Comment défendre vous-même lors d`un audit d`immigration (avec des images)

Si vous possédez ou utilisez une petite entreprise, recevez un préavis de vous.S. Application de l`immigration et des douanes (ICE) que vos formulaires d`immigration sont audités peuvent être une expérience stressante - mais il n`a pas besoin d`être. Bien que les violations puissent entraîner des amendes raides, ces sanctions résultent d`une insuffisance saisissante à maintenir la documentation requise pour tous les employés. La meilleure façon de défendre pendant un audit de l`immigration est d`être proactive et d`avoir mis en place des politiques en place pour suivre la loi fédérale. Les preuves de telles politiques associées à des enregistrements stricts peuvent vaincre la charge que vous avez intentionnellement ignoré les exigences légales.

Pas

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Administrateurs de formation

1. Établir des politiques pour la création et la rétention des I-9. Avoir des politiques standard pour la gestion des I-9 et la suite de ces politiques diminue régulièrement le risque de perte de documents requis.

Votre entreprise doit conserver un fichier I-9 pour chaque employé embauché après le 6 novembre 1986. Si vous terminez un employé, vous devez garder son I-9 sur le dossier pendant trois ans à compter de la date de location ou un an après la résiliation, selon la plus longue.
Chaque nouvelle location doit compléter la partie supérieure de son I-9 à la date de la location. La section 2 devrait être complétée et les documents appropriés ont vérifié dans les trois jours de la date de location de l`employé.
Il n`est pas spécifiquement nécessaire aux documents de photocopie fournis pour vérifier l`autorisation de travail d`un employé. Cependant, si vous décidez de photocopier ces documents, cela devrait être fait pour chaque employé de manière cohérente.
Conservez deux fichiers distincts, un pour les employés actuels et un pour les employés terminés. Cela rend le processus de purge des anciens I-9s plus efficaces.
Vos fichiers I-9 doivent être conservés séparément de vos autres fichiers de personnel afin de ne pas avoir à passer du temps à les trier lorsque vous effectuez des audits auto-autorités annuels, ou si vous obtenez un avis d`inspection de la glace.

Image intitulée Devenir un oncologue étape 6

2. Fournir un manuel écrit. Toi.S. Services de citoyenneté et d`immigration (USCIS) publie un manuel I-9 qui explique les formulaires et comment se conformer à la loi fédérale.

Vous pouvez télécharger le manuel de l`employeur I-9 à http: // uscis.GOV / I-9-CENTRAL.

Outre le manuel fourni par USCIS, vous devriez avoir une documentation écrite des politiques et procédures spécifiques de votre entreprise, y compris les noms et les informations de contact des administrateurs chargés de la conformité de l`immigration. Vérifiez les informations dans votre manuel et mettez-la à la mettre à jour régulièrement.

3. Désigner des administrateurs spécifiques pour compléter les I-9. Permettant uniquement à certains administrateurs de compléter les I-9 qui ont été entièrement formés peuvent vous aider à contrôler le processus et à éviter les erreurs.

Assurez-vous que vos administrateurs ont examiné le manuel USCIS et le former I-9 lui-même. Ils devraient être en mesure de reconnaître les erreurs courantes des employés à remplir les formulaires afin que vos I-9 sont corrects la première fois, plutôt que d`attendre un audit pour identifier des inexactitudes ou des formes incomplètes.

Si vous avez un petit personnel, vous pouvez désigner un seul gestionnaire pour être responsable des I-9, même si vous avez plusieurs gestionnaires qui ont le pouvoir d`embaucher de nouveaux employés.

L`administrateur chargé des I-9S devrait créer des rappels lorsque vous embauchez des employés avec des autorisations de travail temporaires. Leurs formulaires peuvent donc être mis à jour lorsque ces autorisations changent ou expirent.

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4. Tenir des sessions de formation annuelles. Des cours de formation et de recyclage réguliers pour les administrateurs offrent une défense importante dans les écarts d`événement sont découverts lors d`une vérification.

Idéalement, vous devriez programmer des sessions de formation après avoir terminé votre auto-audit annuel. Vous pouvez ainsi informer les administrateurs appropriés sur les erreurs qui ont été trouvées.

S`assurer que les administrateurs chargés des I-9 comprennent également les dispositions anti-discrimination de la loi fédérale. Toute politique devrait être cohérente et vous ne devriez pas nécessiter une documentation supplémentaire ou différente d`un employé simplement parce qu`il a un nom de résonance étranger.

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Mener des audits autonomes

1. Envisagez de contracter avec une entreprise d`audit extérieure. Un service tiers avec l`audit de l`expérience I-9 peut trouver des erreurs quelqu`un sur votre propre personnel manquerait.

L`utilisation d`un vérificateur tiers peut contribuer grandement à établir que vous avez réalisé un effort de bonne foi pour vous conformer à la loi fédérale sur l`immigration.
Certaines entreprises fournissent des avocats pour la défense d`audit ainsi que des services d`audit d`exécution. Rechercher en ligne ou parler à d`autres propriétaires de petites entreprises pour trouver un service qui convient le mieux aux besoins et à vos budgets.
La glace comprend des audits autonomes annuels dans le cadre de ses meilleures pratiques. Dans le cas où une inspection de la glace découvre des erreurs, la preuve d`autorités auto-audits réguliers constitue une défense que vous êtes sérieux au sujet de la conformité de l`immigration.
Si vous n`utilisez pas une entreprise d`audit extérieure, vous devriez disposer d`un employé qui n`est normalement pas impliqué dans la vérification de l`embauche ou de l`I-9 votre I-9S.

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2. Compilez une liste de tous les employés. Vous devez avoir une I-9 pour tous les employés actuels ainsi que ceux qui ont été résiliés au cours des trois dernières années.

Vous voudrez peut-être créer une feuille de calcul avec votre liste d`employés afin que vous puissiez garder une trace de chaque I-9 lorsque vous effectuez votre audit. Connectez une ligne pour chaque employé qui nécessite une I-9, puis créez des colonnes pour une I-9 complète et précise, une I-9 qui nécessite une correction, ou une I-9 manquante. Cela vous permet de revoir votre personnel entière en un coup d`œil.

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3. Rassemblez les I-9 pour tous les employés. Tirez tous les formulaires que vous avez et comparez à votre liste d`employés pour vous assurer de ne pas avoir aucune I-9.

Vous devez également rester à jour I-9S pour les employés inactifs - Toute personne qui a été licenciée, mais elle est admissible à la réintégration, ou à ceux actuellement en congé d`absence.

Pour terminer les employés, vérifiez si vous devez les conserver. Si l`employé a été embauché il y a plus de trois ans, ou s`est terminé il y a plus d`un an, vous pouvez détruire l`I-9 de cet employé.

Faites une note de tous les I-9, vous purgeez vos enregistrements avec le nom de l`employé et la date à laquelle l`I-9 a été purgé. Puis déchiqueter l`I-9.

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4. Évaluez chaque I-9. Vérifiez soigneusement chaque section de chaque formulaire en utilisant les directives énoncées dans le manuel I-9 publié par USCIS.

L`employé doit compléter la section 1 de son I-9, offrant un nom, un nom, un nom de jeune fille et une date de naissance. L`employé doit alors fournir son numéro de sécurité sociale et sa signature ou sa date du formulaire.

Si un formulaire n`est pas rempli correctement, vous devez parler immédiatement à l`employé de corriger l`erreur ou la carence.

Examinez les informations sur le formulaire sur les documents fournis par l`employé. Si ces documents ont expiré ou doivent être mis à jour, demandez à l`employé de fournir une documentation en cours.

Assurez-vous que les documents vérifiés ont été répertoriés correctement et que les photocopies des documents vérifiés sont incluses avec l`I-9 de l`employé.

Faites une note sur votre liste ou une feuille de calcul que la ré-vérification des documents de l`employé est requise. Lorsque vous recevez et examinez les documents actuels, mettez à jour votre feuille de calcul avec la date à laquelle les documents ont été ré-vérifiés.

Bien que les photocopies de documents ne soient pas nécessaires, si des photocopies sont effectuées, elles doivent être lisibles et doivent être conservées avec le formulaire I-9 auquel ils se rapportent.

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5. Corriger les erreurs. Plutôt que de simplement avoir l`employé remplir une nouvelle forme, vous devez suivre les processus spécifiques établis par USCIS pour corriger une I-9 erronée.

Certaines formes devront peut-être être mises à jour - par exemple, si un employé s`est marié et a changé de nom de famille.

Dans la plupart des cas, vous pouvez simplement corriger les informations sur le formulaire d`origine. Afficher les informations inexactes et ajouter votre correction. Puis initial la correction et écrivez la date de la correction.

Faire une note sur votre liste de la correction et la date à laquelle il a été fait.

Si l`erreur ne peut pas être facilement corrigée, par exemple en frappant simplement les informations incorrectes et en écriture des informations correctes au-dessus, vous devriez avoir l`employé à compléter un nouveau I-9. Fixez l`ancien I-9 incorrect à la nouvelle, correcte. Ne détruisez pas et ne jetez pas l`ancien I-9 et ne revenez pas la nouvelle.

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6. Travailler avec des employés à compléter les I-9 manquants. Si un employé actuel n`a pas achevé à I-9, l`exiger lui ou elle remplit le haut d`une forme et soumettre la documentation appropriée.

Si un employé n`a pas de I-9 et que vous créez un pour couvrir la carence, prenez soin de ne pas remettre en arrière. Plutôt, vous devriez utiliser la date à laquelle les pièces justificatives de l`employé sont examinées.

Notez la création de la nouvelle I-9 sur la liste de vos employés comme une action corrective et inclure la date à laquelle la nouvelle I-9 a été terminée.

S`il y a un I-9 manquant pour un employé qui a été résilié, apportez une note concernant l`absence et conservez cette note avec vos I-9 pour la même durée que vous auriez besoin de garder l`I-9 de cet employé.

Partie 3 sur 3:

Manipulation des inspections de glace

1. Recevez votre avis d`inspection (NOI). Le processus d`inspection de la glace commence lorsque vous êtes servi avec un NOI qui vous oblige à soumettre vos formulaires I-9 pour l`audit.

Votre avis indiquera comment l`inspection aura lieu. Dans certains cas, vous pouvez avoir un agent de glace apparaître sur votre lieu d`affaires pour mener l`inspection. Dans d`autres, vous devez simplement envoyer vos formulaires sur le bureau de la glace approprié.
Vous pouvez recevoir une assignation à comparaître ou un mandat exigeant vos formulaires plutôt qu`un avis. Bien que vous ayez trois jours pour soumettre les documents requis par un NOI, vous devez produire des documents demandés dans une assignation à comparaître ou un mandat immédiatement.

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2. Envisager de consulter un avocat. Si vous craignez que les I-9s que vous soumettez ne réussissent pas à adopter un examen minutieux, vous devez contacter un avocat expérimenté dès que possible pour discuter de vos options.

Recherchez un avocat expérimenté avec la glace et l`USCIS et qui comprend les exigences et procédures juridiques de l`I-9.

Image intitulée Enregistrement d`une entreprise en Inde Étape 16

3. Rassemblez vos I-9. Vous avez seulement trois jours ouvrables à compter de la date à laquelle vous êtes servi avec un NOI pour soumettre vos I-9 à l`auditeur.

La glace peut demander une documentation d`appui supplémentaire, telle qu`une copie de votre salaire, la liste de vos employés actuels ou des documents commerciaux tels que vos licenciements d`exploitation des ordicats d`incorporation.

Après que la glace reçoit vos documents, un auditeur les analysera pour l`exhaustivité et la précision.

Si vous effectuez des autorités auto-audits annuels, vous voudrez peut-être envisager de soumettre les résultats de ces audits à la glace avec votre I-9S. Cela inclut toutes les notes que vous avez faites sur les I-9 manquantes ou corrigées et les feuilles de calcul que vous avez créées lors de votre audit auto-assistant. Ces rapports démontrent que vous avez réalisé un effort de bonne foi pour se conformer à la loi.

Si vous stockez votre I-9S par voie électronique, vous devez fournir à l`agent un accès à vos formulaires avec n`importe quel logiciel ou matériel nécessaire pour les voir.

Image intitulée Obtenir une commande de retenue étape 18

4. Recevez votre notification des résultats d`inspection. Une fois que l`audit est terminé, vous recevrez un avis de la glace expliquant ce que l`auditeur a trouvé et quelles actions suivront.

Si l`auditeur ne trouve aucun problème avec vos formulaires, vous recevrez une lettre de conformité indiquant que vous êtes en conformité avec la loi fédérale sur l`immigration.

L`auditeur peut trouver des divergences qui soulèvent des soupçons qu`un employé particulier ne peut pas être autorisé à travailler. Dans ce cas, vous et l`employé ont la possibilité de présenter une documentation supplémentaire prouvant que l`employé est autorisé à travailler.

Si l`auditeur trouve des violations de vérification importantes, vous pouvez recevoir un avis d`intention d`aller de l`amende. Cet avis est réservé aux divergences de paperasserie dans lesquelles l`auditeur dispose de preuves ou de raison supplémentaires de croire que les erreurs connaissaient et intentionnelles.

Gardez à l`esprit que des amendes peuvent être évaluées pour des documents inexacts ou incomplets qui ne sont pas conformes à la loi fédérale sur l`immigration, même si tous vos employés sont autorisés à travailler dans les U.S.

Image intitulée Obtenez une marque 18 Étape 18

5. Faire les corrections requises. Si le vérificateur trouve des échecs techniques ou procéduraux, vous aurez généralement dix jours pour corriger ces formulaires.

Si les formulaires ne sont pas corrigés dans les dix jours, les erreurs seront considérées comme des violations substantielles et vous serez envoyé un avis d`intention de l`amende.

Par exemple, vous pouvez avoir un employé qui est un u.S. citoyen et est autorisé à travailler dans le U.S., Mais le permis de conduire qu`il a fourni à l`identification est maintenant expiré. Cette I-9 devrait être mise à jour après avoir vérifié que la personne a renouvelé sa licence en incluant la nouvelle date d`expiration.

Image intitulée Compensation de réclamation pour Shinlash Step 32

6. Demander une audience. Si la glace vous envoie un avis d`intention d`amende (NIF), vous avez la possibilité de négocier un règlement ou de demander une audience.

Vous avez 30 jours à compter de la réception de votre NIF pour demander une audience. Lisez votre NIF pour apprendre les exigences de procédure et les délais de dépôt de votre réponse.

Même si vous demandez une audience, vous pouvez continuer à négocier un règlement.

N`oubliez pas que les amendes ne sont généralement évaluées que pour connaître des violations. Vous pouvez vous défendre lors d`un audit d`immigration en prouvant que vous avez fait des efforts de bonne foi pour vous conformer à la loi fédérale, même si des erreurs ont glissé dans les fissures.

Image intitulée Compensation de réclamation pour Thunlash étape 39

7. Argumenter votre cas. À votre audience, vous aurez l`occasion de vous défendre contre les revendications de l`auditeur.

La documentation des audits autonomes ainsi que vos politiques et procédures écrites sert de preuve pour une défense de bonne foi. Vous pouvez faire valoir que vous avez fait des efforts de bonne foi pour vous conformer à la loi fournissait des audits auto-audits et des politiques écrites créées et opérationnelles avant de recevoir un avis d`inspection de la glace.

D`autres facteurs peuvent également être discutés pour atténuer les amendes évaluées contre vous. Le juge prendra en compte la taille de l`entreprise, que vous opériez de manière saisonnière et que le degré de chiffre d`affaires des employés.