Comment faire un mail fusionné

Thiswill vous apprend à faire une fusion de courrier dans Microsoft Office ou OpenOffice.org. Mail Fusionne est une fonctionnalité super pratique qui vous permet de personnaliser automatiquement un document pour chaque destinataire. Il est envoyé à. De cette façon, vous n`avez pas à modifier individuellement le document pour chaque destinataire. C`est un énorme gain de temps, et il est vraiment facile de faire! Les étapes ci-dessous vous dirigeront à travers tout le processus étape par étape.

Pas

Méthode 1 de 3:
Préparation
  1. Image intitulée Do un mail fusion étape 1
1. Construire un fichier de données. Cela peut être un fichier de feuille de calcul, un fichier de base de données ou même un document texte avec le formatage approprié. Les fichiers de feuille de calcul sont les plus couramment utilisés: ce guide suppose que vous utilisez une feuille de calcul.
  • Votre fichier de données doit avoir toutes les informations qui devront passer de la copie à la copie. Par exemple, si vous écrivez une lettre de formulaire, votre fichier de données contiendra les noms et éventuellement les adresses de chacun que vous avez l`intention d`envoyer la lettre à.
  • Mettez un élément d`information dans chaque cellule le long d`une ligne, de sorte que chaque type d`informations (prénom, nom de famille, honorifique, etc.) est dans sa propre colonne.
  • Faire des noms de colonnes sensibles. Mail Fusionne lit les données dans les colonnes. Il suppose que la première entrée de chaque colonne d`informations est le nom général de ce type d`informations, utilisez donc des noms qui ont un sens pour vous.
  • Par exemple, démarrez une colonne de prénoms en tapant «prénom», puis mettez tous les prénoms ci-dessous. Lorsque vous êtes demandé quel champ pour insérer dans votre lettre, vous verrez «Prénom» comme option et rappelez-vous ce qui est contenu dans cette colonne.
  • Les utilisateurs de Microsoft Office qui utilisent également Outlook pour leur adresse e-mail peuvent utiliser leur carnet d`adresses Outlook en tant que fichier de données, si désiré.
  • Image intitulée Do un mail fusion étape 2
    2. Enregistrez le fichier de données. Enregistrez-le quelque part, vous pouvez le trouver facilement et le nommer quelque chose que vous vous souviendrez facilement.
  • Image intitulée Do un mail Fusion Stegge 3
    3. Écrivez votre document principal. C`est le document que vous insérerez des informations dans. Par exemple, si vous écrivez une lettre de formulaire, le document principal est la lettre. Tout article que Mail FusionGE remplira pour vous (tels que les noms) doit être laissé vide pour l`instant.
    • Méthode 2 de 3:
    Mail fusionné dans MS Office
    1. Image intitulée Do un mail fusion étape 4
    1. Ouvrez le volet de tâches de la fusion de courrier. De votre document principal, cliquez sur le volet pour l`ouvrir. Si vous ne le voyez pas, ouvrez le menu Outils et sélectionnez Mail Fusionner dans la liste.
  • Image intitulée Do un mail fusion Étape 5
    2. Répondre aux questions de MS Office. L`outil de mail de fusion au bureau a quelques étapes conçues pour rendre votre vie plus facile en fusionnant vos fichiers plus intelligemment et avec précision.
  • Commencez par le dire quel type de document vous écrivez. Cliquez sur le meilleur ajustement, puis cliquez sur Suivant.
  • Dites-lui quel "document de départ" (document principal) que vous souhaitez utiliser. Si vous avez suivi ces étapes, vous devriez pouvoir sélectionner "Utiliser ce document." Cliquez sur Suivant.
  • Image intitulée Do un mail fusion STEG 6
    3. Choisissez le fichier pour fusionner. Ceci est le fichier de données que vous avez créé précédemment. Sélectionnez le bouton radio approprié et cliquez sur Suivant pour rechercher le fichier et connectez-le à votre document principal.
  • Si vous préférez utiliser votre carnet d`adresses Outlook, cliquez plutôt sur cette option.
  • Image intitulée Do un mail fusion étape 7
    4. Choisissez quelles données utiliser. Bureau vous permet de sélectionner ou de désélectionner des lignes d`informations à mesure que vous voulez. Cela vous permet de choisir les éléments d`informations dans le fichier de données que vous souhaitez fusionner dans le document principal, rendant le fichier de données plus utile au fil du temps, car vous l`utilisez pour diverses choses différentes. Quand vous êtes satisfait, cliquez sur Suivant.
  • Les données peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de chaque colonne. Cela peut être utile si vous devez rechercher rapidement une nouvelle information.
  • Image intitulée Do un mail fusion étape 8
    5. Insérer des champs de données. À la page suivante du volet de tâches, vous serez invité à écrire votre document si vous ne l`avez pas déjà fait et présenté avec une gamme d`options pour insérer des données du fichier dans le document.
  • Insérez un champ de données en plaçant le curseur où le champ ira, puis cliquez sur le bouton approprié sur le volet de tâches pour l`insérer là-bas.
  • Vous pouvez supprimer des champs de données égarés ou en double en appuyant sur la touche DELETE, la même chose qu`une lettre ou un numéro ordinaire.
  • Les options de préréglage changent légèrement en fonction du type de document que vous avez dit au bureau que vous écriviez. Bureau fait de son mieux pour remplir les informations appropriées des données que vous le donnez. Par exemple, si vous écrivez une lettre de formulaire professionnelle, vous pouvez voir une option pour insérer un bloc d`adresse, qui inclut le premier et le nom de chaque destinataire et une adresse complète, soigneusement organisée sur quelques lignes.
  • Certaines des options de préréglage ouvriront des fenêtres supplémentaires pour vous permettre de remplir les informations appropriées. Ceux-ci sont tous plus ou moins simples et faciles à comprendre.
  • Si vous utilisez un préréglage et qu`il ne semble pas pouvoir trouver les bonnes informations, cliquez sur le bouton marqué «Fonctions des champs» pour enseigner au programme lequel de vos noms de champ correspond à ses noms standard. Par exemple, vous pouvez le montrer qu`il devrait utiliser la catégorie "Nom de famille" de votre fichier de données pour remplir "Nom" Données dans un bloc d`adresse.
  • Pour utiliser vos propres champs, cliquez sur "Plus d`options."Vous serez capable de voir les noms que vous avez donnés à chaque colonne et de les utiliser à la place.
  • Image intitulée Do un mail fusion étape 9
    6. Vérifiez vos lettres. Mail FusionGe n`affiche pas les informations spécifiques dans les champs que vous appliquez sur votre document principal jusqu`à ce que vous l`imprimez, mais Office propose une fonction de prévisualisation qui vous permet de vérifier et de vous assurer que les informations apparaissent correctement en fonction de la fonctionnalité. champs de votre document. N`hésitez pas à l`utiliser jusqu`à ce que vous soyez convaincu que tout est en ordre.
  • Image intitulée Do un mail fusionné étape 10
    7. Terminer la fusion. L`écran final du volet de tâches de fusion de courrier vous informe que tout en place, et il est prêt à imprimer vos documents. Un ensemble d`informations apparaîtra par document imprimé et le programme imprimera autant de copies qu`il existe des ensembles d`informations.
  • Si vous souhaitez effectuer des modifications individuelles à des lettres spécifiques, vous pouvez également le faire à partir de cet écran Panneau de tâches en cliquant sur "Modifier les lettres individuelles" en premier.
    • Méthode 3 sur 3:
    Mail Fusionner à OpenOffice.org
    1. Image intitulée Do un mail fusion étape 11
    1. Créer une base de données. Dans OpenOffice.Org, un fichier de base de données est toujours requis pour un mail fusion- Cependant, vous pouvez toujours créer vos données dans une feuille de calcul d`abord.
    • Dans votre document principal, ouvrez le menu Fichier et choisissez de créer un nouveau fichier de base de données.
    • Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l`option "Connecter à une base de données existante". Dans le menu déroulant, sélectionnez "tableur", puis cliquez sur Suivant.
    • Sur l`écran suivant, OpenOffice direct.org dans le fichier de feuille de calcul que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez choisir si le mot de passe protège ou non la base de données en cochant la case sous l`emplacement du fichier. Cliquez sur Suivant quand vous êtes prêt.
    • Sur cet écran, choisissez si vous souhaitez enregistrer la base de données pour faciliter l`accès plus tard et décider si vous souhaitez ou non ouvrir le fichier de base de données pour le modifier maintenant. (Vous n`aurez probablement pas à si vous venez de créer le fichier de feuille de calcul.) Cliquez sur Terminer pour enregistrer la base de données.
    • Assurez-vous de donner à la base de données un nom que vous pouvez facilement rappeler.
  • Image intitulée Do un mail fusion STEG 12
    2. Insérez vos champs. Maintenant que vous avez lié vos informations à une base de données que OpenOffice.Org peut comprendre, c`est une question simple d`utiliser cette base de données pour la fusion de courrier, tant que vous savez où regarder.
  • Dans le menu Insertion, sélectionnez "Champs", puis sur "Autre..."Du sous-menu. Alternativement, vous pouvez taper Control-F2.
  • Sur la fenêtre qui apparaît, cliquez sur l`onglet "Base de données".
  • Cliquez sur le bouton Parcourir dans la partie inférieure droite de la fenêtre et trouvez le fichier de base de données que vous venez de créer.
  • Une fois votre base de données sélectionnée, elle apparaîtra dans la liste intitulée «Sélection de la base de données» sur le côté droit de la fenêtre.
  • Dans la liste "Type" situé sur le côté gauche de la fenêtre, sélectionnez "Champs de fusion de courrier."
  • Cliquez sur le + En regard de votre base de données et un fichier de tableur doit apparaître sous le dessous de celui-ci. Cliquez sur le + en regard de cette, et vous verrez les noms de champs que vous avez choisis lorsque vous avez créé votre feuille de calcul.
  • Sélectionnez le champ que vous souhaitez insérer et cliquez sur Insérer pour placer le champ dans votre document principal.
  • N`oubliez pas de placer le curseur où vous souhaitez que votre champ soit inséré avant de vous insérer, ou vous devrez couper et coller pour la déplacer vers la bonne position.
  • Comme au bureau, les champs de texte sont traités comme des caractères alphanumériques de votre document principal. Vous pouvez les déplacer avec la barre d`espace et les supprimer avec la touche DELETE.
  • Image intitulée Do un mail fusion étape 13
    3. Terminer la fusion. Vérifiez tous les champs pour un placement approprié. Lorsque vous êtes prêt, imprimez votre document principal. Mail Merge imprimera une copie pour chaque ensemble d`entrées dans le fichier que vous avez fusionné dans le document.

    • Conseils

    Les programmes de traitement de mots ont souvent des modèles que vous pouvez utiliser pour créer des documents primaires.
  • Assurez-vous de casser les champs dans les termes les plus spécifiques possibles. Par exemple, vous pouvez utiliser le titre de courtoisie (M., Madame., Miss), prénom et nom de famille pour le nom. C`est trois champs pour les noms, alors utilisez trois colonnes séparées avec un type de champ dans chaque colonne.
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