Comment comptabiliser les paiements anticipés: 9 étapes (avec des images)

La réception et la comptabilisation des paiements anticipés d`un client est une tâche qui nécessite une attention particulière à la manière dont les entrées sont effectuées dans les enregistrements comptables d`une entreprise.Le processus implique généralement de qualifier le type de paiement reçu, puis de compléter les publications sur le grand livre afin qu`une fois que les biens et services liés au paiement soient facturés, ce paiement peut être appliqué correctement. Bien que le processus exact varie légèrement sur la base de la manière dont la société utilise de près les principes comptables généralement reconnus, quelques étapes spécifiques sont très susceptibles d`être utilisées lors de l`affichage de ces paiements anticipés.

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Partie 1 de 3:

Classer le paiement anticipé

1. Qualifier le type de paiement anticipé. Cela dépend de la livraison ou non des biens ou des services. Le paiement anticipé est classé comme des revenus gagnés si le paiement est destiné aux biens et services partiellement ou complètement livrés au client, mais n`a pas encore été facturé.

Le paiement avancé est classé comme des recettes non gagnées si le paiement doit être effectué pour des biens et des services qui seront livrés et facturés à une date ultérieure, car le vendeur n`a pas encore fourni d`avantages à l`acheteur.

Image intitulée Compte de paiement anticipé Étape 2

2. Créer un compte spécial dans le journal de comptabilité de la société. L`étiqueter "Dépôts de clients" ou alors "Ventes prépayées." Vous pensez peut-être qu`un dépôt client serait un revenu droit, mais que vous "devoir" Le client quelque chose, c`est réellement une responsabilité pour l`entreprise.

Image intitulée Compte de paiement anticipé Étape 3

3. Relate le paiement anticipé à un compte client. S`il s`agit de nouveau client, créez un compte client dans les enregistrements comptables. Le détail des revenus gagnés ou non gagnés doit également être affiché dans ce compte, en attendant d`autres actions telles que le remplissage de la commande et la création de la facture pour cet ordre.

Par exemple, vous créeriez un compte appelé "Technologie Smith Metal."

Partie 2 de 3:

Comptabilisation des dépôts de clients

1. Enregistrez le montant du dépôt du client. Dans votre journal de comptabilité, débitez le compte de trésorerie et crédit Le compte de dépôt du client dans le même montant. Les débits augmentent les dépenses, des actifs tels que la trésorerie ou l`équipement et les comptes de dividendes. Les crédits diminuent ces comptes et augmentent les comptes de responsabilité et de participation.

Par exemple, lorsque Smith Metal Technology effectue une dépôt de 1 000 $, de débit de fonds pour 1 000 $ et des dépôts de crédit à crédit pour 1 000 $.

Image intitulée Compte de paiement anticipé Étape 5

2. Lorsque le travail est terminé, envoyez une facture au client. Note sur la facture Le montant du dépôt précédemment payé et soustrayez-le du montant total dû. Les revenus peuvent être comptabilisés lorsque le travail est terminé et que le client a été facturé, pas lorsque l`argent est reçu.

Par exemple, si la facture totale est de 5 000 $, déduisez le dépôt de 1 000 $ à 4 000 $ due.

Image intitulée Compte de paiement anticipé Étape 6

3. Enregistrez la transaction dans votre journal de comptabilité. Les revenus sont crédités de 5 000 $, les comptes clients sont débités pour 4 000 $ et les dépôts des clients sont débités pour 1 000 $. C`est ainsi que vous enregistrez les revenus de la société - en convertissant un passif (travail dû) en un actif (comptes clients).

Partie 3 sur 3:

Afficher les rapports de la société

1. Publier le paiement anticipé. Ce sera sur le bilan ou le compte de résultat basé sur la classification de paiement (qui repose sur le fait de savoir si un pourcentage du travail / service a déjà été livré). Si classé comme "Revenus non acquis", Le montant peut être affiché au bilan de la société en tant que passif en vertu de l`élément de la ligne de revenu / revenu non gagné. Une notation qui connecte les revenus avec le numéro de compte du client spécifique facilitera la mise en place de la balance une fois que une facture est créée.

Par exemple, au bilan, vous auriez un élément de ligne indiquant les revenus non acquis, la technologie de 1 000 SMITH SMITH, Numéro de compte 589.
Les revenus gagnés peuvent être affichés dans le compte de résultat de la société, une fois qu`une facture a été envoyée.

Image intitulée Compte de paiement anticipé Étape 8

2. Complétez les transactions une fois la facture affichée. Cela déplacera le revenu non gagné du bilan, car il peut maintenant être compté comme un paiement sur un numéro de facture spécifique trouvé dans les comptes ouverts payables et considérées comme une partie des créances pour la période. Le revenu gagné de la même manière peut être déplacé d`un élément de ligne exceptionnel sur le compte de résultat appliqué au solde de la facture.

Le compte de résultat indiquerait "REVENU 5 000 $" Une fois le travail terminé et la facture envoyée.

Image intitulée Compte de paiement anticipé Étape 9

3. Garder de bons dossiers. Des copies papier de tous les documents liés à chaque paiement du client doivent être conservées pendant au moins un an jusqu`à ce que vos comptes aient été audités et que vos taxes ont été déposées. Ensuite, vous pouvez enregistrer la documentation électroniquement pendant au moins sept ans.

Vidéo.

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Conseils

De nombreux logiciels comptables comprennent des processus automatisés pour afficher des paiements anticipés en fonction des principes comptables acceptés. Pour gérer l`affichage, tout ce qui est requis est de saisir le montant du paiement, de la classe informatique en tant que revenu gagné ou non gagné, et de le relier à un client spécifique. Le logiciel apporte ensuite les entrées nécessaires sur les draps et déclarations de comptabilité appropriés.

Des méthodes légèrement différentes peuvent être utilisées dans différentes parties du monde. Une approche appelle à la création de ce que l`on appelle une facture en attente ou à l`avance et énumère le paiement anticipé comme crédit sur cette facture. Une fois que les biens et services ont débité de la facture, le crédit est appliqué et le client reçoit une facture qui reflète un solde zéro ou tout équilibre restant que le paiement anticipé ne couvrait pas.