Comment répondre poliment du téléphone

Il est important d`avoir une étiquette téléphonique polie et sympathique lorsque vous répondez au téléphone, surtout si vous parlez à un étranger ou à parler sur un lieu de travail. Lorsque vous répondez au téléphone, il est important de savoir comment répondre correctement afin que vous ne commenciez pas la conversation sur un mauvais pied. Répondez au téléphone poliment en parlant clairement, en vous concentrant sur l`appel et en maintenant le professionnalisme si vous êtes dans un environnement de travail.

Pas

Méthode 1 de 3:
Manipulation des appels professionnels
  1. Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 1
1. Ramasser après 2 ou 3 anneaux. Lorsque vous répondez aux appels au travail, laissez le téléphone sonner 2 ou 3 fois avant de répondre. Si vous le laissez sonner plus de 3 fois 3 fois, l`appelant peut devenir impatient et sentir que leur appel est ignoré.
  • D`autre part, si vous récupérez après la première bague, l`appelant peut être pris sur la réponse rapide. Ils n`ont peut-être pas eu assez de temps pour composer leurs pensées.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 2
    2. Préparer un message d`accueil professionnel. Lorsque vous répondez au téléphone à votre bureau, vous ne saurez pas toujours qui est à l`autre bout du téléphone. Ce pourrait être votre patron, un client, un de vos collègues, voire un mauvais numéro.
  • Une salutation professionnelle comme "bonjour" ou "Comment puis-je vous aider?"Aide à offrir la conversation sur le pied droit.
  • Même si vous avez une pièce d`identité de l`appelant et pensez que c`est un ami de travail appelant, quelqu`un aurait pu emprunter leur téléphone. Répondre au téléphone avec "Ouais, quoi?"Peut donner aux appelants la mauvaise impression de toi.
  • Image intitulée Répondre au téléphone poliment 3 étage 3
    3. Identifiez-vous et votre organisation. Dans les situations d`entreprise, il est très approprié de répondre au téléphone avec votre nom et votre entreprise. Par exemple, disons "merci d`avoir appelé le corps automatique de Smith. C`est Joan, comment puis-je vous aider?"
  • De nombreux bureaux ont leur propre script pour répondre au téléphone, alors assurez-vous de suivre la règle de votre entreprise. Si vous n`êtes pas sûr des scripts de téléphone de votre entreprise, demandez à votre superviseur.
  • Image intitulée Répondre au téléphone polonaire étape 4
    4. Bien demander qui appelle qui appelle si vous ne savez pas. Souvent, la personne ne vous donnera pas seulement leur nom mais fournit également des informations sur la raison pour laquelle ils appellent. Si vous n`avez pas d`identification de l`appelant, vous n`avez pas reconnu le nombre ou n`a pas entendu ce que la personne à l`autre ligne a dit, invitez-les à nouveau en disant «puis-je demander à qui appeler l`appel?"
  • Une fois que l`appelant s`est présenté, abordez l`appelant correctement par le titre qu`ils fournissent. S`ils disent leur prénom et leur nom de famille, et que vous voulez être plus professionnel, appelez-les par leur nom de famille.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty 5 Étape 5
    5. Parler directement dans l`embout buccal. Reposez-vous doucement le téléphone contre votre joue et parlez dans l`embout buccal qui devrait tomber naturellement près de votre bouche. Ne vous inquiétez pas de mettre l`embout buccal trop près de votre bouche ou de devoir parler fort.
  • Si la personne que vous parlez vous demande de lever votre voix, vous pouvez parler un peu plus fort. Sinon, gardez votre voix à un niveau de conversation normal.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 6
    6. Évitez d`utiliser une langue ou une langue profane. Lorsque vous répondez au téléphone au travail, vous représentez votre entreprise à celui que vous parlez au téléphone. Parlez poliment et évitez d`utiliser l`argot, la maudation ou la mauvaise langue. Même si la conversation devient chauffée et la personne que vous parlez avec jure, maintenez votre calme et soyez poli.
  • Bien sûr, lorsque vous parlez de votre téléphone personnel à vos amis, vous pouvez être informel avec eux et parler de la façon dont vous seriez dans une conversation face à face.
    • Méthode 2 de 3:
    Répondre aux appels personnels à la maison
    1. Image intitulée Répondre au téléphone polonoven 7
    1. Réponse dans un environnement calme. Si vous êtes dans un environnement fort, déplacez-vous quelque part plus silencieux avant de répondre au téléphone, ou de refuser la musique ou la télévision avant de répondre. Vous voulez être dans un endroit suffisamment calme pour que vous puissiez entendre la personne qui vous convient, et ils peuvent entendre vos réponses.
    • Un environnement calme vous permettra également de vous concentrer sur l`appelant.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty 8 Étape 8
    2. Arrêtez vos autres tâches avant de répondre au téléphone. Faites un bref moment pour collecter vos pensées avant de répondre. Ne soyez pas distrait, car cela pourrait conduire à une mauvaise communication entre vous et la personne que vous parlez à. Si vous êtes libre de distractions, la personne que vous parlez de penser qu`ils ont toute votre attention.
  • Par exemple, si vous tapez sur votre ordinateur ou que vous lisiez un livre lorsque le téléphone a sonné, arrêtez ces tâches et concentrez-vous sur l`appel.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polententielle Étape 9
    3. Dites "bonjour" et indiquez votre nom d`un ton de voix agréable. Si vous ne reconnaissez pas l`identifiant de l`appelant ou si vous connaissez qui appelle, vous pouvez ajouter «c`est Sam."Pour une réponse plus formelle, vous pouvez dire, par exemple" c`est la résidence de Smiths `."
  • Si vous avez vu sur l`appelant ID qu`un ami ou un membre de la famille appelle, n`hésitez pas à dire quelque chose comme, "Salut Tom! Comment vas-tu aujourd`hui?"
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 10
    4. Telez les informations de l`appelant si le membre de la famille qu`ils essaient d`atteindre sont indisponibles. Si l`appelant tente d`atteindre quelqu`un qui n`est pas à la maison ou n`est pas disponible, disons «Je suis désolé, Mme. Simpson, mon père n`est pas disponible en ce moment. Puis-je prendre un message?"Assurez-vous d`enregistrer le nom de la personne, le numéro de téléphone et la raison d`appeler sur un bloc-notes dans une écriture claire et lisible.
  • Si vous n`avez pas de bloc-notes à proximité, demandez à la personne de l`autre ligne d`attendre pendant que vous alliez rapidement en obtenir un.
    • Méthode 3 sur 3:
    Répondre aux appels sur votre téléphone portable
    1. Image intitulée Répondre au téléphone Polenty 11 Étape 11
    1. Saluer l`appelant dans un ton amical. Lorsque vous répondez à un téléphone portable, l`ID de l`appelant indiquera généralement qui vous appelle. Dis quelque chose comme, "Salut Steve, comment vas-tu?"Même si le nombre est privé ou dissimulé, il est important de répondre à l`appelant d`une manière amicale. Dis: "Bonjour, puis-je demander à qui appeler?"
    • Les appels téléphoniques cellulaires ayant tendance à être plus informels que les appels à une entreprise ou à une ligne terrestre, vous n`avez pas besoin de dire votre nom lorsque vous répondez à l`appel.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 12
    2. Demandez pourquoi la personne appelle. Si vous ne connaissez pas la personne, soyez poli en disant «Comment puis-je vous aider aujourd`hui?"OU" Que puis-je faire pour vous?"Si vous connaissez la personne, vous pouvez dire quelque chose comme" quoi de neuf?"
  • Même si vous connaissez l`appelant, évitez de répondre brutalement. Ne dis pas, "quoi?"OU" Que voulez-vous ce temps?"
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 13
    3. Parlez clairement en utilisant votre tonalité normale de voix. Ne vous inquiétez pas de crier dans l`embout buccal ou de trop énoncer vos mots. Au lieu de cela, parlez lentement et distinctement. Si vous criez ou parlez de manière non naturelle, la personne que vous parlez peut penser que vous êtes en colère ou malade.
  • Si la personne de l`autre extrémité de la ligne semble être faible, augmentez le volume sur le côté de votre téléphone portable. S`ils sont toujours faibles, demandez-leur de placer l`embout buccal de leur visage.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 14
    4. Ne répondez pas au téléphone tout en mâchant la gomme ou la nourriture. Si vous mâchez de la gomme ou de la nourriture, prenez le temps avant de répondre à la brocher ou de l`avaler. Vous voulez que votre bouche soit claire et prête à la conversation lorsque vous répondez au téléphone.
  • Même si vous parlez à un ami, ils peuvent avoir du mal à comprendre si vous avez une bouche pleine de nourriture.
  • Image intitulée Répondre au téléphone Polenty Step 15
    5. Ne parlez pas aux gens à l`extérieur de l`appel jusqu`à ce que l`appel soit terminé. Pour la durée de l`appel téléphonique, ignorez toutes les distractions extérieures et donnez à la personne de l`autre côté de la ligne votre attention indivisée. Ne parlez pas à ou plaisanter avec d`autres personnes et évitez d`essayer de communiquer silencieusement tout en parlant au téléphone.
  • Même si la personne que vous avez au téléphone sans entendre les mots que vous dites à quelqu`un en personne, ils pourront dire que vous ne vous concentrez pas pleinement sur la conversation téléphonique.

    • Conseils

    Gardez un bloc-notes et un stylo à portée de main par chaque téléphone afin que vous n`ayez pas besoin de brouiller quand vous devez emprunter un message.
  • Les gens que vous parlez au téléphone se souviendront si vous êtes courtois. Dire "s`il vous plaît" chaque fois que vous faites une demande. Si un appelant dit "merci", "suivi avec un chaud" de votre choix."

    • Mises en garde

    Apprendre à sortir du téléphone poliment. Essayez d`éviter de déranger les gens en accrochant brusquement.
    Articles connexes