3 façons d`être un secrétaire efficace et organisé

Être une bonne secrétaire signifie être préparé, efficace et bien organisé. En améliorant et en perfectionnant vos compétences en communication et organisation, vous pouvez devenir secrétaire d`experts et une partie indispensable d`une équipe, ce qui rend votre emploi plus attrayant, sécurisé et agréable.

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Méthode 1 de 3:

Être préparé

1. Être à l`heure. Donnez-vous beaucoup de temps pour faire la navette au bureau et arriver à des réunions ou à d`autres rendez-vous. Soyez tôt pour vous donner le temps de préparer ou de rattraper des courriels ou d`autres tâches.

Essayez de suivre le temps nécessaire pour vous rendre au travail tous les jours pour voir quelle est la moyenne réelle et ajuster votre timing en conséquence. Ajoutez une heure tampon de 15 ou 20 minutes à une heure donnée, et même tester la durée pendant laquelle cela prend pour aller quelque part avant d`y aller pour la première fois.

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2. Être clair mentalement. Obtenez beaucoup de repos pour que votre esprit reste net et la pensée efficacement. Avoir une tasse de café ou de thé le matin si vous aimez, ou chaque fois que vous avez besoin d`un boost. Prenez des pauses et une pause pour réorganiser votre bureau périodiquement.

Se lever de votre bureau ou faire une pause de ce que vous faites pendant 17 minutes après toutes les 52 minutes, car les études montrent que cela fait la meilleure productivité. Faites quelques exercices simples, parlez à des collègues ou faites une promenade autour du bureau pendant cette période.

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3. Connaître l`horaire. Familiarisez-vous avec le programme de votre patron, vous-même ou tout autre employé dont vous avez besoin pour garder une trace du début de chaque jour. Coup d`œil sur la planification périodiquement afin que vous puissiez gagner du temps lors de la prise de rendez-vous et évitez les erreurs de la double réservation ou d`autres erreurs.

Gardez les horaires et les calendriers ouverts et disponibles pour vous remettre sur votre ordinateur ou votre téléphone à un moment de préavis afin que vous puissiez les consulter et ajouter des rendez-vous immédiatement.

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4. Venir à des réunions avec tous les matériaux. Apparaître à tout rendez-vous prêt avec des matériaux et des notes claires des réunions précédentes et un dispositif ou un ordinateur portable à enlever des procès-verbaux et d`autres notes de la réunion en cours. Demandez à votre patron de tout ce qui concerne votre rôle dans la réunion, y compris des matériaux spéciaux tels que des formulaires ou des documents que vous pouvez disposer de gagner du temps sur la préparation ou l`impression plus tard.

Essayez d`envoyer un ordre du jour de la prochaine réunion, à partir de la dernière réunion ou de tout autre matériel pertinent à tous les participants le matin de la nuit avant.

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5. Envisager d`apprendre le sténographie. En savoir plus sur différents types de sténographie et des moyens d`accélérer votre écriture si vous prenez beaucoup de notes à la main. Prenez un cours de sténographie pour apprendre les personnages et améliorer votre vitesse.

Si vous ne prenez pas souvent des notes à la main ou si vous ne voulez pas apprendre le sténographie, faites un test de frappe. Définissez une minuterie pendant une minute et essayez de saisir un email typique sur votre téléphone, votre tablette, votre clavier pour ordinateur portable et un clavier détaché. Ensuite, comptez le nombre de mots que vous avez saisis sur chaque périphérique. S`en tenir à l`appareil avec le nombre de mots le plus élevé lorsque vous devez prendre des notes rapides.

Méthode 2 de 3:

Être organisé

1. S`engager à listes et aux planificateurs. Gardez un planificateur, un calendrier et une liste de choses à faire et de les mettre à jour de manière cohérente. Gardez-les dans des endroits facilement vus et atteignant ou avez plusieurs fois que cela peut être synchronisé ensemble.

Si vous travaillez bien avec le stylo et le papier, gardez un petit planificateur ou un calendrier pouvant correspondre dans votre poche ou votre sac à main afin que vous l`ayez toujours avec vous. Gardez un stylo attaché si possible pour que vous ne soyez jamais à pêcher pendant un. Avoir un coussinet de note désigné pour les listes de tâches à votre bureau et traverser des choses comme vous allez.
Si vous travaillez mieux avec l`organisation numérique, utilisez le calendrier et le système de rappel de votre téléphone pour prendre rendez-vous et recevoir des notifications à leur sujet. Essayez des applications comme Wunderlist ou toDoist pour gérer vos tâches.

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2. Synchronisez vos informations. Assurez-vous de toujours avoir des notes et d`autres matériaux avec vous en organisant des calendriers, des listes et des fichiers sur tous vos appareils, qui presque toutes les applications modernes ont la capacité de faire.

Partagez des tâches, des documents et des notes avec d`autres secrétaires, votre patron ou d`autres employés avec des logiciels de gestion de projet comme Basecamp ou Trello.

Partagez des documents et des feuilles de calcul avec Google Docs et utilisez des programmes tels que Dropbox ou Hightail pour envoyer des fichiers.

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3. Color-code tout. Configurez un système de code de couleur pour aider à catégoriser tous vos matériaux en un coup d`œil. Attribuez une couleur à chaque projet, jour, employé ou quelque chose que vous souhaitez délimiter votre travail. Utilisez des surlignes et des onglets colorés ou des étiquettes pour marquer des fichiers, des plateaux et des ordinateurs portables pour localiser facilement les bonnes informations.

De nombreuses applications Web et mobiles pour le courrier électronique, les calendriers et les listes vous permettent également d`attribuer une couleur à chaque article.

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4. Nettoyez votre boîte de réception. Gardez votre courrier électronique de boîte de réception et des informations importantes faciles à accéder en cliquant immédiatement un courrier électronique dans un dossier, signalez-le ou marquez-le comme non lu si vous devez y revenir, ou l`archivage ou la supprimer si vous n`êtes pas nécessaire de ne plus avoir besoin de il.

Essayez de faire des dossiers pour chaque année, trimestre ou mois, ou étiquetez-les par projet, employé ou type. Essayez de répondre à, supprimer ou enregistrer les informations de l`e-mail ailleurs. Définir des horaires pour vous-même, comme si vous disposez de tous les courriels déposés dans des dossiers appropriés d`ici la fin de la journée, et de nettoyer et de faire face à tout ce qui reste dans votre boîte de réception d`ici la fin de la semaine.

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5. Être cohérent. Gardez des matériaux du même type dans un endroit particulier et désignez des cahiers et des dossiers à des projets spécifiques. Avoir un bloc-notes spécifique pour les mémos téléphoniques, par exemple, qui reste toujours au téléphone afin que vous ne finissiez jamais de prendre le nom de quelqu`un et le numéro sur une serviette. Gardez des notes de rencontre dans un endroit séparé d`autres notes afin que les informations ne soient pas mélangées et difficiles à trouver plus tard.

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6. Économisez du papier et du temps. Évitez d`impression pour enregistrer du papier et optez pour des formulaires en ligne ou d`autres documents afin que vous puissiez gagner du temps et des ressources. Remplir des formulaires électroniquement si possible. Numériser et sauvegarder des copies de fichiers papier afin qu`ils soient toujours disponibles et ne soient pas endommagés ou perdus. Diffuser des fichiers numériques, des rappels, des mémos et des agendas au lieu de versions de papier chaque fois que possible.

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7. Stock sur fournitures. Ne manquez jamais de matériaux importants que vous utilisez pour être organisé, comme des blocages, des stylos, des enveloppes et des timbres en achetant ou en laissant un gestionnaire de bureau / acheteur savoir quand vous êtes sur votre dernière case ou votre conteneur de quelque chose plutôt qu`une fois qu`ils sont tous partis. Commandez des fournitures en vrac d`une entreprise comme Quill pour économiser de l`argent et éviter de courir si rapidement.

Gardez les fournitures organisées à votre bureau ou à votre espace de travail. Utilisez des conteneurs, des plateaux, des dossiers de fichiers et d`autres conteneurs qui sont tous étiquetés ou colorés pour un tri facile.

Méthode 3 sur 3:

Communiquer efficacement

1. Coller aux scripts. Gagnez du temps et de l`énergie en proposant une langue simple pour réutiliser la correspondance que vous répétez fréquemment. Demandez à plusieurs scripts disponibles pour différentes situations telles que des courriels, des communiqués de presse ou des appels téléphoniques, que vous pouvez copier, coller et facilement modifier pour convenir au scénario spécifique.

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2. Être un preneur de note méticuleuse. Notez les notes sur votre téléphone, ordinateur portable ou bloc-notes pour chaque réunion, message téléphonique ou autre conversation importante. Placez ou déplacez ces notes dans des dossiers physiques ou électroniques spécifiquement étiquetés afin que vous puissiez vous désigner plus tard et avoir des enregistrements de communication verbale que vous pouvez oublier au cours d`une journée bien remplie.

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3. Être efficace et amical sur le téléphone. Pratiquez votre message d`accueil et d`autres informations importantes ou communes dont vous avez besoin pour dire au téléphone. Demandez à la liste des extensions de téléphone pour votre bureau juste en face de vous et travaillez à vous engager à la mémoire afin que vous puissiez transférer des appels rapidement.

Apprenez à connaître les caractéristiques spéciales de votre téléphone de bureau, comme l`envoi d`une personne directement à la messagerie vocale d`un employé ou d`ajouter des personnes dans une conférence téléphonique afin que vous puissiez gagner du temps et éviter les difficultés techniques.

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4. Vérifiez votre grammaire. Assurez-vous que chaque forme de communication écrite que vous envoyez est vérifiée par orthographe et exempte d`erreurs de grammaire et de ponctuation. Passez les quelques minutes supplémentaires pour lire des courriels, des agendas et une autre correspondance pour vérifier que tout est correct et sauvegardez le temps et l`embarras de devoir avoir à émettre des corrections ou de répondre aux courriels des destinataires confus.

Activez l`enregistrement orthographique dans les applications que vous utilisez pour les documents, les feuilles de calcul et les courriels. Allumez cette fonctionnalité sur votre navigateur également pour saisir les erreurs tout en tapant sur une page Web, en particulier lors de la publication sur le site Web de la société, des comptes de médias sociaux ou d`autres plates-formes officielles.

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5. Gardez les emails et les messages vocaux courts et sucrés. Indiquez votre objectif d`appeler ou d`envoyer un e-mail dans le moins de mots possible. Demandez aux questions directes et répétez votre nom, votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre courrier électronique au besoin. Fournir une heure à laquelle vous vous attendez ou espérez-y en arrière afin que vous puissiez traiter efficacement la communication.

L`image intitulée Soyez une secrétaire efficace et organisée étape 18

6. Confirmer les rendez-vous et les heures. Assurez-vous que vous êtes sur la même page et fournissez des rappels en appelant ou en envoyant un courrier électronique à la journée avant ou au jour de la confirmation des rendez-vous et d`autres engagements importants. Revenez en contact avec des personnes que vous n`avez pas entendues en envoyant des courriels polis et succincts ou de messages téléphoniques pour lui rappeler que vous attendez une réponse.

Comment être un secrétaire efficace et organisé

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