Comment faire la radiodiffusion de fax

La diffusion de télécopie est un service d`entreprise permettant de distribuer simultanément un document de fax à plusieurs endroits. Bien qu`il soit possible d`externaliser ce service à un fournisseur de radiodiffusion de télécopie, le logiciel peut permettre de gérer la tâche en interne, ce qui permet d`économiser une somme d`argent considérable. Cette approche permet également de modifier les documents ou de l`envoi de multiples transmissions de télécopie de diffusion chaque jour ouvrable un processus relativement facile.

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  1. Image intitulée Do Fax Diffusion Étape 1
1. Achetez un logiciel de diffusion de télécopie compatible avec votre système d`exploitation. Assurez-vous que le réseau et le serveur qui accueilleront le logiciel disposent des ressources nécessaires pour prendre en charge toutes les fonctions essentielles. En cas de doute, consultez un professionnel de la technologie de l`information avant de faire l`achat.
  • Image intitulée Do Fax Diffusion Étape 2
    2. Préparez une liste maîtresse des destinataires de fax. Selon les fonctionnalités du logiciel acheté, il peut être possible de tirer des numéros de télécopie des bases de données des ventes, des informations clientes trouvées dans un système de facturation ou des listes de marketing et de vente achetées. Étant donné que la plupart des programmes de logiciels de télécopie sont configurés pour utiliser des programmes de feuille de calcul comme source pour les numéros de fax, vous pourrez peut-être entrer manuellement les données sur une feuille de calcul ou importer les informations de diverses sources pour créer votre source principale.
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    3. Créer des listes de spécialités à l`aide des données importées. Basez les listes sur tout le critère approprié pour votre entreprise. Une liste peut être réservée aux clients potentiels uniquement, tandis qu`une liste différente se concentre sur les clients actuels. Vous pouvez même créer des sous-listes spécifiques qui se concentrent sur des données démographiques spécifiques telles que le type d`emplacement ou de l`industrie. Cela permet d`utiliser vos listes pour une campagne publicitaire de télécopie générale ou une carte ciblée à un public spécifique.
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    4. Configurer la transmission de fax. L`idée est de s`assurer que le document reçu par tous les membres de la liste est structuré d`être facile à lire et fournit toutes les informations essentielles sur le moins de pages possible.
  • Image intitulée Do Fax Diffusion Étape 5
    5. Associer le document avec la liste de numéros de fax appropriée. Pendant le processus, vérifiez la double vérification pour vous assurer que la bonne liste est sélectionnée en lisant rapidement les noms des destinataires prévus.
  • Image intitulée Do Fax Diffusion Étape 6
    6. Exécuter la transmission de radiodiffusion par fax. La plupart des programmes traiteront de plus grandes listes de lots, tournant systématiquement via toute la liste tout en signalant des numéros qui sont occupés ou qui ne ramassent pas. Ces chiffres sont généralement jugés à nouveau 2 à 3 fois avant d`être retournés comme non livrables. À la fin du processus de transmission, le logiciel fournira un rapport d`état détaillé pour afficher à la fois les transmissions réussies et celles qui ont échoué.

    • Vidéo

    En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube.

    Conseils

    Les entreprises qui travaillent avec des listes plus petites ou qui utilisent la diffusion de fax seulement à quelques reprises chaque année constateront généralement que l`utilisation d`un logiciel de diffusion est un moyen abordable d`utiliser cet outil de communication. Les entreprises qui utilisent une télécopie à plusieurs reprises chaque semaine peuvent souhaiter investir dans un serveur de diffusion de télécopie de bonne foi équipé davantage de ressources.
  • Les utilisateurs à volume élevé générant plusieurs fax tous les jours peuvent préférer rechercher des prix de volume des fournisseurs de communication offrant une large gamme d`options de radiodiffusion de télécopie, y compris la maintenance des listes de diffusion sur un serveur distant et une histoire de télécopies envoyées.
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