4 façons de mener des réunions efficaces

Si c`est votre première rencontre à une réunion, félicitations! Vous avez une excellente occasion de collaborer avec divers membres de l`équipe, d`organiser des informations disponibles et de s`attaquer aux objectifs. Dans le même temps, diriger un groupe peut être intimidant. Ne vous inquiétez pas, nous avons rassemblé un grand conseil que vous pouvez utiliser pour mener une réunion efficace et efficiente qui aura vos collègues qui chanteront vos louanges.

Pas

Méthode 1 de 4:

Exécution de réunions virtuelles

1. Fournir des copies dans les avances des rapports que vous allez passer. Un rapport complet, ou au moins un résumé, garantit que tout le monde entre dans la réunion sur la même page. De cette façon, vous n`avez pas à perdre du temps avec les participants simplement signaler des informations qui pourraient facilement être lues à l`avance.

Si d`autres membres de l`équipe sont responsables de différents départements ou zones, demandez-leur de soumettre leurs rapports à l`avance afin que vous puissiez envoyer les résumés à tous assister à la réunion.
Si vous discutez de plusieurs articles, vous voudrez peut-être aussi nommer quelqu`un pour être responsable de l`ordre du jour. Ils peuvent garder le temps pendant les périodes de discussion afin que la réunion reste sur la bonne voie.

Image intitulée Conformité des réunions efficaces Étape 2

2. Envoyer des informations de connexion au moins une journée avant la réunion. Dans votre adresse e-mail d`invitation, laissez les participants savoir quel logiciel vous utiliserez (tels que Zoom, Skype ou Google Meet), ainsi que des noms d`utilisateur, mots de passe ou numéros d`appel qu`ils auront besoin. Envoyer cette information tôt donne à tous les participants une chance de télécharger tout logiciel dont ils pourraient avoir besoin et tester leurs informations d`identification pour s`assurer que tout fonctionne avant la réunion.

Si vous utilisez un nouveau logiciel, vous souhaiterez peut-être également envoyer un deuxième courrier électronique à dire aux participants qui peuvent contacter s`ils ont des problèmes de téléchargement ou d`installation.

Assurez-vous de tester votre propre installation technique à l`avance également. Assurez-vous d`accéder à votre bureau ou à toutes les diapositives que vous avez créées pour la réunion dans le logiciel de la réunion.

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3. Décrire les directives de participation de base pour tous les participants. Votre réunion sera plus efficace si tout le monde comprend de savoir comment poser des questions ou avec des problèmes techniques. Voici quelques directives que vous pourriez définir:

Tapez les questions dans les boîtes de discussion pour vous pour vous adresser

Utilisez des ordinateurs portables ou des ordinateurs de bureau au lieu d`appareils mobiles

Évitez les activités distrayantes, telles que manger ou envoyer des SMS

Image intitulée Conduite efficace des réunions Étape 4

4. Housez la réunion d`une zone de bureau claire avec une bonne connexion Wi-Fi. La zone derrière vous que d`autres participants puissent voir définit le ton pour la réunion. Assurez-vous que l`éclairage est bon et il n`y a rien de côté dans l`arrière-plan qui pourrait enlever votre présentation.

Si vous conduisez la réunion de chez vous, choisissez une pièce calme avec une porte afin que vous n`ayez pas à vous soucier des interruptions.

Image intitulée Conformité des réunions efficaces Étape 5

5. Engagez tout le monde avec un briseur de glace avant de commencer à l`ordre du jour. Les réunions virtuelles manquent souvent d`interaction personnelle. Lors d`une réunion en personne, les participants discuteraient probablement entre eux avant que la réunion ait officiellement commencé. Vous pouvez simuler cela en demandant aux gens de prendre des tour à tour de rôle ou de nous raconter ce qu`ils ont fait pendant le week-end.

Gardez le disjoncteur de la glace, évitez tout ce qui pourrait faire sentir quelqu`un comme s`ils sont mis sur place.

Reconnaître chaque participant par son nom et les remercier d`avoir participé. Vous pouvez également poser des questions de suivi basées sur quelque chose qu`ils ont dit pendant le briseur de glace.

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6. Participants muet pour éliminer les distractions. Vos participants ne peuvent toujours pas contrôler complètement ce qui se passe à l`arrière-plan, surtout s`ils sont à la maison. Sourdine leurs micros pour éviter la possibilité d`une perturbation audio. Ils peuvent transformer leur audio si vous les reconnaissez de parler.

Si votre logiciel a une fonction d`élevage à la main, utilisez-le! Cela facilite la prise de question ou de commenter. Les fonctionnalités de discussion permettent également aux participants d`obtenir un mot sans perturber le flux de la réunion.

Image intitulée Conduite de réunions efficaces STEP 7

7. Laissez chaque participant avoir le sol pendant 2-3 minutes. Il est facile d`être négligé dans une réunion virtuelle. Temps de travail à la fin de la réunion afin que chaque participant ait la possibilité de poser des questions, de faire des suggestions ou de commenter autre chose.

Si plus fort, les participants plus extravertis dominaient la réunion, posent des questions directement à certains des participants plus silencieux pour obtenir leur contribution.

Regardez directement la caméra comme substitut du contact visuel pour afficher tous les participants que vous êtes activement engagé et écouter ce qu`ils disent.

Méthode 2 sur 4:

Mener une réunion

1. Être préparé. Avoir une copie de l`ordre du jour en main et mettez en surbrillance les points clés que vous souhaitez souligner. Si vous avez une présentation visuelle préparée, assurez-vous de disposer de toute la configuration technique dont vous avez besoin à l`emplacement de la réunion et que tout fonctionne correctement.

Si vous donnez une présentation, c`est une bonne idée de répéter à quelques reprises avant la réunion pour vous assurer que tout fonctionne bien et que vous avez tous vos indications pour les aides visuelles.

Image intitulée Conformité des réunions efficaces Étape 9

2. Prendre rouler et revoir l`agenda. Commencez la réunion en faisant entourer la pièce et que tout le monde se présente et explique leur rôle. Ceci est utile s`il y a des gens à la réunion qui ne se connaissent pas et vous assure également que vous avez un nom pour correspondre à chaque visage. Ensuite, expliquez brièvement ce que la réunion se concentrera sur.

À ce stade, vous voudrez peut-être faire des questions simplement pour vous assurer que tout le monde est sur la même page de ce que la réunion couvrira. Par exemple, si une personne a eu l`impression que cette réunion couvrirait des ventes d`un nouveau produit, mais qui n`est pas à votre ordre du jour, vous pourriez l`effacer pour eux.

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3. Définir un plan d`action pour répondre à chaque objectif. Votre plan d`action établit comment un article de l`ordre du jour particulier sera manipulé. Inclure des spécificités, avec les noms de toutes les personnes impliquées et des délais qui garantissent que l`équipe peut répondre à ses objectifs.

S`assurer que chaque objectif a une "personne de point" qui relie les personnes qui doivent être impliquées et s`assure que les ressources nécessaires sont disponibles.

Attribuer des rapports de progrès afin que la personne du point puisse rester en haut de l`objectif et que tout se passe en fonction du plan.

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4. Limiter la discussion à chaque article de l`ordre du jour. Lorsque vous terminez un article de votre ordre du jour, résumez brièvement le résultat ou les étapes à suivre, puis demandez des questions. Gardez des questions et réponses brièvement et sur le sujet.

Si quelqu`un pose une question qui vous permet de démarrer, vous pouvez les diriger doucement et poliment. Par exemple, vous pourriez dire "Alors que les ventes de barres de bonbons sont importantes, nous traitons maintenant des truffes. Si vous pouviez contenir votre question, nous arriverons à ce que nous discutons des barres de bonbons."

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5. Planifier la prochaine réunion. Planifiant la prochaine réunion alors que tout le monde, il leur donne la possibilité de répondre immédiatement à tout conflit de planification. Il reçoit également votre réunion sur le calendrier le plus tôt possible afin que vous ne soyez pas en train de brouiller plus tard. Ceci est particulièrement important si l`espace de réunion est limité.

Laissez les participants savoir que s`il y a quelque chose, ils veulent discuter lors de la prochaine réunion, ils devraient vous envoyer un e-mail à ce sujet. Définir une date limite pour ajouter des articles de l`ordre du jour à la prochaine réunion afin que vous ayez le temps de préparer pour cela.

Méthode 3 sur 4:

Préparer une réunion

1. Décider qui le président va être. Typiquement, un gestionnaire ou un autre chef présiderait la réunion. Toutefois, si la réunion traite d`un projet spécial ou d`une autre question, il pourrait être approprié de laisser un autre membre de l`équipe à prendre les rênes.

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2. Alignement haut-parleurs pour présenter des objectifs individuels. Si quelqu`un d`autre organise des personnes et des ressources pour atteindre un objectif, ils peuvent décrire le processus et les résultats les plus efficaces. Vos participants apprécieront ces informations directement de leur part, par opposition à vous lire simplement de leur rapport.

Si vous utilisez d`autres personnes impliquées et que vous leur avez des mises à jour lors de la réunion, vous n`aurez pas à être la tête de conversation à l`avant de la pièce tout le temps.

Image intitulée Conformité des réunions efficaces Étape 15

3. Coordonner les horaires pour accueillir les participants à la réunion. Découvrez qui doit être à la réunion et avoir une idée de leur disponibilité. Float 2 ou 3 options pour les temps de rencontre, puis choisissez celle que la plupart des gens peuvent assister à. Prenons le sujet de la réunion en tenant compte de l`examen des temps potentiels.

Par exemple, si vous devez appeler une réunion pour discuter d`une question difficile potentiellement chauffée, le vendredi après-midi pourrait ne pas être le meilleur moment - même si tout le monde est disponible alors.

Si certaines personnes ne peuvent pas être là, assurez-vous que au moins les principaux acteurs des projets discutés seront disponibles. Attribuez à quelqu`un à prendre des notes et à les distribuer rapidement à quiconque ne pouvait pas assister.

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4. Demandez des suggestions pour la réunion ordre du jour. Votre agenda comprend une liste de sujets, les noms des personnes qui présenteront et le temps que vous allez dépenser sur chaque sujet. Obtenir des suggestions de la rencontre des participants vous aide à vous assurer que tout ce qui est important est couvert.

Tirer un email à des participants potentiels demandant s`il y a quelque chose qu`ils aimeraient parler de. Fixer une date limite pendant quelques jours avant la réunion afin que vous ayez le temps de préparer.

Mettez toutes les demandes de votre agenda dans une feuille de calcul avec des colonnes pour la rubrique, le haut-parleur et le temps nécessaire. Si vous avez trop de demandes pour le temps autorisé, priorisez les articles. Si quelque chose pouvait simplement être traité comme un email, contactez la personne qui a fait la demande et de leur faire savoir.

En règle générale, avoir plus de temps alloué pour la réunion que prévu à l`ordre du jour. Vous pouvez toujours ajourner la réunion tôt, mais laissant du temps supplémentaire, vous permet de répondre à des questions ou de laisser une discussion.

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5. Établir des règles de réunion. Pendant que vous n`avez pas nécessairement besoin de règles formelles (pensez "Règles d`ordre de Robert"), c`est une bonne idée d`avoir un protocole de base afin que la réunion fonctionne bien et que tout le monde a la possibilité de partager leurs idées. Laissez les participants savoir que le but de vos règles est simplement de veiller à ce que la réunion fonctionne aussi efficacement que possible.

Vous pouvez également les poser au début de la réunion. Par exemple, vous pourriez dire: "Dans l`intérêt du temps, détenez des questions et des commentaires jusqu`à présent après que chaque orateur ait présenté. Si nous ne rencontrons pas votre commentaire pendant le temps de discussion alloué, envoyez-moi un email plus tard et nous pouvons parler."

Image intitulée Conformité Réunions efficaces Étape 18

6. Temps de budget pour chaque article de l`ordre du jour. Énumérez le temps total pour chaque élément, puis décomposez ce délai pour afficher l`heure de la présentation et du temps de discussion après la présentation. Cela donne aux participants une compréhension de quand ils peuvent contribuer.

Généralement, planifiez au moins 10 minutes de temps de discussion pour chaque article de votre ordre du jour. Vous n`avez peut-être pas besoin de beaucoup de temps pour chaque article, mais certains articles pourraient avoir besoin de plus.

Image intitulée Conformité Réunions efficaces Étape 19

7. Distribuer l`ordre du jour la veille de la réunion. Cela garantit que tous les participants ont une copie et savent à quoi s`attendre. Cela leur donne également la possibilité de vous approcher s`il y a une information incorrecte.

S`il s`agit d`une nouvelle réunion ou peu fréquente, vous pouvez également envoyer un rappel une heure ou deux avant la réunion.

Méthode 4 sur 4:

Être un président effectif

1. Communication de contrôle lors de la réunion. Assumer la responsabilité de transférer des discussions et de garder tout le monde sur la tâche. Si vous avez d`autres orateurs, vous pourriez déléguer une responsabilité de la direction de la discussion, mais assurez-vous de participer encore.

Par exemple, vous pouvez poser une question à laquelle personne n`a demandé, mais que vous pensez être important ou était un point que le conférencier négligé dans leur présentation.

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2. Mettre en évidence les progrès et discuter du manque de progrès. Lors de réunions qui répondent à une série d`objectifs en cours, commencez par mentionner où vous étiez à la dernière réunion, puis entrez là où vous êtes maintenant. S`il n`y a eu que peu de progrès depuis la dernière réunion, déterminez ce qui s`est passé et comment le problème peut être corrigé.

Identifiez les personnes responsables de chaque objectif et appelez-les pour voir s`ils ont quelque chose à ajouter avant de passer à la phase de discussion.

Image intitulée Réunions efficaces Etape 22

3. Discussion de recadise qui a erré hors du point. Il y a des moments où l`enthousiasme ou la frustration peut pousser des discussions sur le parcours. Faites attention à ce que vous puissiez présenter des discussions hors tension en ligne avec les objectifs de l`ordre du jour.

Par exemple, vous pourriez encadrer la réunion en tant que "Mission de collecte d`informations." Cela implique que tout le monde doit être entendu pour que vous puissiez accumuler autant d`informations que possible et garder quelques participants de monopoliser la conversation.

Si quelqu`un commence à se promener et à obtenir de tels sujet, vous pourriez dire "C`est un bon point et je suis content que vous l`aient apporté. Arrêtez de mon bureau afin que nous puissions en parler plus tard, d`accord?"

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4. Essayer "cyberstorming" partager des idées. Le cyberstorming utilise un chat électronique ou une structure de forum pour faire breveter pendant plus de réunions informelles. Parce que tout le monde a la possibilité de participer et que toutes les contributions peuvent être vues par tous, les gens sont moins compétitifs quant à être entendu.

Comme les gens pourraient avoir des idées qui leur rendent à des moments différents, cela permet également de brainstorming sur un sujet de continuer pendant que la réunion passe à d`autres choses.

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5. Maintenir le calendrier de l`ordre du jour de manière solidaire. Tandis que vous ne voulez pas être impoli, si la discussion déborde et vous avez toujours des objets à aborder, laissez les participants savoir que vous devez obtenir la réunion sur la bonne voie. Les points importants peuvent être enregistrés pour une autre réunion ou un email.

Toujours demander s`il y a des questions avant de passer à un nouvel article de l`ordre du jour. Assurez-vous que tout le monde est à bord et prêt à passer à autrefois avant de quitter le dernier article derrière.

Image intitulée Conférence Effective Réunions Étape 25

6. Mettre en évidence des points importants. Soulignez les objectifs clés de la réunion. Si vous discutez également de points mineurs, expliquez comment ils attachent dans les choses les plus importantes.

Aider les membres de la réunion à comprendre la portée du projet et comment chaque partie individuelle est une pièce importante dans un ensemble beaucoup plus important.

Image intitulée Conformité Réunions efficaces Étape 26

7. Aider à la prise de note si nécessaire. Typiquement, vous aurez une personne spécifique à prendre des notes. Mais dans certaines situations, vous devrez peut-être entrer et aider si elles deviennent submergées.

Par exemple, si vous avez des diapositives et que votre note-preneur a du mal à les faire passer à travers eux, vous pourriez leur faire savoir qu`ils peuvent avoir une copie des diapositives pour ajouter à leurs notes.

Image intitulée Conformité Réunions efficaces Étape 27

8. Offrir un résumé complet à la fin des réunions. Remonter votre rencontre avec une phrase ou deux pour chaque article de l`ordre du jour. Décrivez quelles décisions ont été prises et quelles étapes de suivi seront complétées.

Par exemple, vous pourriez dire "En ce qui concerne les ventes de barres de bonbons, nous avons déterminé que de nouvelles boîtes d`affichage sont nécessaires. Sally Sunshine est chargé de concevoir ces nouvelles boîtes et aura ses conceptions à Harvey d`ici mercredi."

Image intitulée Conduite efficace des réunions Étape 28

9. Avoir des réunions individuelles pour suivre. Si un participant essayait de monopoliser votre réunion, parlez-leur plus tard à propos de ce qui s`est passé. Plutôt que d`accuser la personne, concentrez-vous sur leurs actions et ce que vous avez vu. Leur donner l`occasion d`expliquer ce qui s`est passé.

Ces conversations peuvent vous aider à trouver de meilleurs moyens de garder les gens de monopoliser des réunions à l`avenir. Au minimum, la personne sait que leur comportement dans la réunion n`était pas acceptable et ne sera pas toléré à l`avenir.

Comment mener des réunions efficaces

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