adapter et à développer.
Assurez-vous de le mentionner à votre successeur et de les encourager à explorer les possibilités.

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2. Ne négligez pas la culture de travail. Si vous passez du temps avec la personne qui remplira votre position, il est important de ne pas vous concentrer uniquement sur les aspects techniques du travail. Chaque lieu a un environnement de travail unique et une culture qui peut être intimidant ou déroutant pour un nouveau venu. Assurez-vous de définir un peu de temps de côté pour donner à la nouvelle personne le bas sur la manière dont le bureau fonctionne.

Faire l`effort de les emmener autour du bureau et de les présenter à tout le monde.

Assurez-vous de définir clairement le rôle du nouvel employé ainsi que des employés existants.

Si la description de l`emploi de la nouvelle arrivée est légèrement différente de la vôtre, ou que leurs responsabilités et leurs priorités sont axées ailleurs, assurez-vous que le personnel existant reconnaît cela.

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3. Fournissez vos coordonnées. Si vous voulez vraiment faire un effort supplémentaire, vous pouvez fournir le nouvel employé avec vos coordonnées de contact. Vous pourriez dire qu`ils peuvent vous contacter s`il y a un problème majeur ou dont ils ont besoin d`un peu de guidage. Tout le monde ne sera pas heureux de le faire, et il est susceptible de dépendre de votre relation avec votre ancien employeur.

Souvent un problème peut être résolu avec un e-mail simple.

L`offre d`aider après votre départ fera une bonne impression et aidera à renforcer votre réputation.