Comment faire de la comptabilité pour une petite entreprise (avec des images)

La comptabilité est l`acte d`enregistrer vos transactions commerciales quotidiennes. Vous devrez enregistrer l`argent de sortir ainsi que de l`argent à venir. Parce que la documentation est la clé, vous devrez vous organiser. Maintenez les reçus, les factures et les chèques annulés. Portez une attention particulière à votre petite caisse et n`oubliez pas de réconcilier vos comptes au moins une fois par mois.

Pas

Partie 1 de 4:

Configuration de vos comptes payables

1. Enregistrer la preuve des frais d`entreprise. Les comptes payables sont le montant de l`argent que vous devez d`autres personnes pour les dépenses d`entreprise. Si vous achetez des stocks ou des fournitures, vous devrez alors collecter la preuve des dépenses. Vous aurez également besoin de ces informations plus tard au temps fiscal. Enregistrez ce qui suit:

factures
Reçus
relevés bancaires
Déclarations de carte de crédit
preuve de paiement
Toute autre preuve documentaire

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2. Mettre en place une feuille de calcul ou un grand livre. Vous aurez besoin de créer une feuille de calcul électronique ou un grand livre sur un morceau de papier. Si vous ne voulez pas faire cela vous-même, vous pouvez acheter des logiciels de comptabilité.

Pensez à passer à un système automatisé lorsque vous recevez plus de deux factures par jour ou vos dépenses augmentent rapidement.

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3. Créer des colonnes pour les informations nécessaires. Vous inclurez les informations suivantes sur votre feuille de calcul ou votre grand livre. Créez donc une colonne pour chacun:

Nom du fournisseur

numéro de compte

Type de dépense (E.g., Fournitures de bureau, Services professionnels, etc.)

date que vous avez reçu la facture

montant que vous devez

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4. Poster des informations quotidiennement. Il est important de ne pas négliger les comptes payables et oublier de les inclure sur votre tableur. Prenez l`habitude de poster des informations quotidiennes.

Si vous avez peu de dépenses, vous voudrez peut-être publier uniquement chaque semaine ou mensuelle, mais il est essentiel que vous vous souveniez de développer une routine.

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5. Payer vos factures en temps opportun. N`oubliez pas de payer des factures fréquemment - sur une base hebdomadaire est idéal. N`attendez pas la date d`échéance. Au lieu de cela, donnez-vous quelques jours avant la date limite.

Payer des factures tôt est un bon moyen de maintenir des relations efficaces avec vos fournisseurs.

Cependant, si vous avez été embauché par une entreprise pour travailler en tant que comptable, vous payez à temps, c`est une nécessité de maintenir votre emploi.

Partie 2 de 4:

Configuration de vos comptes clients

1. Créer un modèle de facturation. Vous voulez que votre facture soit claire afin que les clients paient aussi vite que possible. Incluez les informations suivantes sur votre facture:

Vos coordonnées de votre entreprise
votre logo d`entreprise (le cas échéant)
Les termes de paiement clairs, tels que "le paiement étant dû dans 30 jours de la date de la facture"
Détail sur les détails de votre service
heures travaillées
Le nom d`un chèque doit être établi (particulièrement important si vous opérez sous un nom commercial fictif)

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2. Enregistrer une preuve de paiement et d`autres documents. Tout comme vous documentez vos dépenses, documentez également vos comptes clients. Tenir sur les points suivants et Créer des copies électroniques si possible:

factures

chèques annulés

Autre preuve de paiement

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3. Créer une feuille de calcul ou un grand livre. Vous avez besoin de quelque chose pour entrer vos informations de créance sur les comptes sur. Choisissez une feuille de calcul ou un livre de grand livre. Envisagez également d`utiliser des logiciels. Vous pouvez utiliser le même logiciel pour les comptes clients que vous utilisez pour les comptes payables.

Si vous recevez 5-10 factures par semaine, vous devriez envisager d`automatiser le système.

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4. Insertion de colonnes pour les comptes clients. Configurez des colonnes pour les informations suivantes sur votre feuille de calcul ou votre grand livre:

nom du client

Date de facturation

numéro de facture

montant dû

date d`échéance

Montant passé

Date de paiement a été reçu

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5. Poster des informations à vos livres régulièrement. Prenez l`habitude de rester au-dessus des montants que vos clients vous devez. Vous devriez poster des comptes à recevoir régulièrement, qui dépendront de la taille de votre entreprise. La clé est d`obtenir dans une habitude cohérente afin que vous n`oubliez pas.

Si vous recevez plusieurs factures par jour, postez-vous quotidiennement une bonne idée.

Cependant, si vous n`avez que quelques grandes factures par mois, vous voudrez peut-être poster mensuellement ou hebdomadaire.

Néanmoins, si vous publiez des comptes payables quotidiennement, vous devriez avoir l`habitude de passer en revue les comptes clients en même temps.

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6. Suivi des retards de paiement. Un comptable doit également suivre les clients qui n`ont pas payé en temps opportun.<> Vous devrez envoyer lettres appropriées Dire au client leur facture est due.

Si vous trouvez que les clients ne paient pas l`entreprise, vous voudrez peut-être parler avec le propriétaire de donner aux clients plus d`options pour effectuer le paiement. Par exemple, l`entreprise pourrait accepter les cartes de crédit.

Partie 3 sur 4:

Documenter la petite caisse

1. Établir le solde de départ. Vous pouvez rapidement perdre une trace de l`endroit où votre petite caisse est allé si vous ne conservez pas d`enregistrements précis. En conséquence, commencez par un premier équilibre. Assez petit que vos employés ne se sentent pas tentés de le voler, mais suffisamment grandes pour pouvoir couvrir des dépenses raisonnables.

La plupart des petites entreprises peuvent se débrouiller avec 50-200 $ en petite caisse.

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2. Nécessiter des reçus. Garder des dossiers soignés de ce que la petite caisse est dépensée. Exiger que vos employés fournissent des reçus de tous les achats effectués à l`aide de PETITY CASH. Demandez à un dossier où vous stockez les reçus et obtenez l`habitude d`organiser des recettes sur une base hebdomadaire.

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3. Créer un journal. Vous devriez également garder un journal avec vos reçus. Vous avez besoin du journal car tous les achats n`auront aucun reçu. Sur le journal, enregistrez le montant pris de PETITY CASH et de ce qui est passé sur. Entrez les informations immédiatement.

Par exemple, si vous avez pris 20 $ pour acheter de nouveaux stylos pour le bureau, vous devez entrer les informations dès que vous supprimez l`argent de la petite caisse. Si vous avez de l`argent laissé, enregistrez-vous que vous retournez de l`argent à la petite caisse.

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4. Reconstituer en écrivant un chèque à vous-même. C`est un bon moyen de documenter les transferts d`argent. Vous pouvez conserver une copie du chèque annulé qui indique quel compte vous avez transféré de l`argent de. Ne prenez pas seulement de l`argent de votre propre portefeuille et de la décharger dans la petite caisse.

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5. Entrez des informations de petite caisse avec précision sur votre bilan. Pensez à la petite caisse pour être un atout sur vos états financiers. Ne négligez pas de l`enregistrer avec précision. Bien que les montants puissent sembler petits, ils peuvent ajouter rapidement une petite entreprise.

Partie 4 sur 4:

Réconcilier vos comptes

1. Gardez les guichets pour tous les comptes financiers. Vous pouvez avoir plusieurs comptes bancaires d`affaires. Par exemple, les petites entreprises ont généralement un compte courant pour payer des factures et un compte d`épargne pour économiser de l`argent pour payer une taxe sur l`emploi indépendant. Vous devez également créer un grand livre ou une feuille de calcul pour chacun de vos principaux comptes.

Garder ce grand livre vous permettra de surveiller l`état actuel de votre entreprise. Vous n`aurez pas à attendre que le relevé bancaire mensuel puisse voir si votre entreprise est insolvable ou florissante.

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2. Réconcilier vos livres. Vous devez vous assurer que votre enregistrement mensuel des dépenses est la même qui apparaît sur vos enregistrements bancaires. Cela signifie analyser votre relevé bancaire et vos comptes pour vous assurer que les mêmes transactions apparaissent sur chaque.

La réconciliation est un bon moyen d`attraper des erreurs - le vôtre ou la banque. Si la banque fait une erreur, vous pouvez les contacter. Partagez la documentation que vous avez (reçus, chèques annulés).

Vous pouvez également attraper une activité frauduleuse avec la réconciliation. Par exemple, un employé aurait pu retirer de l`argent du compte courant sans vous dire.

Effectuer la réconciliation mensuelle. Si vous attendez trop longtemps, ce sera plus difficile à réconcilier. En outre, vous n`aurez pas attraper des transactions frauduleuses en temps opportun.

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3. Rencontrer le comptable. Vous devrez peut-être rencontrer le comptable de la société une fois par mois pour aller sur les livres. Le comptable peut identifier tous les enregistrements qui ne sont pas clairs ou inexacts, et vous pouvez en parler.

Conseils

À un moment donné, vous devrez peut-être engager un comptable ou externaliser votre fonction de comptabilité à quelqu`un d`autre. Vous devriez demander à d`autres propriétaires d`entreprise qu`ils utilisent pour un comptable et qu`ils recommandent la personne. Il y a des fournisseurs de comptabilité en ligne que vous devriez rechercher.

Lorsque vos revenus s`élevaient supérieurs à 1 million de dollars, vous devrez peut-être engager un comptable interne pour votre entreprise.

Le u.S. L`administration des petites entreprises (SBA) offre une introduction en ligne gratuite au cours de comptabilité:https: // sba.GOV / Outils / SBA-Learning-Center / Formation / Introduction - Comptabilité.