Comment présider une téléconférence

Présider une conférence téléphonique vous permet de démontrer votre capacité à gérer et à diriger les autres. Pour mener un appel avec succès, vous devez savoir comment organiser l`appel, préparer votre rôle, mener l`appel et suivre les participants après. Avec la pratique, vous constaterez que de nombreuses étapes de la conférence sont similaires aux mesures que vous entreprenez avec des réunions en face à face.

Pas

Partie 1 de 4:
Organiser l`appel
  1. Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 1
1. Choisissez un logiciel de conférence pratique. Ces jours-ci, vous avez une variété de programmes Webinar à choisir. Sélectionnez quelque chose de convivial que la plupart des participants à distance ont installé. Assurez-vous que vous avez choisi le logiciel avec un composant vidéo si l`appel comprend des diapositives. Si le logiciel installé n`est pas une option réaliste, accédez à un service que tout le monde peut accéder librement en ligne.
  • Pour accueillir les participants sans exigences logicielles, assurez-vous que l`appel a lieu dans une pièce avec un haut-parleur. Cette option de numérotation sera également une sauvegarde pratique si le logiciel webinaire échoue.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 2
    2. Sonder vos participants pour un moment opportun. Choisissez trois à cinq dates et heures de temps potentielles. Envoyer un email à tous les participants pour évaluer leur disponibilité pour chaque possibilité. Dites à quiconque qui ne peut pas faire de temps pour vous faire savoir le plus tôt possible.
  • Vous pouvez également utiliser des enquêtes de planification en ligne comme Doodle. Ces outils permettent aux participants de choisir des dates et des horaires avec un clic de souris. Si vous choisissez cette option, n`oubliez pas d`inclure le lien dans l`email.
  • Si tous les participants sont dans le même fuseau horaire, évitez de planifier des appels pendant les pauses du déjeuner, immédiatement au début de la journée de travail et ou après des heures normales de bureau.
  • Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 3
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    Écrire un agenda. Inclure des sujets qui doivent être discutés. Couvrir toutes les questions ou préoccupations que vous prévoyez d`autres membres. Concentrez-vous sur les problèmes positifs d`abord. Puis aborder les défis et proposer des solutions ou des idées pour surmonter les obstacles.
  • Si vous envisagez d`attribuer des tâches à certains participants, discutez-la avec eux avant d`envoyer l`ordre du jour. La dernière chose que vous voulez faire est d`attraper quelqu`un par surprise ou de donner un responsable ou un client d`informations incorrectes.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 4
    4. Email info prééliminaire à tous les participants. Inclure tout ce dont ils devront se connecter à l`appel, tels que le numéro d`appel et le mot de passe. Joindre un brouillon de l`ordre du jour au courrier électronique. Demandez à tout le monde de la lire et de vous en informer s`ils veulent ajouter quelque chose ou réviser le contenu existant.
  • Image intitulée Chaise Une conférence téléphonique Étape 5
    5. Nommer un preneur de note. Choisissez le participant physique le plus responsable et attentif pour cette tâche. Assurez-vous qu`ils incluent les noms de tous les présents. Demandez-leur de résumer les principaux points discutés, en utilisant l`agenda comme un aperçu.
  • S`ils ont un enregistreur audio numérique ou une fonction d`enregistrement sur leur téléphone, demandez-leur de l`utiliser si aucun matériau sensible ne sera discuté.
  • Ne sautez pas cette étape si vous utilisez la fonction d`enregistrement sur le logiciel Webinaire. La technologie peut échouer lorsque vous vous attendez le moins. Si cela se produit, vous aurez écrit des minutes comme sauvegarde.
  • Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 6
    6. Envoyer un email de rappel. Faites cela le jour de l`appel si c`est après le déjeuner ou la veille avant un appel prévu dans la matinée. Utilisez cette opportunité pour envoyer des rapports ou des documents qui seront nécessaires sur l`appel. Il est de votre responsabilité de veiller à ce que tout le monde soit sur la même page et que tout le monde ait terminé ses responsabilités avant l`appel.
  • Si quelqu`un d`autre a créé ces matériaux, donnez-leur de crédit (ou empêche la chute de vous) en transmettant leur message contenant les documents.
    • Partie 2 de 4:
    Se préparer à la présidence
    1. Image intitulée Chaise une conférence téléphonique Étape 7
    1. Rédiger vos notes ou points de discussion. Frotter des articles déjà à l`ordre du jour pour vous empêcher de perdre la mise au point. Ne pas rédiger une déclaration préparée. S`en tenir à une liste des points clés, des impératifs courts et des phrases incomplètes. Cela vous empêchera de sonner mécanique. Quelques exemples incluent:
    • Etat actuel des besoins d`embauche: Comptabilité désormais complète complète. Toujours besoin de nouveau manager dans le marketing et le nouvel assistant administratif dans la publicité. Limite de budget = 100 000 $ Total pour les deux ouvertures.
    • AVANTAGES Changements: Siège de siège de 401k. Instituer le nouveau plan 403b pour les nouveaux employés. Santé, dentaire, assurance vision inchangée pour le moment mais toujours sous revue.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 8
    2. Faire une liste des participants. Inclure d`où ils viennent et des informations personnelles générales à leur sujet. Utilisez cette information lorsque vous vous présentez tous les autres. Vous pouvez également utiliser ces informations pour discuter pendant que vous attendez des participants supplémentaires à rejoindre.
  • Faites une copie de cette liste pour votre preneur de note. Au lieu de prendre le temps d`écrire le nom de chacun, la note-preneur peut simplement vérifier le nom de chaque personne lorsqu`il arriverait ou se connecter.
  • Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 9
    3. Examinez toutes les informations que vous présenterez. N`attendez pas la dernière minute. Commencez à examiner les informations le lendemain de la fin de vos notes et / ou de votre présentation. Essayez de commettre les principaux points à la mémoire afin que vous puissiez en discuter sans faire de pause pour regarder votre papier ou votre écran. Chaque seconde que vous enregistrez peut être utilisée pour d`autres présentateurs ou pour des questions.
  • Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 10
    4. Sondez la salle par jour ou deux avant l`appel. Assurez-vous que tous les équipements sont présents et fonctionnent correctement. Recherchez des orateurs positionnés stratégiquement si vous utilisez une grande pièce en prévision de nombreux participants. Si quelque chose manque ou mal fonctionnait, informez le service concerné dès que possible.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 11
    5. Mettre en place l`appel. Connectez-vous à la conférence téléphonique 10 minutes tôt, si possible. Certains outils ne vous laisseront pas vous connecter avant le temps prévu. D`autres ne laisseront personne communiquer jusqu`à ce qu`un chef de file avec un mot de passe spécial se connecte. Testez le pont une dernière fois pour vous assurer que cela fonctionne bien.
  • Si vous ne savez pas utiliser l`équipement, apprenez quelques jours à l`avance. Obtenez de l`aide du service informatique de votre entreprise, si nécessaire. Ne sachant pas comment utiliser le logiciel ou le matériel peut vous faire paraître peu professionnel.
    • Partie 3 sur 4:
    Mener l`appel
    1. Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 12
    1. Autoriser cinq minutes supplémentaires pour les latécomères. Avoir des notes pratiques à initier une petite conversation Au début de l`appel. Présentez tous les participants par leurs noms, leurs titres et leurs rôles qu`ils jouent. Si quelqu`un arrive ou rejoint l`appel après le délai de cinq minutes, n`interrompez pas une discussion en cours. Attendez qu`après que un orateur a fini ou qu`un sujet soit terminé pour permettre aux Latecomers de se présenter.
  • Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 13
    2. Examen de la réunion étiquette. Demandez à la composition des participants pour couper leurs téléphones pour éviter le bruit de fond. Demande d`éviter d`utiliser le bouton Hold pour empêcher la diffusion de la musique de leur entreprise. Dites à tout le monde physiquement présent de faire taire leurs téléphones portables et de les éloigner du téléphone de la réunion pour éviter les interférences. Assurez-vous que tous les participants parlent de manière audible et clair pour que tout le monde puisse les entendre.
  • Image intitulée Chaise Une conférence téléphonique étape 14
    3. Coller à l`ordre du jour. Gardez un œil sur l`horloge pour répondre aux besoins des participants et des présentateurs.Couvrir les problèmes les plus importants d`abord au cas où vous manqueriez de temps. Si quelqu`un pose une question que vous ne pouvez pas répondre ou ne vous attendiez pas, dites-leur que vous les récupérerez dès que possible.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 15
    4. Planifiez un appel de suivi, si nécessaire. N`attendez pas la fin de l`appel pour le faire. Faites-le juste avant de vous rendre aux questions et réponses (Q & A) à l`ordre du jour. Demandez à chacun la date et l`heure les plus pratiques pour le prochain appel. Si la plupart des participants sont indécis, envoyez une enquête de planification après l`appel.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 16
    5. Prévoyez au moins 15 minutes pour Q & A. Dans une téléconférence, vous pourriez avoir du mal à faire participer tout le monde à participer. Pour empêcher cela de se produire, ne demandez pas si Quelqu`un a des questions. Demandez plutôt aux personnes spécifiques pertinentes au sujet de la discussion une question.
  • Par exemple, vous pouvez demander: "Bob, avez-vous eu toutes les informations dont vous avez besoin pour créer le texte du sujet?"
  • Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 17
    6. Fermer l`appel. Commencez à terminer environ cinq minutes avant l`heure de fin programmée. Si Q & A est toujours en cours, dites-vous à tout le monde que vous avez le temps d`une autre question. Merci à tout le monde pour leur temps et je leur souhaite une bonne journée ou une bonne semaine (fin).
    • Partie 4 sur 4:
    Prendre des mesures après l`appel
    1. Image intitulée Chaise une téléconférence Étape 18
    1. Créer un récapitulatif. Commencer à faire cela immédiatement après l`appel. Demandez à votre note-preneur pour une copie des minutes. Assurez-vous d`inclure une liste des responsabilités de chacun. Le procès-verbal documentera la conversation par écrit au cas où il y a des divergences plus tard.
    • Demandez à un collègue de relire le récapitulatif avant de l`envoyer. Une deuxième paire d`yeux peut attraper des erreurs que vous auriez peut-être négligée, peu importe combien de fois vous avez corrigé le matériel.
  • Image intitulée Chaise Une conférence téléphonique étape 19
    2. Envoyer le récapitulatif à tous les participants. Faites cela dès que vous avez fait des modifications de votre correcteur de correcteur recommandé. Invitez tous les destinataires à faire des commentaires ou à poser des questions qui auraient pu avoir glissé leur esprit pendant l`appel. Si vous avez promis d`envoyer une enquête de planification pour un appel de suivi, incluez ce lien avec le récapitulatif.
  • Image intitulée Chaise Une téléconférence Étape 20
    3. Suivez les promesses et les délais. Prendre des mesures comme discuté lors de l`appel. Si vous avez promis de répondre à vos questions à une date ultérieure, suivez-le plus d`une semaine. Rencontrez les délais que vous avez définis. Assurez-vous que tout travail promis est livré aux bénéficiaires appropriés dans un délai raisonnable.

    • Documents de conférence supplémentaires

    Exemple de lettre demandant une conférence téléphonique

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    Exemple d`agenda d`appel de conférence

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    Exemple de rappel de rappel d`appel de conférence

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    Conseils

    Sauf si vous utilisez des logiciels de vidéoconférence, évitez de raconter des blagues. L`humour s`appuie souvent sur votre langage corporel, que les participants ne voient pas si vous utilisez une option audio uniquement.
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