Comment bookked: 12 étapes (avec photos)

La comptabilité, comme la comptabilité, est l`un des maux nécessaires de la gestion d`une entreprise. Malgré ce que beaucoup peuvent penser, ces deux termes font référence à différents processus. La comptabilité, comme il sera discuté ici, il convient de simplement collecter des enregistrements de dépenses et de revenus, puis de publier ces transactions à un grand livre. La comptabilité est le processus qui suit la comptabilité et implique de convertir les informations dans le grand livre en métriques et rapports utiles. Heureusement, la comptabilité est plus simple des deux et peut être apprise en suivant les étapes simples ci-dessous.

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Partie 1 de 3:

Établir un système

1. Décider du type de système à utiliser. La partie la plus importante de la comptabilité est cohérente. Vous ne voulez pas perdre des reçus, oubliez de enregistrer les transactions ou d`enregistrer la même transaction deux fois, car cela pourrait provoquer une fausse déclaration de la santé financière de votre entreprise. Le moyen le plus simple d`éviter ces erreurs en établissant un système cohérent pour les deux transactions d`enregistrement dans les journaux et en les saisir dans le grand livre.

Ce système peut être aussi compliqué qu`un registre de caisse filaire qui se nourrit d`un logiciel de comptabilité ou aussi simple qu`une boîte pleine de recettes et de notes. Cela dépendra du montant des transactions que votre entreprise effectue quotidiennement ou hebdomadaire.

2. Utiliser un logiciel de comptabilité. Le moyen le plus simple de s`assurer que vos transactions sont enregistrées de manière fiable consiste à investir dans un programme comptable comme QuickBooks, Freshbooks ou Expension. Celles-ci nécessiteront beaucoup de conjectures d`enregistrement de différents types de transactions et de présenter vos informations clairement. Beaucoup de ces programmes sont disponibles gratuitement ou en tant que essai gratuit pour une durée limitée.

3. Utiliser une feuille de calcul. Pour un système plus manuel, essayez de configurer une feuille de calcul pour enregistrer les transactions. Cela peut être fait manuellement, avec des journaux de transaction physique ou sur l`ordinateur avec un programme de tableur. Le formatage de ces journaux est à vous, mais il devrait inclure les éléments suivants, au minimum:

Nom du fournisseur / acheteur

Numéro de compte

Type de dépenses / revenus (e.g. Fournitures de bureau, matières premières)

Date de réception de la facture / créée

Montant dû / payé

4. Être cohérent. Pour tout système que vous utilisez, assurez-vous de saisir régulièrement vos données de transaction et de la même manière à chaque fois. Il s`agit d`être sûr que les transactions ne sont pas négligées et que vous avez la photo la plus à jour de la santé financière de votre entreprise. En outre, il est judicieux d`établir un calendrier régulier pour transférer des informations provenant des journaux au grand livre, peut-être sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

Partie 2 de 3:

Enregistrement des transactions correctement

1. Utilisez la même méthode de comptabilité pour toutes les entrées. Les deux types de comptabilité sont les méthodes comptables en espèces et comptables. En substance, la méthode de trésorerie enregistre les transactions lorsque la trésorerie réelle change de mains, comme lorsqu`un client paie un article ou lorsque vous payez une dépense. La méthode de la comptabilité comptabilise toutefois des transactions lorsque cette transaction se produit, par exemple lorsque des dépenses sont engagées ou lorsqu`un client achète un élément (mais pas nécessairement lorsque l`argent change de main pour la transaction). Quelle méthode que vous choisissez dépendra de vos propres objectifs et stratégies commerciales.

2. Comparez les deux méthodes de comptabilité. La méthode de comptabilité en espèces est plus couramment utilisée dans les petites entreprises car elle donne une représentation précise du solde de l`encaisse de la société. Au fur et à mesure que l`entreprise grandit, cependant, il peut devenir moins important de connaître le solde en espèces exact de la Société et de se concentrer à la place de sa santé actuelle. C`est là que la méthode d`accumulation entre. En suivant les dépenses lorsqu`elles se produisent et en revenus lorsqu`elles sont gagnées, plutôt que de payer pour, la méthode d`exercice annule les effets des retards de paiement pour déterminer la santé financière de la société.

3. Décider de quelle méthode utiliser. Juscialement, une entreprise peut choisir soit une méthode de comptabilité tant que la société compte moins de 5 millions de dollars de revenus chaque année, soit si elle vend des produits au public comporte moins d`un million de dollars de recettes brutes (tous les revenus). Toute entreprise avec des revenus sur ces niveaux est requise, par la loi, d`utiliser la méthode de la comptabilité.

Pour plus d`informations sur le choix d`une méthode de comptabilité, voyez comment décider entre l`argent et la comptabilisation de la comptabilité de votre entreprise.

4. Utilisez la comptabilité à double entrée. De nombreuses petites entreprises commettent l`erreur d`utiliser une comptabilité unique. C`est-à-dire qu`ils n`enregistrent que des transactions comme des mouvements d`argent vers ou à partir d`un seul compte. Cependant, chaque transaction commerciale a lieu sur au moins deux comptes et doit être enregistrée en tant que telle pour la précision. Ceci est appelé comptabilité à double entrée. Cela vous permet de voir exactement où votre argent vient de et où ça va.

Par exemple, un achat d`inventaire utilisant de l`argent serait enregistré comme une augmentation de l`inventaire et une diminution du compte de trésorerie. Alternativement, une vente de cet inventaire à un client payant de crédit serait enregistrée comme une diminution de l`inventaire et une augmentation des comptes clients.

Dans le monde de la comptabilité, ceux-ci seraient enregistrés en utilisant les conditions officielles, en tant que débits et crédits à divers comptes.En tant que comptable, cependant, il est le plus important que vous utilisiez un système cohérent qui a du sens pour vous.

5. Enregistrer des transactions dans des journaux. Au début, les transactions ne doivent être entrées que dans des journaux quotidiens ou hebdomadaires, en fonction de votre volume de transaction. Ces entrées comprendront des informations sur la transaction, y compris l`acheteur / vendeur, le montant, la date et le type de transaction. Plus tard, ces informations seront classées et ajoutées au grand livre. Cependant, pour l`instant, il est seulement important d`enregistrer les informations pour une utilisation ultérieure. Les entrées doivent être effectuées conformément à la méthode de comptabilité choisie par la société (en espèces ou au comptabilisation).

L`introduction du logiciel de comptabilité a rendu le processus en deux étapes de revues et de livres presque obsolètes. Le logiciel mettra automatiquement à jour le grand livre, ce qui facilite le processus de saisie simplement les transactions comme elles se produisent. Cependant, certaines entreprises choisissent toujours d`utiliser la méthode du journal-directeur.

Partie 3 sur 3:

Poster des transactions à un grand livre

1. Transactions séparées en comptes. La meilleure façon de suivre vos transactions est de les séparer de différents comptes dans le grand livre. En commençant par des comptes définis et en ajoutant ou soustrayant d`eux avec chaque transaction, vous obtenez une image plus claire de l`argent qui arrive et allait. Ces comptes peuvent être aussi génériques comme des ventes ou certains types d`inventaires spécifiques. Par exemple, il peut être raisonnable qu`un garage automatique réserver un compte complet pour l`inventaire pétrolier. Les comptes varieront entre les entreprises, mais au minimum doivent couvrir ce qui suit:

En espèces
Comptes reçus (argent dû par les clients payant sur crédit).
Comptes payables (argent que vous devez aux fournisseurs).
Ventes (les revenus que vous faites des opérations primaires).
Inventaire
Coût des ventes (fournitures que vous achetez pour la production ou votre entreprise).
Dépenses salariales (salaires).
L`équité des propriétaires (le montant que les propriétaires ont mis dans l`entreprise).
Gains retenus (profits réinvestis dans la société).

2. Poster des transactions régulièrement. La fréquence à laquelle vous posterez la transaction vers le grand livre des journaux dépendrez de votre volume de transaction. Il peut être quotidiennement, hebdomadaire ou même mensuel. Cependant, cela devrait être fait de manière cohérente pour vous assurer que vous n`êtes pas soudainement submergé par le travail à la fin d`une période comptable. Encore une fois, le logiciel de comptabilité vous aidera à rester au courant de ces processus.

3. Analyser vos comptes de grand livre. Les comptes de grand livre sont principalement utiles pour quantifier la santé financière de la société. Alors que les vrais rapports financiers sont mieux laissés à des comptables professionnels, tout le monde peut comparer des comptes de grand livre à créer des comparaisons simples ou des rapports. Par exemple, comparez les ventes à des dépenses pour obtenir une idée générale de la façon dont votre entreprise a récemment. De toute évidence, si les ventes sont plus élevées que les dépenses, vous faites un profit. Pour des rapports plus complexes, tournez vers un comptable ou un programme de comptabilité.

Pour plus d`informations sur la publication d`un grand livre et de créer des rapports simples, voir Comment écrire un grand livre de comptabilité.

Vidéo.

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Conseils

Assurez-vous de payer vos fournisseurs quelques jours avant le délai de paiement, que ce soit 30 jours ou une période plus longue. Cela vous donnera une marge de manœuvre si vous oubliez de payer ce jour-là et de vous mettre de bonnes conditions avec les fournisseurs.

Si la comptabilité commence à prendre trop de temps pendant que votre entreprise grandit, c`est peut-être une bonne idée de louer de l`aide. L`embauche d`un comptable instruit vous permettra d`acquérir une image plus complète et plus précise de la santé financière de votre entreprise.

Comment compter sur la comptabilité

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