Comment mener une réunion en utilisant une procédure parlementaire appropriée

Les chances sont, vous rencontrerez une situation dans laquelle vous vous trouvez soit participer, soit en dirigeant une réunion, à un moment de votre vie. En fonction de la formalité de la réunion, vous devrez peut-être développer une forme d`ordre pour empêcher le chaos incarné de se produire. Il ne faut pas beaucoup pour une réunion pour descendre en désarroi. Heureusement, il existe des moyens de garder une réunion fraîche et productive en utilisant la procédure parlementaire.

Pas

1. Procurer ou créer un manuel pour développer un format de travail pour une procédure parlementaire appropriée. Presque tous les organes formels ont des règles et des réglementations différentes, mais la plupart ont tendance à tirer de Règles d`ordre de Robert. Vous pouvez obtenir une copie de ce livre dans votre librairie locale.

Image intitulée Conduire une réunion en utilisant une procédure parlementaire appropriée étape 2

2. Créer un agenda. S`il n`y a pas d`agenda, il devient assez difficile de mener votre réunion et il ne sera pas long avant que la réunion ne devienne incontrôlable. Un agenda vous protégera contre cette. Assurez-vous que votre agenda inclut un placement et une durée appropriés pour que tous les événements d`entreprise soient discutés et veiller à ce que, au minimum, vous incluez une heure pour la lecture des procès-verbaux, des rapports des membres du conseil d`administration, des anciennes affaires, de nouvelles entreprises et des annonces. Selon l`organisation, la personne généralement responsable de la création d`un ordre du jour serait le président / président, vice-président, secrétaire ou comité spécifique.

Image intitulée Conduire une réunion en utilisant la procédure parlementaire appropriée Étape 3

3. Concevoir un "minutes" document.Le procès-verbal contiendra un examen bref mais complet de la réunion précédente immédiate. Ceci est exceptionnellement important car sans le procès-verbal, les gens peuvent et oublieront ce qui s`est passé à la réunion précédente, surtout s`il y a une longue période qui s`est écoulée entre les deux réunions. La mémoire humaine n`est jamais parfaite. La tâche de prendre le procès-verbal s`oppose généralement au secrétaire de l`organisation, mais ce n`est pas toujours la règle.

Image intitulée Conduire une réunion en utilisant la procédure parlementaire appropriée étape 4

4. Nommer un membre à être un parlementaire, si le président n`est pas déjà. Un parlementaire est une personne qui est très compétente sur vos procédures - alors assurez-vous que la personne a une copie du manuel que vous utilisez. Il y aura une période dans laquelle des questions de procédure surgiront et un parlementaire sera en mesure de rendre une solution rapidement et efficacement si la chaise est incapable de le faire.

Image intitulée Conduire une réunion en utilisant la procédure parlementaire appropriée Étape 5

5. Assurez-vous que les membres comprennent la procédure parlementaire. Si tout le monde qui participe régulièrement ou que des votes sur des problèmes ne comprennent pas les politiques de votre groupe, vous constaterez que la conduite de votre réunion sera impossible.

Conseils

Toute modification de la politique devrait être votée par tous les membres habilités à voter.

Détenir une clinique ou une réunion non commerciale qui encourage les membres à apprendre la procédure parlementaire de votre groupe. Cela aidera à assurer un pied d`égalité pour tous les membres.

Si votre groupe est un organe de gouvernement ou diriger une entreprise majeure, adopte une constitution et des règlements pour votre organisation. Ces documents serviront de "règles de la maison" des affaires qui ne changent pas facilement.

Mises en garde

Les gens peuvent et tenteront de la désapprobation vocale. C`est le devoir de la présidence et de parlementaire de veiller à ce que la désapprobation ne se transformait pas en fiasco digne d`une traînée de parlement infâme. Si vous êtes dit présidentiel et / ou parlementaire, assurez-vous que la procédure parlementaire est correctement utilisée et gardez les combats aux matchs de boxe et de lutte.