Comment convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier

Comment créer une feuille de calcul d`adresse dans LibreOffice Calc à utiliser dans un courrier électronique de LibreOffice Morege. Une fois que vous avez créé votre feuille de calcul et enregistrez-la dans le format approprié, vous devez le connecter à l`auditeur avant de commencer à étiqueter les champs de votre document. Heureusement, LibreOffice Writer est livré avec un outil de création de bases de données rapide qui rend le processus un morceau de gâteau.

Pas

Partie 1 de 3:

Créer la feuille de calcul

1. Ouvrir libreoffice calc. Vous le trouverez dans votre menu Démarrer de Windows ou votre dossier d`applications de Mac. CALC est une application de tableur très similaire à Microsoft Excel et Google Feuilles.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents MAIL Fusion STEP 2

2. Étiquetez vos en-têtes de colonne. Vous voudrez utiliser des titres d`en-tête pertinents tels que Nom, Adresse, Stateandzip, etc. Ces étiquettes doivent entrer dans des cellules séparées de la première rangée de la feuille de calcul.

Il peut être utile d`étiqueter chaque colonne pour la plus petite quantité d`informations possible. Par exemple, au lieu d`une seule colonne appelée adresse, vous pouvez utiliser StreetAddress, State et Zip. Au lieu d`une colonne de nom, vous pouvez faire le prénom et le nom de famille.

Les colonnes d`en-tête réelles doivent être personnalisées à vos besoins.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion du courrier STEP 3

3. Remplir des colonnes avec les données à fusionner. Chaque ligne doit contenir les données pour un contact. Après avoir entré le premier contact sur la première ligne disponible, entrez le prochain contact de la ligne suivante, etc.

Vous n`avez pas besoin d`utiliser de formatage ou de styles spéciaux (tels que l`impression audacieux), car les données seront formatées par votre documentation de la fusion de courrier.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents MAIL Fusion Step 4

4. Enregistrez le fichier comme dans le format de fichier ODF. Le format de fichier ODF se termine par le .Extension de fichier ODS, qui peut sembler un peu bizarre, mais c`est correct. Pour enregistrer la feuille de calcul:

Clique le Déposer Menu en haut à gauche et sélectionnez Enregistrer sous.

Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. Vous devrez vous rappeler cet endroit.

Sélectionner Feuille de calcul ODF (*.ODS) du "Sauvegarder comme type" ou alors "Format" menu déroulant.

Cliquez sur Sauvegarder. À ce stade, n`hésitez pas à fermer l`application de calcul.

Partie 2 de 3:

Connecter la feuille de calcul

1. Ouvrir Libre Writer. Vous le trouverez dans votre menu Démarrer de Windows ou votre dossier d`applications de Mac.

Ne vous inquiétez pas encore de la rédaction de votre lettre ou de votre document, vous connectez simplement les adresses à l`écrivain pour l`instant.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la mission Mail Step 6

2. Ouvrir l`assistant de source de données d`adresse. Cet outil facilite la création d`une base de données à partir de votre feuille de calcul. Pour faire ça:

Clique le Déposer Menu en haut à gauche.

Cliquez sur Assistant au menu.

Cliquez sur Adresse Source de données.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents MAIL Fusion Step 7

3. Sélectionner "Autre source de données externe" et cliquez sur Suivant. C`est la dernière option.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier. Étape 8

4. Clique le Paramètres bouton. le "Créer une source de données d`adresse" la fenêtre apparaîtra.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents MAIL FusionGE STEP 9

5. Sélectionner "Tableur" et cliquez sur Suivant. Cela indique au rédacteur que vous travaillez avec le format de feuille de calcul.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier. Étape 10

6. Sélectionnez la feuille de calcul que vous avez créée et cliquez sur Suivant. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Parcourir bouton, accédez à la feuille de calcul contenant des adresses (finissant par le .Extension de fichier ODS) et double-cliquez sur la feuille de calcul pour la sélectionner.

Pour vérifier que vous avez sélectionné une feuille de calcul pouvant être utilisée, cliquez sur le bouton Raccordement bouton au coin inférieur droit. Vous devriez voir un message indiquant que la connexion a été établie avec succès. Si vous voyez une erreur, vous avez peut-être sélectionné le mauvais fichier ou l`enregistrer au mauvais format.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier. Étape 11

7. Clique le Finir bouton. Maintenant que vous avez connecté la feuille de calcul, vous pouvez commencer à importer les données.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier Step 12

8. Cliquez sur Suivant continuer. Fais ne pas clique le "Affectation sur le terrain" bouton, comme cela ne fonctionnera pas pour votre feuille de calcul.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LIBREOFFICE en une base de données pour les documents MAIL Fusion Step 13

9. Nommez le fichier de base de données (.ODB). Jetez un coup d`œil au nom du fichier dans le "emplacement" champ-le fichier est appelé "Adresses.ODB" par défaut. Vous pouvez garder ce nom si vous souhaitez ou changez-le à autre chose, rappelez-vous de garder le .ODB à la fin du nom du fichier.

Si la "Intégrer cette définition de carnet d`adresses dans le document actuel" la boîte est vérifiée, décochez-la maintenant.

le "Nom du carnet d`adresses" Le champ est la façon dont cette liste d`adresses apparaîtra dans d`autres applications de LibreOffice. N`hésitez pas à changer cela si vous le souhaitez.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents de MAIL Fusion Step 14

dix. Cliquez sur Finir. Votre tableur est maintenant connecté à LibreOffice Writer et prêt à être utilisé dans votre courrier.

La base de données restera disponible pour une utilisation dans les prochaines lettres ou documents de formulaire.

Partie 3 sur 3:

Création de votre document de monge Mail

1. Ouvrez un nouveau document dans l`écrivain de LibreOffice. Si vous avez déjà créé votre lettre de formulaire, une feuille d`étiquette ou votre modèle d`enveloppe, ouvrez-le maintenant.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents MAIL Fusion Step 16

2. Ouvrir le panneau Sources de données. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Vue Menu en haut, puis sélectionnez Source d`information. Vous verrez les valeurs de votre feuille de calcul d`adresse dans le panneau en haut du document. Le panneau restera là pour rendre les choses faciles pour vous.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion Mail Step 17

3. Format le document comme vous l`aimeriez apparaître. Par exemple, si vous écrivez une lettre de formulaire, composez la lettre comment vous souhaitez que cela ressemble.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la mission Mail Step 18

4. Faites glisser les en-têtes de colonne de données vers leurs emplacements correspondants. Les en-têtes de colonne de données sont les étiquettes grises au-dessus des données d`adresse de ce panneau supérieur. Par exemple, si vous composez une lettre et que vous voulez commencer par "Cher (Prénom)," vous tiriez le mot chère, faire traîner le Prénom en-tête de colonne sur l`endroit où vous devez taper un nom, puis tapez une virgule.

Lorsque vous faites glisser une en-tête de colonne vers l`emplacement souhaité, il apparaît avec des supports de triangle de chaque côté (ex:).

Image intitulée Convertir une feuille de calcul de LibreOffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier Step 19

5. Enregistrez votre document. Pour vous assurer que rien n`arrive à votre travail acharné, cliquez sur le bouton Déposer menu et sélectionnez Enregistrer sous. Le fichier doit être enregistré avec le .Extension de fichier ODT, alors sélectionnez Document texte ODF (*.ODT) du "Sauvegarder comme type" ou alors "Format" menu.

Image intitulée Convertir une feuille de calcul LibreOffice en une base de données pour les documents de la mission de courrier Step 20

6. Imprimez votre document. Les étapes pour faire cela varient en fonction de ce que vous impression.

Si vous imprimez une lettre de formulaire, cliquez sur le bouton Déposer menu et sélectionnez Imprimer. On vous demandera si vous souhaitez imprimer une lettre de formulaire-Select Oui quand invité. Si vous ne voulez pas imprimer des lettres pour toutes les personnes dans la liste des adresses, tenez la Ctrl (PC) ou Commander (Mac) Touche lorsque vous cliquez sur ceux que vous souhaitez imprimer. Cliquez sur d`accord, puis imprimez comme vous le souhaitez.

Si créer des étiquettes, allez à Déposer > Nouveau > Étiquettes, Sélectionnez la base de données, la table et les champs. En bas, sélectionnez le type de papier d`étiquette que vous imprimez à (e.g., Avery A4) et d`autres préférences d`étiquettes supplémentaires, puis cliquez sur Sauvegarder. De là, sur le Option onglet, cliquez sur Synchroniser les contenus, et alors Nouveau document Pour créer votre feuille d`étiquette. Vous pouvez ensuite imprimer ce document si nécessaire en sélectionnant Déposer > Imprimer.

Comment convertir une feuille de calcul de libreoffice en une base de données pour les documents de la fusion de courrier

Pas

Conseils