Comment contrôler l`inventaire: 13 étapes (avec photos)

L`un des aspects les plus difficiles de la gestion d`une entreprise est d`apprendre à gérer efficacement votre inventaire afin que vos clients ont besoin et que vous voulez sans avoir trop d`excès, ce qui peut être un gaspillage d`argent. Qu`il s`agisse de décider et de votre commande, de la commande, de garder un nombre précis de vos produits, ou de savoir comment gérer l`excédent et les pénuries, sachant comment contrôler l`inventaire aidera à assurer le succès de votre entreprise.

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Évaluer votre inventaire

1. Comprendre les objectifs de tout système de contrôle des stocks. Un système de contrôle des stocks devrait accomplir trois objectifs clés. Sachant que ces objectifs sont utiles pour vous permettre de savoir si votre système actuel est efficace, si cela peut être amélioré, ainsi que la manière dont elle peut être améliorée.

Votre système devrait vous faire savoir ce qui est dans votre inventaire à tout moment.
Votre système devrait avoir un moyen de détecter et de mettre à jour les modifications de votre inventaire.
Votre système devrait impliquer un plan pour la quantité d`inventaire à commander et à conserver, ainsi que de redémarrer.

Image intitulée Control Inventory Step 2

2. Investissez dans le logiciel de gestion des stocks. La première étape du contrôle de l`inventaire consiste à être profondément consciente de la quantité d`inventaire que vous avez à tout moment, quel type d`inventaire que vous avez disponible, où l`inventaire est situé et comment cela change au fil du temps. Aujourd`hui, il existe de nombreuses applications logicielles pouvant aider dans ce processus.

Assurez-vous de passer du temps à la recherche du marché des logiciels. Il existe de vastes critiques en ligne et des analyses sur tous les packages disponibles, et ces critiques peuvent vous informer si le logiciel répond à vos besoins spécifiques. Si vous commencez simplement, obtenez un logiciel de gestion des stocks intégré dans un logiciel de comptabilité. Cela vous permet de conserver toutes vos informations financières dans un programme, ainsi que de la coordonner.

Pensez à utiliser QuickBooks ou Peachtree. Ce sont des programmes de logiciels comptables, mais ils disposent également de fonctionnalités de gestion des stocks qui peuvent vous aider à garder une trace de votre inventaire, et ils sont livrés avec une base de données centrale pouvant s`assurer que tout le personnel a coordonné des informations.

Pos Head est un programme logiciel de gestion d`inventaire libre qui peut être très utile pour les petites entreprises de détail.

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3. Créer des étiquettes claires. Chaque élément de votre inventaire doit avoir un numéro d`article, une quantité et une description de base qui inclut le nom du fournisseur et les autres détails importants. Cela facilite l`identification précisément de ce que l`article est. Par exemple, si vous commandez des chemises dans des boîtes contenant 12 chemises, la boîte doit avoir une étiquette qui inclut le numéro d`article pour la chemise, la quantité (12) et une description.

Cela facilite le suivi en vous assurant que vous savez ce que chaque boîte contient et combien il contient.

Si vous avez des quantités approfondies d`inventaire, examinez un système de suivi du code à barres. Cela vous permettra de placer un code à barres sur chaque élément, ce qui permet au personnel de numériser rapidement, d`identifier et de transférer des informations d`inventaire dans n`importe quel logiciel que vous utilisez. Ceci est une alternative aux étiquettes manuelles.

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4. Effectuer un premier comte de votre stock d`inventaire. Même si vous utilisez des logiciels, il est important pour un inventaire physique occasionnellement. Cela commence par effectuer un premier comte de votre stock d`inventaire. Vous voudrez commencer par créer une feuille de calcul qui a chaque numéro d`article, suivi des colonnes indiquant la quantité.

Vous compterez simplement tous les articles disponibles que vous avez, ainsi que leurs quantités.

Si vous utilisez des logiciels, vous souhaitez ajouter votre inventaire de départ au logiciel. Vous devrez ajouter le numéro d`article, les informations d`achat, ainsi que le fournisseur. Cela ajoutera l`élément au logiciel et lorsque vous achetez des stocks à partir de maintenant, le logiciel mettra automatiquement à jour l`inventaire. Il déduira de l`inventaire lorsque des ventes sont effectuées.

Faire des comptes physiques sont importants pour que votre logiciel soit précis. Un nombre physique protège également contre le retrait et l`obsolescence inconnus.

L`inventaire doit être compté régulièrement, mais peut compter sur un processus statistique ou compter ces éléments qui déplacent le plus ou le plus précieux.

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Mise à jour de votre inventaire

1. Mettez à jour manuellement votre inventaire. Le logiciel de gestion des stocks peut être un moyen utile de garder une trace de votre inventaire car elle met automatiquement à jour vos enregistrements d`inventaire car de nouvelles ventes et achats sont entrés dans le logiciel. Il est toutefois important de disposer d`un système de surveillance manuelle de votre inventaire afin de pouvoir vérifier la précision du logiciel (ou si vous optez pour ne pas utiliser de type de logiciel).

Vous voudrez choisir un intervalle de temps pour vérifier régulièrement votre inventaire par inspection visuelle et un compte physique. Cela dépendra de la rapidité avec laquelle votre inventaire se déplace.
Vous voudrez alors acquérir une liste de tous les nouveaux achats d`inventaire pour cette période (par exemple, une semaine), ainsi qu`une liste des ventes survenues au cours de la semaine (qui représente le départ de l`inventaire).
Vous allez ensuite prendre votre feuille de comptage initiale d`inventaire et faire un compte complet de tous vos stocks. Votre inventaire actuel devrait être égal à ce que le comte la semaine dernière était, moins toutes les ventes de la semaine, ainsi que les nouveaux achats d`inventaire.

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2. Stocker les documents mis à jour de manière organisée. Assurez-vous de stocker vos chèques hebdomadaires (ou quelle que soit la période de temps que vous avez choisie) dans des dossiers ou des liants soignés organisés selon le mois. De cette façon, si vous avez besoin de données d`inventaire pour une semaine donnée, vous pouvez le trouver facilement. Il est également utile au cas où votre comptable a besoin d`informations.

Vous voudrez également vérifier les informations de votre compte manuel avec tout logiciel que vous utilisez avant de choisir de le stocker. Les niveaux d`inventaire dans le logiciel et à partir de votre chèque manuel doivent être égaux. Si ce n`est pas le cas, il est possible que des informations incorrectes soient entrées dans le logiciel, cet inventaire a disparu ou que vous avez commis une erreur lors de votre compte manuel. Dans ce cas, vous devriez le refaire.

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3. Avance à une méthode de gestion des stocks de points de vente (POS) Une fois que votre taille d`entreprise augmente suffisamment pour avoir besoin d`une forme de contrôle des stocks plus sophistiquée. Le contrôle de l`inventaire du point de vente est traité, car le nom le suggère, au point de vente, ce qui signifie que le registre de caisse ou l`ordinateur que vous utilisez pour le départ à votre entreprise conserve le nombre de votre inventaire. Il vous permet d`exécuter des rapports à la fin du jour ouvrable, le mois, la période de rapport des ventes, ou tout autre délai impérié.

Si votre entreprise a un très grand inventaire et si de nombreuses ventes sont effectuées tout au long d`une journée, un système de point de vente peut vous permettre de suivre votre inventaire en temps réel. Ces systèmes sont typiquement des ordinateurs exécutant un logiciel de point de vente, qui disposent d`une imprimante de reçu et d`un tiroir caisse. Ces systèmes mettent automatiquement à jour votre inventaire chaque fois qu`une transaction est effectuée, tout en vous aidant à notifier lorsqu`un redressement est nécessaire ou lorsque les fournitures sont en cours d`exécution.

Lorsque vous magasinez pour un système de point de vente, gardez à l`esprit que vous devriez rechercher la facilité d`utilisation et la fonctionnalité de base au début, puis vous concentrez sur l`ajout de fonctionnalités plus avancées lorsque votre entreprise se développe.

Vous pouvez relier le logiciel de point de vente avec votre logiciel de gestion d`inventaire ou de comptabilité afin que chaque fois qu`une vente soit effectuée, votre logiciel de comptabilité est automatiquement mis à jour.

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Maintenir le bon niveau d`inventaire

1. Analyser les données de vente. L`objectif de la gestion des stocks est de suivre la demande et cela signifie que vous aurez besoin d`un stock suffisant pour répondre à vos ventes projetées. Si vous êtes en affaires pendant une période de temps, vous pouvez utiliser des ventes historiques pour prédire approximativement les ventes futures. Si vous êtes nouveau, vous voudrez baser vos prévisions de vente sur le type d`entreprise que vous êtes, votre emplacement, d`autres entreprises de la taille similaire de votre région / industrie, ainsi que sur tous les contrats ou clients que vous avez déjà sécurisés.

Vous voudrez examiner à quel point chaque type de produit se vend sur une base mensuelle et vous permettra de commander suffisamment d`inventaire pour couvrir ce montant plus certains inventaires supplémentaires au cas où il y a plus de demande que prévu.
Combien de fois votre commande dépend de la nature de votre entreprise. Votre entreprise est-elle sujette aux augmentations rapides et à la diminution de la demande? Si tel est le cas, vous voudrez peut-être garder un inventaire supplémentaire pour être prudent.

Image intitulée Défendez-vous dans une action de fraude de courtier en stock Étape 7

2. Décider combien de stock pour commander et garder. Combien de stock vous gardez et combien vous commandez dépend de votre niveau de vente, du type de stock et de la quantité d`espace que vous avez disponible.

Si votre inventaire est composé d`articles périssables ou si vous avez des niveaux d`espace bas, vous voudrez examiner vos données de vente antérieures et vous garantir un peu plus que cela pour répondre à la demande projetée, plus toute croissance potentielle. La gestion des stocks est très importante si vous avez peu d`espace ou d`articles périssables, et vous souhaitez surveiller de près les niveaux pour être sûr de ne pas manquer. Vous voulez toujours choisir des fournisseurs fiables qui peuvent vous obtenir votre inventaire rapidement et à temps.

Si vous avez une entreprise de livraison fiable pour votre stock et qu`ils sont capables de livrer fréquemment, vous pouvez réduire votre stock arrière.

Si vos articles ne sont pas périssables et si vous avez l`espace, vous pouvez envisager de tirer parti des réductions en vrac en achetant plus d`inventaire. C`est une approche utile si vos ventes sont difficiles à prédire, si elles fluctuent fortement, et si vos produits ne sont pas sur un marché où les préférences changent rapidement.

Image intitulée Touche de la peur des investissements surmontez l`étape 12

3. Considérer les délais de commande et de livraison. Un autre facteur à garder à l`esprit est la rapidité avec laquelle vos articles peuvent vous livrer après votre commande. Par exemple, si cela prend une semaine pour que votre commande d`un certain article soit livrée, vous voudrez probablement commander de plus grandes quantités de l`article à avoir sur place afin que vous n`ayez pas épuisé pendant que vous attendez la prochaine livraison. Si, toutefois, les articles peuvent être livrés le lendemain, vous savez que vous pouvez rapidement reconstituer l`inventaire de la diminution et ne pas avoir besoin de garder autant de backstock.

Image intitulée Inventaire de contrôle Étape 10

4. Choisissez un point de rétroviseur. Votre objectif est de toujours avoir suffisamment d`inventaire pour répondre à la demande des clients, tout en ne portant pas trop d`inventaire, car cela lie inutilement votre capital inutilement. Pour vous assurer que vous avez le bon niveau de stock à tout moment, vous devez savoir quand redonnez-vous.

Une approche consiste à spécifier un niveau de stock minimum, à quel point vous commandez toujours. Par exemple, vous ne laisseriez jamais que votre approvisionnement de chemises tombe en dessous de 100. Dès que cela le ferait, une nouvelle commande se produit.

Cela garantit que vous ne manquez jamais. Pour les produits qui se déplacent rapidement ou que vous risquez de déplacer rapidement un niveau minimum supérieur. Si vous êtes une entreprise saisonnière, vous voudrez peut-être augmenter ce niveau minimum pendant quelques mois à l`époque de l`année que vous voyez un boost saisonnier.

Image intitulée Inventaire de contrôle Étape 11

5. Organiser d`avoir quelques "Stock de Sécurité" Pour vous faire passer des pénuries d`événements inattendus. Par exemple, si vous transportez des articles principalement des articles météorologiques froids, portez plus d`éléments spécifiques nécessaires en cas de gros événements météorologiques hivernaux. Ce stock de sécurité (ou tampon) empêchera les pénuries pouvant survenir entre lorsque vous passez une commande et lorsque vous le recevez.

La quantité de stock de sécurité Vous devez dépendre de la perspective de votre entreprise de changer rapidement de demande, ainsi que de la période de l`année si vous êtes une entreprise saisonnière.

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6. Envisager d`utiliser une agence de gestion des stocks extérieure. Ceci est particulièrement utile si vous êtes un grand détaillant ou si vous avez besoin d`un bon nombre d`inventaires pour la fin de l`année ou pour la fin d`une grande saison de vente. L`agence comptera votre stock complet, écrivez la réorganisation et enlevez même la marchandise indésirable pour renvoyer au fabricant par un arrangement prédéterminé avec votre entreprise.

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