4 façons de développer un système d`inventaire

Un système d`inventaire efficace est un élément indispensable de toute opération de vente au détail ou de fabrication. L`objectif principal d`un système d`inventaire de détail est de conserver avec précision un nombre de produits, de fournitures et de matériaux physiques stockés dans un entrepôt ou un stockage. Une fois établi, un système d`inventaire peut être utilisé pour contrôler et maintenir les marchandises stockées, en veillant à ce que l`inventaire ne soit pas perdu de détérioration ni de vol.

Pas

Méthode 1 de 4:

Développer le système de stockage pour faciliter le comptage

1. Organiser les produits inventoriés avec les compteurs à l`esprit. L`efficacité d`un système d`inventaire dépend fortement de la précision avec laquelle les articles inventoriés sont comptés. Le comptage inexact des produits ou des marchandises provoque souvent des divergences dans la comptabilité, le suivi des ventes, la surveillance et la sur-production, entre autres questions. Un système de stockage inefficace affectera également considérablement le coût de suivi des stocks en augmentant le temps nécessaire pour compléter le processus.

Concentrez-vous sur la facilité d`accès à votre inventaire, séparé et compter. Travailler sur la visibilité, la facilité d`étiquetage et une organisation simple afin que vos compteurs puissent accéder rapidement à chaque article.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 2

2. Envisager des exigences de stockage. Calculer les dimensions physiques doivent stocker votre inventaire. Cela pourrait être un entrepôt entier ou un petit placard, en fonction de la taille de vos produits ou matériaux et votre volume de vente. Vous devez également envisager des conditions spéciales requises pour le stockage, telles que la température ou le contrôle de l`humidité.

Il peut également y avoir des lois fédérales ou fédérales dictées sur la manière dont vous êtes tenu de stocker certains types d`inventaire, en particulier pour les articles dangereux ou contrôlés.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 3

3. Concevoir des étagères de stockage pour fournir une ligne de vision claire à chaque article. Organiser les produits stockés de sorte que les responsables de la prise d`inventaire puissent facilement accéder à chaque élément. Étiqueter tout afin qu`il puisse être facilement reconnu et que l`inventaire peut être placé dans la zone appropriée.

Choisissez et configurez des étagères et des bacs de stockage en fonction du type d`inventaire que vous allez stocker. Considérez la taille requise, la hauteur et les attributs spéciaux des bacs ou des étagères lorsque vous choisissez le vôtre.

Par exemple, réfléchissez à la quantité d`étagère pleine de votre inventaire et de choisir un système de rayonnages qui répond ou dépasse cette exigence de poids.

N`oubliez pas que l`inventaire maintenu sur des étagères de magasin doit également être compté dans un système d`inventaire.

Vous pouvez également utiliser la machine à installer pour améliorer la facilité d`utilisation. La masse fait référence à la mise en place de l`inventaire de manière efficace. Par exemple, les éléments qui sont typiquement expédiés ensemble peuvent être placés les uns aux autres dans l`entrepôt.

De plus, des stocks doivent être configurés de manière à ce que l`inventaire avec le chiffre d`affaires le plus élevé soit le plus accessible. La marche doit être planifiée à partir du début, puis révisée dans le temps pour tenir compte des nouveaux éléments et des modifications de la demande ou des opérations. Idéalement, la gale devrait être repensée hebdomadaire ou même quotidienne.

Vous devriez également envisager de vous débarrasser des objets rarement vendus et obsolètes le plus rapidement possible. Les chances qu`ils vendront sont faibles et souvent, ces articles vous coûtent plus à stocker que ce qu`ils apporteront.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 4

4. Considérons un système de code à barres. Si vous avez une grande quantité d`inventaire, vous aurez besoin d`une bonne manière de suivre votre inventaire sans vous référer à chaque article par son nom. Le moyen le plus simple de le faire est via un système de codes à barres. Obtenez un scanner que vous pouvez utiliser pour analyser votre inventaire et pour effectuer des chiffres d`inventaire. Cependant, si vous avez très peu d`articles ou de types d`articles, vous pourrez peut-être utiliser un système visuel simple. Vous pouvez ensuite passer à un système de code à barres si votre système visuel devient trop consommé de temps ou inexact.

Assurez-vous que le scanner est conçu pour votre environnement. Par exemple, un hôpital pourrait avoir besoin de scanners pouvant être stérilisés.

Vous aurez également besoin d`une imprimante de code à barres pour étiqueter des étagères ou des espaces où l`élément avec ce code à barres est stocké.

Si vous exécutez une petite opération, vous pouvez également choisir de simplement télécharger une application permettant de transformer les téléphones mobiles de vos employés en scanners.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 5

5. Formatez un tableur d`inventaire pour servir de dossier maître de chaque inventaire pris. Ouvrez une feuille de calcul dans un programme comme Excel, Pages ou Google Feuilles pour commencer. Construisez vos catégories à l`aide de colonnes dans une feuille de calcul, répertoriant vos éléments d`inventaire dans la page en rangées. Un système d`inventaire efficace devrait inclure les catégories de rubrique de colonne suivantes:

Utilisez une colonne intitulée "Date de comptage" Pour enregistrer la date actuelle.

Utilisez le "Quantité précédente" colonne pour enregistrer la quantité de cet élément du dernier compte.

Utilisez le "Quantité sur la main" colonne pour enregistrer le nombre total de comptes pour chaque élément.

Inclure une unité de mesure.

Utilisez le "Description du produit" colonne pour fournir une description du ou des articles comptés.

Utilisez le "De construction" colonne pour représenter la quantité d`éléments requis à la main pour répondre à la demande projetée.

Utilisez le "Montant vendu" colonne pour représenter la quantité d`éléments vendus au cours de la période antérieure.

Utilisez le "Coût du pourcentage de ventes" colonne pour représenter le coût de chaque article en pourcentage du coût du total des ventes.

Utilisez le "Montant pour produire ou réorganiser" colonne pour produire automatiquement le nombre d`éléments à acheter ou à produire pour répondre à la demande de la prochaine période de vente.

Vous pouvez également utiliser des logiciels comptables tels que QuickBooks ou Peachtree pour gérer vos niveaux d`inventaire.

Méthode 2 sur 4:

Réconcilier l`inventaire physique à l`inventaire du livre

1. Entrez les données pour chaque catégorie dans les colonnes appropriées de la feuille de calcul. Soustrayez le montant vendu du montant commandé pour établir le "de construction." Puis soustrayez le montant à portée de main de la quantité de la quantité de "de construction" déterminer le montant correct pour ajuster l`inventaire de la période à venir. N`oubliez pas d`entrer des données pour tous les types d`éléments d`inventaire, y compris les matières premières et les composants.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 7

2. Ajustez les données pour le retrait des stocks. Rétrécissement des stocks signifie simplement des pertes d`inventaire lors des opérations commerciales régulières. L`inventaire peut être perdu en raison du vol, de l`obsolescence, de la détérioration ou des dommages. Le retrait des stocks tiendra compte de la différence entre un nombre d`inventaire physique et le nombre d`inventaire dernier enregistré dans les livres. Si vous reconnaissez un retrait avant de prendre l`inventaire, assurez-vous de l`enregistrer immédiatement dans votre tableur d`inventaire immédiatement.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 8

3. Inventaire séparé et obligations administratives. La gestion des stocks nécessitera à la fois une gestion physique des stocks tels que le comptage d`inventaire et les tâches de circulation et d`administration, telles que le dépôt de la documentation et de la comptabilité appropriées. Dans les grandes entreprises, ces processus seront probablement gérés par des départements ou des équipes distincts. Cependant, même dans les plus petites entreprises, vous devriez avoir une personne différente de gérer de chaque côté. Cela réduit le risque de vol.

Méthode 3 sur 4:

Prendre des stocks à intervalles réguliers

1. Entraînez vos agents d`inventaire. Les personnes travaillant sur vos systèmes d`inventaire et d`inventaire sont l`aspect le plus critique de votre système d`inventaire. S`ils sont non formés ou incertains de l`OMS sont censés effectuer une action, votre efficacité et votre précision de la gestion des stocks souffriront. Former vos employés sur tous les aspects du processus de gestion des stocks, y compris ce qui doit être fait à chaque point, qui doit le faire et comment il devrait être documenté. Si nécessaire, écrivez ces politiques afin que les employés puissent se référer à un guide. Cela aidera à prévenir la frustration et la mauvaise gestion des stocks.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 10

2. Effectuer des chiffres d`inventaire quotidiennement, hebdomadaires ou mensuels. La fréquence avec laquelle l`inventaire est prise aura une influence significative sur la précision d`un système d`inventaire. Quel que soit le type d`opération, cependant, certains types d`opérations nécessiteront des intervalles d`inventaire plus réguliers que d`autres. Par exemple, un concessionnaire automobile n`exigera pas nécessairement la même fréquence des intervalles d`inventaire en tant que grands magasins ou opération de service alimentaire.

Se concentrer sur les articles les plus critiques d`abord. Diviser vos articles en trois catégories en fonction de la fréquence qu`ils vendent.

Par exemple, essayez de définir vos éléments de haute priorité comme ces éléments constituant 80% de vos ventes. Ensuite, vous pouvez créer des catégories de priorités moyennes et de faibles priorités pour les articles vendus moins fréquemment.

Une fois que vous l`avez fait, vous pouvez concentrer la grande majorité de vos efforts sur vos éléments de haute priorité. Cet effort comprend le comptage, la prévision des ventes et la réorganisation.

Une fois que cela est fait, vous pouvez utiliser l`excédent de temps pour vos éléments de priorité moyenne et basse. Cela vous évitera de la durée de perte de temps sur des objets peu performants.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 11

3. Deux comptoirs prennent des comptes d`inventaire. Cela peut réduire considérablement la quantité d`erreur humaine lors de la prise de compte physique d`articles inventoriés. Imprimez des feuilles d`inventaire papier qui correspondent à l`enregistrement maître d`utilisation pour prendre l`inventaire physique.

Avoir un individu effectuer le compte physique en appelant les nombres à haute voix.

L`autre compteur entrera dans les chiffres dans le champ approprié dans la feuille de calcul de l`inventaire maître, comme on l`appelle.

Cependant, cela ne doit pas nécessairement être fait en même temps. L`inventaire peut simplement être pris deux fois par des individus différents.

Les chiffres peuvent alors être comparés pour assurer la précision de l`inventaire pris.

Méthode 4 sur 4:

Améliorer la gestion des stocks

1. Analyser les données d`inventaire. Vous pouvez améliorer votre gestion des stocks en analysant des informations d`inventaire. Plus précisément, vous pouvez travailler pour comprendre la quantité d`inventaire que vous devez transporter à un moment donné et quand vous devriez commander plus. Commencez par calculer votre coût quotidien des produits vendus en divisant votre coût annuel ou trimestriel des produits vendus au nombre de jours ouverts pendant cette période. Ensuite, divisez votre valeur actuelle de l`inventaire par ce montant. Le résultat est votre période d`investissement moyen des stocks.

Ce chiffre représente combien de temps il faut pour que votre inventaire acheté soit converti en vente, en moyenne.
Vous pouvez alors travailler pour réduire ce chiffre en commandant une plus petite quantité d`inventaire ou en fonctionner pour obtenir des paiements plus rapides des clients.
Vous pouvez également trouver votre inventaire au ratio de vente en divisant votre valeur d`inventaire par vos ventes pour le mois. Suivre cette valeur au fil du temps pour voir si elle augmente ou diminue.
Un inventaire croissant au ratio de vente signifie que vous achetez trop d`inventaire, tandis qu`une diminution signifie que vous devriez acheter plus.

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 13

2. Optimiser vos niveaux d`inventaire. Les niveaux d`inventaire doivent être gérés efficacement et conservés au niveau correct afin de maximiser les bénéfices et de réduire la perte. Trop d`inventaire augmente le risque d`obsolescence, de dommages et de détérioration tout en gardant suffisamment de moyens de perte de possibilités de vente. Pour optimiser votre inventaire, commencez par les projections de vente en fonction des périodes précédentes. Ensuite, ajustez les tendances et la saisonnalité. Par exemple, si vous ressentez plus de ventes à l`automne que le reste de l`année, vous voudrez peut-être adapter votre inventaire pour ces mois.

Image intitulée Développer un système d`inventaire STEP 14

3. Mettre en œuvre un logiciel de gestion des stocks. Lors de l`utilisation d`un tableur d`inventaire pourraient fonctionner pour une petite entreprise, toute sorte d`entreprise de grande ou haute valeur aura besoin d`un logiciel de gestion d`inventaire dédié. Ces programmes vous permettent de gérer des stocks, des commandes et d`autres données tout en fournissant des analyses et suivis utiles. Idéalement, votre système peut intégrer à votre autre logiciel commercial pour créer un système unifié et automatiser certaines de vos opérations.

Forfaits logiciels de gestion des stocks de recherche en ligne pour en trouver un qui correspond à vos besoins. Les fournisseurs populaires incluent Oracle et SAP.

Votre choix de logiciel dépendra de vos besoins spécifiques (volume, type d`inventaire, etc.), votre budget et votre temps de conversion (combien de temps vous pouvez épargner pour mettre en œuvre une nouvelle technologie).

Image intitulée Développer un système d`inventaire Étape 15

4. Faire des efforts pour réduire la perte. Le retrait des stocks est généralement petit mais peut finaliser en représentation d`une perte substantielle si elle n`est pas systématiquement réduite. Travaillez pour empêcher le vol en utilisant la sécurité autour de votre entrepôt ou vos zones de stockage. Réduisez le vol dans votre magasin en installant un système de caméra et en gardant sur les yeux sur des clients suspects. Vous pouvez également configurer un système d`alarme répondant aux étiquettes ou à des étiquettes RFID sur vos articles.

Réduire le vol potentiel des employés en limitant l`accès aux zones de produits à ceux qui doivent absolument être là.

Réduire les pertes de détérioration en restant au-dessus de vos pratiques de comptage d`inventaire. N`oubliez pas de faire du vélo à l`envers des stocks plus anciens lors de l`inventaire des rayonnages.

Comment développer un système d`inventaire

Pas