Comment contester une lettre de facturation (avec des images)

Si vous possédez une petite entreprise, vous êtes habitué à recevoir des factures de fournisseurs ou d`autres personnes à qui vous achetez des biens ou des services. En tant qu`individu privé, vous pourriez également recevoir des factures si, par exemple, vous avez des travaux de rénovation à votre domicile. Typiquement, ces factures sont précises et vous payez le montant dû. Mais parfois, vous recevez une facture qui n`est pas correcte - peut-être que cela vous facture plus que le montant que vous avez accepté, ou cela inclut des biens ou des services que vous n`avez pas reçus. Si vous avez besoin de contester une facture, ce faisant le plus tôt possible est la clé du maintien de la bonne volonté que vous avez construite avec le fournisseur et d`assurer des transactions plus douces à l`avenir.

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Partie 1 de 3:

Évaluer le problème

1. Examinez la facture que vous avez reçue de près. Même si vous n`avez pas de doute, la facture est incorrecte, regardez-la à nouveau et assurez-vous que vous le lisez correctement.

Si vous avez des factures antérieures de la même entreprise, comparez celles avec la facture actuelle et notez toutes les différences. Ceux-ci pourraient aider à révéler la source du problème. Par exemple, la Société n`a peut-être pas à noter le paiement de la facture précédente et incluait les deux totaux de la facture actuelle. Dans ce cas, fournir une preuve de paiement espère résoudre le problème.

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2. Vérifiez vos livres ou d`autres enregistrements. Comparez la facture à vos propres dossiers pour calculer le montant de la différence.

Par exemple, si la société prétend que vous n`avez pas payé une facture, vous devez inclure une copie du chèque annulé que vous avez envoyé en tant que paiement. Tous les autres documents que vous avez tels que les confirmations de courriels générés automatiquement ou les relevés bancaires indiquent que le paiement effréné pourrait également être utile pour prouver votre position.

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3. Revoir votre contrat. Si vous avez un contrat écrit avec la société qui a envoyé la facture, vérifiez le contrat pour connaître la méthode convenue de résolution des différends.

Le paiement repose sur votre réception des biens ou des services sous une forme compatible avec le contrat. Si la société vous facturez des biens ou des services que vous n`avez pas reçus, vous ne devez pas le paiement dans le contrat.

Votre contrat peut également inclure des délais pour fournir une notification d`une facture disputée. Par exemple, votre contrat pourrait dire "Toutes les factures sont considérées correctes et acceptées si le fournisseur n`est pas informé d`un différend dans les 10 jours suivant la réception."

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4. Appeler la société. Avant d`écrire une lettre officielle à la société, appelez le numéro de contact indiqué sur la facture pour exclure une erreur simple.

Soyez calme et courtois au téléphone et indiquez que vous avez une question sur la facture que vous avez reçue. Permettre au représentant de la société d`expliquer la facture à vous. Si vous contestez une de ses informations, direz-lui que le montant qu`elle a indiqué ne correspond pas à vos dossiers.

Gardez à l`esprit que le différend pourrait être une simple erreur de bureau ou un chiffre égaré ou un point décimal. Si l`erreur peut être corrigée au téléphone, demandez à la personne avec laquelle vous parlez d`envoyer une facture corrigée.

Si vous arrivez à une résolution par téléphone, envoyez immédiatement une lettre écrite à la société confirmant l`accord conclu par téléphone. Ne comptez pas sur des déclarations ou des accords effectués jusqu`à ce que vous ayez une confirmation écrite de l`accord ou avez reçu une facture corrigée.

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5. Recueillir des preuves pour soutenir votre demande. Si vous avez des recettes ou d`autres enregistrements qui sauvegardent votre conflit que la facture est incorrecte, faites-en des copies à envoyer à l`autre société.

Par exemple, supposons que la société vous facturait 45 unités, mais vous n`avez reçu que 20 unités. Les recettes d`emballage que vous avez pour les 20 unités supporteraient votre position.

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6. Recherche de la société. Si vous n`avez pas travaillé avec la société depuis très longtemps, cela vaut peut-être votre temps de déterminer si d`autres clients ou entreprises ont eu des problèmes similaires.

Par exemple, vous pouvez vérifier avec le Bureau Meilleur Business, qui domese des plaintes des consommateurs et d`autres entreprises. Si d`autres ont eu des problèmes similaires, déterminez si et comment ils ont pu résoudre leur différend.

Partie 2 de 3:

Écrire votre lettre

1. Utiliser un format d`entreprise approprié. Imprimez votre lettre sur le papier à en-tête de la société, si possible et formatez votre lettre de manière appropriée.

Si vous êtes un particulier privé, vous pouvez créer votre propre papier à en-tête professionnel en utilisant l`un des modèles disponibles dans la plupart des applications de traitement de texte.
Vous pouvez généralement trouver des modèles en ligne ou dans une application de traitement de texte qui vous permettra de créer rapidement et facilement votre lettre en entrant les informations applicables dans les champs pré-formatés.
Inclure la date de la lettre et les méthodes par lesquelles vous l`envoyez - surtout si vous envoyez des doublons de la lettre en utilisant différentes méthodes.

Pour la ligne d`objet de la lettre, résumez le but de la lettre et référence la date de la facture, le numéro de référence de la société sur la facture, ou les deux. Par exemple, vous pourriez écrire: "Objet: Confert de facture 99537, daté du 7 octobre 2015."

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2. Accuser réception de la facture. Commencez votre lettre en identifiant la facture que vous écrivez sur et remerciez la société de l`envoyer.

Si vous contestez la facture entière, indiquez simplement que vous différendez la facture dans son intégralité, puis continuez avec les raisons de votre différend.

Si une partie du montant de la facture n`est pas en litige, vous voudrez peut-être aller de l`avant et envoyer un paiement à ce montant. Si vous faites cela, laissez-les savoir devant.

Par exemple, vous pourriez écrire: "Je reçois votre facture datée du 7 octobre 2015 et merci pour la même chose. Couché s`il vous plaît trouver un chèque de 157 $.49 En tant que paiement complet du montant incontesté dû."

Lorsque vous signez votre chèque, envoyez-le en utilisant le libellé tel que "Ce chèque est en totalité et est une satisfaction complète et finale de [Facture]." Identifiez la facture à l`aide de la date à laquelle il a été facturé ou le numéro de référence fourni. Si la société encaisse ou dépose votre chèque, le montant a été accepté comme paiement complet.

Faire cela peut résoudre le différend car si vous avez suivi plus tard le montant restant que vous contester, vous pouvez soulever l`endossement comme défense affirmative.

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3. Expliquez la base de votre différend. Si vous joignez des documents pour prendre en charge votre réclamation, reportez-leur à eux dans le corps de la lettre, puis joignez une copie.

Être bref et coller aux faits. Vous devez également vous abstenir de faire des accusations ou de déduire que la société tente de vous tromper d`une manière ou d`une autre. Traitez simplement la matière comme une simple erreur qui peut facilement être corrigée - même si vous avez des raisons de croire que ce n`est pas le cas.

Si la société vous envoie une facture pour des biens qui n`ont pas encore été livrés, fournissez cette raison et indiquez que vous allez payer pour les marchandises lorsqu`elles sont reçues.

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4. Mentionnez tous les appels téléphoniques ou d`autres conversations que vous avez eues. Si vous avez parlé à des employés de la société ou à la personne à qui vous avez adressé la lettre, votre lettre devrait ensuite adresser ces conversations.

Par exemple, vous pourriez écrire: "J`ai parlé à Sharon dans votre bureau des comptes clients le 8 octobre et elle a indiqué que je devais vous contacter à propos de cette question." Même si on vous a dit que la facture était correcte et qu`il n`y avait pas d`erreur, ne fournissez pas ces informations dans la lettre - cela ne donne que la personne la capacité de cacher derrière l`employé avec qui vous avez déjà parlé plutôt que de regarder dans la matière personnellement.

Si vous n`avez pas pu rejoindre personne, vous devriez également mentionner cela et continuer avec l`attitude que ce n`est probablement qu`une simple erreur ou malentendu.

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5. Demander à la société de prendre des mesures pour corriger le problème. Une fois que vous avez décrit votre différend avec la facture, énumérez des spécificités sur la manière dont vous souhaitez que le problème résolu et fournisse à l`entreprise une date limite pour répondre.

Donnez à l`entreprise une période raisonnable pour résoudre le problème - une semaine à 10 jours à compter de la réception de votre lettre devrait suffire.

À ce stade, vous n`avez pas à menacer de menacer une action spécifique si la question n`est pas résolue en votre faveur. Il suffit de simplement dire que vous poursuivrez d`autres options si votre date limite n`est pas satisfaite.

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6. Signer la lettre. Conclure votre lettre sur une note ferme mais cordiale, et inclure votre nom imprimé, votre position dans votre entreprise et vos coordonnées directes.

Assurez-vous de le lire et de le vérifier pour les fautes de frappe ou d`autres erreurs avant d`imprimer et de le signer. Vérifiez tous les numéros ou calculs contre vos enregistrements.

Au bas de votre lettre, énumérez les documents que vous joignez pour soutenir votre position.

Une fois que vous avez finalisé et signé votre lettre, effectuez au moins une copie pour vos dossiers avant de l`envoyer à la société.

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7. Envoyer votre lettre. Une fois que vous avez signé votre lettre, envoyez-la avec des boîtiers dès que possible après que vous ayez reçu la facture.

Tandis que vous avez généralement 30 jours pour informer une entreprise d`une dispute, dans certains cas, vous avez beaucoup moins de temps. Par exemple, des États tels que Delaware nécessitent un préavis de contestation d`une facture de construction dans les 7 jours suivant la réception ou la facture est légalement considérée comme acceptée pour le montant énumété dans la facture.

Vous voudrez peut-être envoyer la lettre par fax ou par courrier électronique. Si vous envisagez de l`envoyer à l`aide de plusieurs méthodes, assurez-vous que cela est noté sur la lettre puisqu`il sera probablement reçu en dernier.

Envisagez d`utiliser un courrier certifié ou un service de livraison privé tel que FedEx ou UPS afin que votre entreprise ait reçu votre lettre.

Partie 3 sur 3:

Prendre de nouvelles mesures

1. Suivi après votre date limite. Si vous avez donné à la Société une date limite pour résoudre le problème et n`a pas entendu parler de personne à cette date, tenez-y en appelant à suivre ce jour-là.

En fonction de la gravité de la divergence, vous voudrez peut-être envisager de mettre fin à votre relation avec la société s`ils ne sont pas disposés à travailler avec vous pour résoudre le différend.
Si, d`autre part, vous avez entendu parler de la société et ils ne veulent pas compromettre sur la question et insistent sur la facture est correcte, vous devrez peut-être poursuivre d`autres moyens pour résoudre le problème.

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2. Envisager d`embaucher un avocat. Si la société refuse de vous gérer ou si vous ne recevez aucune réponse à votre lettre, un avocat pourrait peut-être obtenir un meilleur résultat pour vous.

Un avocat peut également vous conseiller de vos options légales si l`autre société vous poursuivez pour le montant contesté.

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3. Contactez le conseil d`administration de l`État ou l`agence. Si l`individu ou la société qui vous factuit est réglementée ou autorisée par une agence d`État, cette agence peut avoir des procédures en place pour résoudre les différends similaires à ceux.

Par exemple, si vous êtes un propriétaire et que vous avez un différend sur une facture, vous avez reçu de l`entrepreneur général qui a travaillé sur des rénovations à votre domicile, vous pourrez peut-être déposer une plainte auprès de la Commission de l`entrepreneur de la construction de votre État. Prenez note que des États tels que l`Oregon exigent de fournir un avis écrit anticipé à l`entrepreneur indiquant spécifiquement votre intention de déposer une plainte auprès de la Commission, au moins 30 jours avant de déposer la plainte.

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4. Envoyer une autre lettre. Le contenu de votre deuxième lettre variera en fonction de la réponse que vous avez reçue de votre premier, mais devrait généralement suivre le même format avec une tonalité plus forte et plus ferme.

Référencez votre lettre précédente et toutes les conversations ou correspondance que vous avez eues avec la société dans l`intervalle, puis réitérer votre position et tout document que vous avez attaché à la lettre originale.

Si vous avez un contrat écrit, référez les méthodes décrites dans le contrat de résolution des différends et indiquer votre volonté de respecter ces termes.

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5. Suggérez la médiation. Surtout si vous avez un contrat écrit qui inclut une clause de médiation, envisagez d`utiliser un médiateur neutre et tiers pour vous aider à venir à un compromis.

La médiation offre un moyen plus rapide et moins coûteux de résoudre un différend par rapport à un procès, vous encourageant à trouver une solution qui fonctionne pour les deux parties.

Selon le contexte de votre différend de facturation, vous pourrez peut-être trouver des services de médiation gratuitement. Par exemple, la Commission d`amélioration de l`habitat du Maryland offre un programme de médiation libre pour les propriétaires et les entrepreneurs de la construction.