Comment faciliter une réunion: 15 étapes (avec des images)

Un facilitateur de réunion est responsable de la conduite d`une réunion. En substance, l`objectif du facilitateur est de veiller à ce que la réunion fonctionne bien de l`organisation, de commencer, de finir. Une réunion bien facilitée devrait veiller à ce que tous les objectifs de la réunion soient satisfaits de sa conclusion. Ainsi, un bon facilitateur veillera à ce que tous les participants comprennent le but de la réunion, assurez-vous que tous les besoins des participants sont satisfaits, assurez-vous que la réunion s`écoule sans heurts et assurer une pleine participation.

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Partie 1 de 3:

Jeter les bases pour une réunion réussie

1. La préparation est la clé alors commencez par un agenda. Tandis qu`un facilitateur se fondrait dans des réunions et que leur travail soit facile, il est crucial qu`ils se préparent beaucoup pour les réunions. Commencer par écrire un Ordre du jour. Un bon agenda comprendra des points clés sur la réunion et fournira des détails suffisants Sothat Sothat Savoir où être et à quoi s`attendre.

Notez les périodes de début et de fin des sessions, ainsi que des délais réalistes pour chaque session, afin de garantir que la réunion fonctionnera à temps.
Sélectionnez des sujets qui ont une incidence sur tout le monde assistant à la réunion. Essayez d`obtenir des contributions de ceux qui assistent à la réunion sur les sujets qui garantissent la discussion.
Essayez de poser les sujets comme des questions qui doivent répondre pour stimuler le dialogue dans la réunion.
Notez quel est le but de la discussion. Est-ce pour information, pour résoudre un problème ou prendre une décision?
Spécifiez comment les participants doivent se préparer à la réunion.

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2. Planifiez la liste d`invitation. Cela nécessite un équilibre délicat. S`il y a trop peu de personnes ou trop de personnes présentes, vous risquez de rencontrer une réunion improductive. Vous voudrez inviter uniquement des personnes qui vous aideront à atteindre l`objectif de la réunion. Demandez-vous ce qui suit.

Qui sont les principaux décideurs sur la question?

Qui est le plus informé des informations discutées?

Qui a un intérêt géré dans les sujets?

Qui devra mettre en œuvre des décisions faites?

Certains experts suggèrent que 8 personnes soient invitées à des réunions lorsqu`une décision doit être prise. En revanche, ils suggèrent 18 personnes lorsque le but de la réunion est de réfléchir.

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3. Envoyer les invitations par courrier électronique. L`envoi d`un email est le moyen le plus simple d`inviter vos participants. Votre email devrait fournir une brève introduction à la réunion. Il devrait également inclure la date, l`heure et éventuellement une date limite de RSVP. L`agenda doit être joint à l`e-mail.

Nécessitant un RSVP est facultatif, mais cela vous permettra de préparer une quantité appropriée de matériaux pour tous les participants.

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4. Commencer à penser à ce qu`un bon facilitateur. En réfléchissant à ce qu`un facilitateur fait lors d`une réunion, vous serez bien en position de savoir ce que l`on attend de vous quand il est à votre tour d`exécuter le travail. Un bon facilitateur aura un certain nombre de traits qui l`aide à gérer le temps, les personnes et les opinions différentes. Il est préférable de développer ces traits tôt.

Valeur les gens et leurs idées. Un bon facilitateur transmettra ses propres compliments après qu`un participant a présenté une idée. Dire quelque chose comme "Merci Samantha, ce sont des points très utiles qui nous aident à penser à la question d`une manière différente." En faisant cela, vous veillerez à ce que chaque personne et chaque idée soient entendues et que d`autres auront confiance en vous de parler.

Être sur vos orteils. Vous devrez répondre à un certain nombre de situations différentes lors de réunions. Vous devez penser et répondre rapidement à ces différentes situations. Par exemple, si quelqu`un fournit des conseils significatifs, soyez prompt à les féliciter, puis recherchez immédiatement un autre participant qui cherche à s`appuyer sur cette ligne de pensée. Si quelqu`un soulève un mauvais point qui est hors sujet, cependant, faites de votre mieux pour mettre en valeur le bien dans le commentaire et recherchez un autre participant qui construira ce que vous pensiez bien.

Être bien parlé. Il est important que tout le monde dans la pièce vous comprenne. Vous voudrez parler à un volume raisonnable afin que tout le monde puisse entendre. Articuler clairement et ne pas murmurer ou marmonner. Veillez à utiliser Jargon uniquement si tout le monde à la réunion est familier avec la terminologie.

Partie 2 de 3:

Fixer la scène pour la réunion

1. Planifiez l`emplacement et organisez les meubles. Vous devrez déterminer si la réunion sera en face à face, une réunion virtuelle à travers des écrans ou une combinaison des deux. Selon le format de la réunion, vous devrez vous assurer que tous les meubles et matériels sont en place, y compris des chaises, des tables et des écrans de projecteur. Il existe plusieurs façons possibles de mettre en place des meubles pour une réunion.

Une installation ronde aidera à la discussion des réunions orientées.
Un cadre avec des chaises en rangées est bon pour établir un orateur comme objectif principal. Cette configuration fonctionne bien lorsque l`objectif principal est de transmettre des informations plutôt que de rechercher une discussion.
Une installation de théâtre présente une table à l`avant de la pièce et permet à un panneau de haut-parleurs de s`asseoir devant. Les participants vont s`asseoir en rangées devant les haut-parleurs du panneau comme dans un format de cours.
Une installation de classe a des tables devant les rangées de chaises permettant aux participants de prendre des notes pendant que l`orateur reste au centre de la réunion.
Utilisez la configuration en forme de U pour les réunions où vous souhaitez que les participants se voient et interagissent en cas de besoin.
Configurez des chaises en cercle avec vous au centre des réunions destinées à être ouvertes et participatives.

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2. Fournir des fournitures pour ceux qui fréquentent la réunion. Un animateur entièrement préparé fournira aux clients des stylos, des blocages, des classeurs, des documents et d`autres outils nécessaires à la réunion. Selon également si vous devrez fournir des informations de connexion à l`avance pour les réunions virtuelles. Il devrait y avoir une planche configurée pour permettre aux personnes et aux présentateurs de prendre des notes pour que tout le monde ait vue, peut-être un graphique à flip ou un tableau blanc. Cela empêche la rencontre qui coule plus bien en douceur, permettant aux participants de répondre à leurs questions à des moments précis au cours de la réunion.

En fonction de la longueur de la réunion, pensez à fournir à vos participants des boissons (café), des collations, de l`eau et / ou des bonbons.

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3. Envoyer un rappel de courrier électronique à propos de la réunion en approche. Les gens sont occupés et sans rappels, il est possible qu`ils oublient une prochaine réunion. Essayez d`envoyer des rappels à ceux qui assisteront à deux jours avant que la réunion soit prévue pour avoir lieu.

Si vous avez posé des invités à RSVP, vous pouvez envoyer un rappel qu`ils ont besoin de RSVP avant la date limite.

Dans votre courrier électronique de rappel, assurez-vous de demander si quelqu`un a changé de plan.

Partie 3 sur 3:

Connaître votre rôle facilitant la réunion

1. Arriver à la réunion tôt. En tant que facilitateur, vous devriez être là pour saluer tous ceux qui arrivent à la réunion. Soit secouer la main alors qu`ils entrent dans la pièce ou les saluent alors qu`ils se connectent à la télé-conférence. Cela créera un environnement chaud à la réunion tout en montrant que vous êtes sérieux et prêt à discuter.

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2. Démarrer la réunion à temps et faire clairement les objectifs. Alors que tous les membres de la réunion auront reçu l`ordre du jour, en réintroduisant les objectifs, tous les participants commenceront sur la même page. Il vous aidera également à définir le ton à la réunion et à mettre les gens sur la bonne voie immédiatement.

Vous pouvez également effectuer des annonces de ménage au début de la réunion, y compris des informations sur les temps de rupture, les sorties d`incendie et les sites de toilettes.

Vous pouvez également penser à établir des règles d`interaction en fonction de l`OMS assistant à la réunion. Les règles pourraient inclure le respect mutuel, rester sur le sujet, attaquer le problème plutôt que la personne, apportant la fermeture à la discussion et ne pas interrompre les autres.

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3. Guider la réunion en ayant tous les participants parler. Tout le monde a une méthode différente de guidage d`une réunion et de maintenir des orateurs sur le sujet. Une méthode vitale consiste à s`assurer que la conversation et la discussion ne sont pas dominées par une ou deux personnes. Assurez-vous que vous êtes à la recherche de quiconque peut vouloir faire un point et leur donner la possibilité de parler en leur demandant leurs pensées.

Dire qu`un collègue nommé Samantha a l`air intéressé mais n`a pas encore contribué. Vous pouvez essayer de dire: "Samantha, comment la question est-elle à la main sur votre département et spécifiquement?"

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4. Coller au sujet. Le travail de l`animateur est de garder tous les participants ou orateurs sur le sujet. Permettant aux tangentes hors cible lanceront votre horaire et peut signifier que la réunion n`atteindra pas son résultat prévu. Si vous détestez la discussion en déplacement de la question, redirigez la conversation en posant des questions qui se rapportent directement au sujet.

Si le dialogue a commencé à dériver, vous pourriez dire: "Mais comment cela affecte-t-il le problème que nous discutons aujourd`hui?" Ou alors, "Ce sont tous des points très intéressants. Nous devrions en discuter à une date ultérieure, mais pour l`instant, concentrons sur la question à la main."

Vous pouvez également vouloir signaler les idées qui ont été soulevées et leur adressez-les dans une réunion ultérieure ou d`une autre manière. Ainsi, vous pouvez respecter correctement ces idées tangentielles et ne pas offenser aucun des participants.

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5. Avoir un plan pour des situations difficiles et les désamorcer. Si vous sentez que les participants sont sur le point d`entrer dans un débat animé, apportez une autre personne que vous savez parlera de la question. Essentiellement, vous voudrez désamorcer un débat en apportant davantage de dialogue. En cas de conflit, vous pouvez également écouter les deux côtés et identifier le terrain d`entente pour amener les parties adverse ensemble.

En cas de situation difficile, vous pourriez dire: "Il est clair que vous venez de différents côtés. Cependant, vous êtes évidemment d`accord sur l`importance de cette question, essayons donc de concentrer notre énergie pour trouver un résultat mutuellement bénéfique."

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6. Répondre et redirigation des questions. En tant que facilitateur, vous pouvez faire des questions des participants aussi longtemps que vous êtes en mesure de réagir avec précision. Sinon, vous devriez renvoyer la question à quelqu`un à la réunion qui est dans une meilleure position pour répondre avec précision.

Dans le cas où vous ne connaissez pas la réponse à une question, vous pouvez dire: "C`est une excellente question. Cependant, je pense que Samantha est mieux informé sur ce sujet. Samantha, quelles sont vos pensées?"

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7. Résumez et simplifiez les résultats. Prenez des notes lors de la réunion et assurez-vous que vous écrivez toutes les idées et opinions clés. À la fin d`une discussion sur un certain sujet, il est utile que le facilitateur fournit un examen de ce qui a été dit et les conclusions qui ont été atteintes.

Faites de votre mieux pour résumer les points clés rendus par chaque personne présumée. En outre, souligner les résolutions apportées aux problèmes abordés.

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8. Demandez comment la réunion est allée quand elle conclut. Les commentaires sont essentiels pour vous améliorer en tant que facilitateur de réunion. Vous pouvez penser à demander ce qui suit: L`agenda était-il distribué à un bon moment? Comment bien préparé les participants? A fait le temps alloué à chaque sujet de sujet? Y a-t-il eu assez de temps pour la discussion? Comment la configuration de la salle pourrait-elle être améliorée??

Les commentaires peuvent également être collectés par une enquête par courrier électronique envoyée aux participants peu de temps après la réunion.

Assurez-vous de revoir le résultat et de modifier les modifications nécessaires pour la prochaine réunion.