Comment informatiser les opérations commerciales (avec photos)

L`informatisation des opérations commerciales est un moyen efficace de rationaliser les processus métier, gérer avec précision de grandes quantités d`informations et de données, et accomplir davantage de travaux en moins de temps. La publicité, la comptabilité, la gestion des informations sur les clients et les communications interoffices sont des processus commerciaux bénéficiant d`informatisation. La décision d`informatiser les opérations commerciales nécessite une contribution de tous les niveaux de l`organisation. Les détails importants doivent être pris en compte, y compris les décisions concernant les achats de matériel informatique et de logiciels, des besoins en formation informatique spécialisés et une approche systématique de la saisie et de la gestion des données.

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Évaluation des options d`informatisation

1. Remue-méninges et domaines de recherche où l`informatisation pourrait être utile. Prenez le temps de considérer ce qui pourrait être automatisé pour améliorer vos opérations commerciales. Pensez au travail intensif de la main-d`œuvre qui pourrait être simplifié ou amélioré avec des logiciels. Alternativement, envisagez des systèmes qui pourraient avoir besoin d`être sauvegardés (comme comptabilité ou dossiers de personnel). Demandez à d`autres propriétaires d`entreprise ce qu`ils ont automatisé et comment il a affecté leurs opérations.

Vous pouvez également lire des publications commerciales et des revues de l`industrie pour obtenir des idées d`informatisation.

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2. Consultez tous les membres du personnel. Rencontrer des gestionnaires et des chefs de département. Demandez-leur de faire une liste de toutes les activités pouvant potentiellement être informatisées. Les chèques de paie d`écriture manuscrite et les étiquettes d`enveloppe, calculant manuellement les totaux de produits et la taxe de vente et la fabrication de flancètres d`impartition aux imprimeurs ne sont que quelques exemples de tâches pouvant être faites en interne sur un ordinateur.

Demander aux gestionnaires de rencontrer leurs employés. Inclure des employés à tous les niveaux de l`entreprise dans la conversation pour mettre en œuvre un système qui profite à tous.

Par exemple, un pilote de livraison dont le travail principal est de fournir des marchandises peut gagner du temps à un investissement de la société dans un système GPS, plutôt que de rédiger des directions à la main ou de consulter une carte.

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3. Pensez à utiliser le logiciel de comptabilité. La première étape de nombreuses entreprises prennent en informatisation de leurs opérations est l`utilisation de logiciels comptables. Ce logiciel vous permet de suivre vos comptes, de payer vos employés, de créer des états financiers et de produire vos impôts (ou peut offrir certaines de ces options en fonction duquel vous choisissez le logiciel). Il peut également s`assurer que vos données financières sont sauvegardées hors site au cas où vous en auriez besoin. Les logiciels comptables peuvent remplacer la conservation des livres physiques pouvant être désorganisés ou intensives de main-d`œuvre avec une version informatique facile à accéder.

Certaines options payantes incluent QuickBooks et Freshbooks.

Cependant, vous pouvez également utiliser un logiciel de comptabilité gratuit comme la comptabilité des vagues.

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4. Utilisez des ordinateurs pour les communications et / ou le marketing. La plupart des petites entreprises utilisent déjà un email et peut-être des fax informatiques pour effectuer des communications commerciales. Ces méthodes permettent un coût inférieur, des moyens plus faciles de communiquer avec et d`envoyer des informations aux clients et aux fournisseurs. Cependant, le logiciel peut également être utilisé pour des efforts de marketing. Par exemple, un courrier électronique peut être utilisé pour envoyer une lettre d`information ou des détails d`un nouveau produit aux clients existants.

Un logiciel marketing plus complexe permet aux entreprises de suivre les informations clientes, de suivre des prospects et de créer des campagnes de marketing.

Les exemples incluent Marketo, Sailthru et Vocus.

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5. Obtenez des logiciels de conception ou de fabrication spécialisés. Si votre entreprise impliquait la conception et la fabrication de produits, le logiciel peut considérablement aider votre processus de création de produit. Le logiciel de conception vous permet de créer des modèles virtuels de votre produit et d`exécuter des tests, sans même créer un prototype. De plus, ce logiciel peut être lié aux programmes de fabrication qui contrôlent des machines, ce qui vous permet d`effectuer tout le processus de création sur l`ordinateur.

Le type de logiciel utilisé dépendra de votre industrie, du type de produit et des machines. Recherchez en ligne pour les logiciels de conception et de fabrication de packages spécifiques à vos besoins.

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6. Utilisez un logiciel pour gérer l`inventaire. Le logiciel d`inventaire aides dans la commande, la réception, le suivi et l`expédition de l`inventaire. Ce logiciel peut également fonctionner avec des logiciels comptables et / ou des systèmes de gestion des stocks électroniques pour automatiser vos opérations. Cela vous permet de contrôler plus facilement votre inventaire, de réduire la rétrécissement des stocks et d`améliorer l`efficacité.

Les exemples incluent 3pl Warehouse Manager, Bizslate et CIN7.

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7. Gérer HR et planification. Le logiciel peut également être utilisé pour gérer une partie de votre relation employé. Pour un, les forfaits logiciels HR vous permettent de payer, à bord et de donner une autorisation à vos employés. Ils pourraient également vous permettre de gérer les avantages des employés ou de traiter des détails spécifiques aux entrepreneurs indépendants, en fonction duquel vous choisissez le logiciel.

Les exemples incluent Zenefits, Sumhr et Bamboohr.

De plus, d`autres logiciels peuvent être utilisés pour gérer la planification des travailleurs horaires et / ou des rendez-vous des clients. Ces programmes rationalisent et améliorent le processus de planification, ce qui réduit les éventuelles erreurs et les rendez-vous oubliés.

Les exemples incluent quand je travaille, genbook et booker.

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Installation de systèmes informatiques

1. Choisissez le bon logiciel ou le logiciel. Sélectionnez les zones dans lesquelles le logiciel pourrait le plus améliorer vos opérations. Ensuite, des logiciels de recherche et des logiciels (groupes de programmes interconnectés) répondant à vos besoins et adaptés à votre budget. Assurez-vous de ne pas souffler tout votre budget sur le logiciel, car vous devez toujours acheter du matériel et payer des coûts accessoires tels que la formation des employés, l`installation du système et le logiciel de sécurité.

Assurez-vous d`enquêter sur un logiciel open-source. Il peut ne pas avoir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans certains cas, mais c`est gratuit et pourrait servir de bonne introduction à l`informatisation.
Des programmes tels que SugarCRM (pour la gestion des clients) et des factures simples (pour la facturation) sont disponibles gratuitement en ligne.

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2. Identifier vos besoins matériels. Vérifiez vos packages logiciels pour les exigences matérielles. Assurez-vous de noter que la puissance de traitement requise, la mémoire (RAM), les cartes graphiques et le système d`exploitation. Dans la plupart des cas, le logiciel répertoriera les exigences minimales. Vous pouvez donc envisager de tirer un peu plus élevé afin que votre système n`a pas besoin d`être mis à niveau si vous décidez de changer de logiciel dans quelques années. Savoir quel type d`alimentation matérielle que vous avez besoin aidera à guider la recherche de votre ordinateur.

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3. Recherche Options matérielles informatiques. Consultez un expert en informatique, expliquez les processus de votre entreprise et demandez des recommandations matérielles. Le type d`entreprise que vous exécutez, la quantité d`informations que vous devez traiter et enregistrer, ainsi que la vitesse avec laquelle les données doivent être consultées sont toutes des considérations importantes dans le choix du matériel informatique.

La plupart de l`argent que vous dépensez seront probablement sur des ordinateurs personnels pour vous et vos employés. Votre premier choix est entre des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables. Les deux fournissent les mêmes capacités (à moins que vous n`ayez besoin de matériel très puissant pour exécuter des programmes complexes), mais les ordinateurs portables sont les plus chers.

Cependant, ils offrent également plus de flexibilité et pourraient encourager la collaboration (les employés peuvent se déplacer autour du bureau avec des ordinateurs portables).

N`oubliez pas d`examiner également les périphériques pour votre ordinateur, si nécessaire. Par exemple, vous aurez peut-être besoin de moniteurs, d`imprimantes, de disques durs externes, de scanners ou de tablettes pour certains programmes ou d`aider dans vos opérations.

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4. Organiser des installations informatiques. Après avoir pris des décisions concernant les options matérielles et logicielles, organiser les ordinateurs à installer. S`il s`agit d`un petit bureau, la tâche peut être aussi simple que de brancher dans les ordinateurs vous-même. Si la société matérielle ou logicielle que vous avez achetée à partir d`une installation, assurez-vous de profiter de cette. Assurez-vous que vos systèmes sont opérationnels avant que le programme d`installation ne quitte.

Si vos ordinateurs doivent être connectés les uns aux autres pour partager des documents, configurez un réseau. Embauchez un administrateur réseau temporaire ou permanent pour la configurer pour vous.

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5. Sécurisez votre système informatique. Consultez un spécialiste de la sécurité informatique pour sélectionner le meilleur logiciel antivirus. Explorez les options logicielles pour sécuriser des données confidentielles telles que les informations de paiement client et les informations personnelles des employés. Vous devriez acheter un programme offrant une protection comme antivirus, pare-feu et détection d`intrusion de réseau. Pour plus d`entreprises sensibles à des données, vous pouvez également prendre une étape avec divers outils d`identification de cryptage et d`employé.

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Incorporer des systèmes informatiques

1. Configurer des sessions de formation pour tous les employés. Les membres du personnel peuvent posséder divers degrés de confort et de compétence avec des ordinateurs et des logiciels spécialisés. Organisez-vous pour que les employés soient formés à toutes les activités informatiques nécessaires à leurs tâches assignées. Pour les systèmes compliqués, vous souhaiterez peut-être avoir les employés du fournisseur ou du technicien de service.

Assurez-vous que les sessions de formation soient approfondies, en particulier pour les tâches critiques.
Si votre entreprise est une clinique médicale, par exemple, assurez-vous que tous les médecins et les infirmières sont bien formés sur la manière d`entrer et d`accéder aux informations critiques des patients.

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2. Démarrer un processus organisé et logique pour entrer des données. Commencez par des tâches et des projets de haute priorité avec des délais urgents. Implémentez un système à la fois pour que vos opérations ne soient pas imposées par une mise en œuvre du système lente. Votre objectif général devrait être d`intégrer le système informatique rapidement et de manière transparente.

Par exemple, si votre entreprise informatisera les instructions de paie, hiérarchisez cette tâche pour assurer des chèques de paie en temps utiles.

Envisager d`embaucher des travailleurs temporaires pour la saisie de données s`il y en a une quantité importante de celui-ci. Cela permet à vos employés réguliers de continuer à faire leurs emplois sans interruption.

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3. Gardez tous les documents de copie papier. Dans le cas où des erreurs sont effectuées dans la saisie de données ou dans la sauvegarde des données sur le nouveau système, vous risquez de perdre toutes vos données. Pour empêcher cela, conservez tous les documents de copie papier, tels que les factures, les enregistrements clients, les informations des employés et d`autres documents contenant des détails importants.

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4. Investissez dans un système de sauvegarde.Consultez un spécialiste en informatique pour choisir le meilleur système de sauvegarde pour répondre à vos besoins. Si votre entreprise est petite, vous pouvez choisir de sauvegarder manuellement vos données sur un périphérique de stockage portable sur une base régulière. Pour les entreprises plus grandes, les options incluent automatiser la procédure de sauvegarde via des fournisseurs de stockage de fichiers en ligne et du serveur de sauvegarde.

Idéalement, les sauvegardes doivent être conservées hors site, physiquement ou en ligne dans le stockage en nuage.