Comment mener une rencontre avec votre équipe: 10 étapes

Une réunion individuelle (également appelée "1: 1") est une réunion régulière (toutes les 1 à 4 semaines) entre un gestionnaire et un membre de l`équipe, avec l`agenda des membres de l`équipe. Un-on-on aident les gestionnaires à se connecter et à créer une confiance avec leurs rapports directs, à comprendre comment ils se sentent sur leur travail, leur équipe, leur organisation, leur future carrière et leur potentiel de croissance. 1: 1S sont un espace sûr pour connecter les membres de l`équipe, découvrir des problèmes potentiels et résoudre les bloqueurs.

Pas

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Préparer votre 1: 1

1. Définir la fréquence. La cadence la plus courante pour les réunions individuelles est une fois par semaine ou une fois toutes les 2 semaines. Planifiez un événement de calendrier répétitif et respectez-le autant que possible. Ré-programmer ou les annuler que si vous avez absolument besoin de. La fréquence de vos réunions pourrait dépendre de:

Comment la senior est le membre de l`équipe (leur échéance pertinente)? Souvent, plus de membres de l`équipe junior ont besoin de réunions plus fréquentes et plus prolongées.
À quelle fréquence interagissez-vous avec cette personne? Si vous travaillez en étroite collaboration avec quelqu`un tous les jours, vous devrez peut-être avoir une seule fois par mois.
Comment connaissez-vous la personne? Habituellement, vous passerez plus de temps avec les nouveaux arrivants pour vous connaître, moins avec les anciens combattants de votre équipe.
Votre taille d`équipe. Les rapports plus directs que vous avez, moins vous pouvez vous consacrer à une sur-celles-ci.

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2. Planifier suffisamment de temps. La durée idéale pour les réunions 1 sur 1 est de 30 à 40 minutes. Des sessions plus longues pourraient se sentir comme un fardeau et tendent à devenir moins productive. Si vous commencez tout juste, une bonne approche consiste à planifier des réunions plus longues (pendant 1 heure) et à passer aux sessions plus courtes lorsque vous vous sentez bien que vous allez bien. D`autre part, planifiez suffisamment de temps pour que vous ne vous précipitez jamais dans vos réunions 1: 1. Lorsque les membres de l`équipe ont l`impression que vous vous précipitez, ils ne se sentiront pas en sécurité pour s`ouvrir et parler des problèmes critiques difficiles. La durée de la réunion dépendra également de la fréquence à laquelle vous rencontrez la personne.

Pour les réunions hebdomadaires / bi-hebdomadaires, 30 minutes suffisent.

Pour des réunions mensuelles (ou moins fréquentes), calendrier 1 heure.

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3. Collaborer à l`ordre du jour. Vous avez rarement une réunion productive si aucun des participants n`a de sujet à discuter. C`est pourquoi il est essentiel de collaborer et de préparer au moins certains points de l`ordre du jour avant la réunion. Demandez à un autre participant quelques heures / jours avant la réunion de penser à quoi il veut parler. Avoir un document partagé, comme un document de réunion Google Doc / Notion 1-ON-1 qui est lié à l`événement du calendrier, est très utile de collaborer facilement sur l`ordre du jour 1 sur 1. Certains des sujets communs en tête-à-tête peuvent être:

Mieux se connaître mieux.

Discuter des problèmes ou des bloqueurs.

Pour partager les commentaires sur la performance / la communication.

Partager les commentaires sur l`équipe / organisation.

Discuter de la direction de carrière / des opportunités de croissance.

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Pendant 1: 1

1. Écoutez activement. Votre travail principal en tant que gestionnaire est d`écouter et d`aider. Une bonne réunion individuelle est lorsque vous parlez moins et écoutez soigneusement la plupart du temps. Un sur-celles ne ressemblent pas à la plupart des autres réunions. Passez du temps à entrer dans le bon état d`esprit, connectez-vous à l`aide des brise-glace et des questions personnelles au début afin que vous puissiez construire la confiance et ouvrir la confiance. Montrez que vous vous souciez en écoutant activement. Faites de votre tête surprenant en vous concentrant sur votre collègue et essayez de bien comprendre votre équipe et d`apprendre quelque chose de nouveau d`eux. Quelques conseils simples pour vous aider à écouter activement:

Éviter de regarder dans votre téléphone ou votre ordinateur la plupart du temps.
N`essayez pas de remplir les lacunes silencieuses immédiatement.
N`oubliez pas de faire un suivi sur les points critiques.

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2. Prendre des notes. Lorsque vous écrivez des notes, vous conservez des informations beaucoup mieux, vous pouvez donc prendre de meilleures décisions. Avoir des notes vous donnera un démarrage solide avant la prochaine conversation, vous n`oublierez pas de suivre des points essentiels. Cela vous permettra de revoir votre conversation antérieure avec cette personne et de comprendre comment la personne a progressé au fil du temps. Les notes vous aident également à saisir les étapes d`action que vous êtes d`accord pendant la réunion et de les suivre plus tard.L`écriture et le partage des notes avec vos participants montrent l`importance des réunions, affiche un engagement public. Il favorise la responsabilité des deux côtés. Certaines personnes préfèrent écrire des notes à la main, d`autres - dans l`éditeur en ligne ou Google Docs. Tout ce qui fonctionne le mieux pour vous. N`oubliez pas de les numériser plus tard et de partager avec le participant.

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3. Garder la conversation occasionnelle. N`oubliez pas que ce guide (et tout autre) n`est qu`une recommandation. Ne colle pas strictement à un modèle ou à une liste de questions. Chaque équipe et la situation est unique, n`oubliez jamais que. Gardez la conversation naturelle, car elle coule. Lorsque vous vous concentrez sur votre membre de votre équipe, vous comprendrez ce que la personne s`inquiète de. De cette façon, vous saurez comment parler à elle / lui, que discuter maintenant et quoi plus tard. Ne tournez-vous pas votre un autre sur un autre article sur lequel vous allez poursuivre dans 30 minutes et que vous vous écriez de votre liste de tâches. Traitez-le comme un investissement précieux de votre temps en tant que gestionnaire (et l`un des plus importants).

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Typique 1: 1 Agenda de réunion

1. Réchauffer. Il est toujours idéal de commencer la rencontre avec des brise-glace et d`établir des connexions personnelles. Cela vous aiderait à mieux connaître les membres de votre équipe et vous aider à comprendre comment la personne se sent en ce moment. C`est important pour que vous sachiez si la personne aurait plutôt besoin de soutien ou de pousser, ou d`être entendue juste. Si la personne a ses sujets pour commencer, il est généralement préférable de hiérarchiser et de discuter d`abord. Toujours vérifier à ce sujet avant d`entrer dans vos sujets. Exemple de questions:

Comment va la vie? Qu`est ce que tu as fait ce week-end?
Quelle est votre priorité absolue cette semaine?
Qu`est-ce qui te retient au travail en ce moment?
Qu`est-ce qui va bien? Quelles sont vos victoires récentes?
Qu`est-ce qui préoccupe votre esprit? Avec quoi aimeriez-vous commencer?

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2. Travail en équipe. Lors de la première réunion en tête-à-tête, assurez-vous d`expliquer quel est le but de ces réunions. Partager des détails sur la façon dont votre équipe fonctionne et toutes les informations importantes à savoir pour commencer bien travailler ensemble. Cela vous ferait également beaucoup de temps si vous partagez votre style de gestion à l`avance et ce que la personne devrait s`attendre à ce que vous vous comporiez. Votre style de communication / travail peut être bien familier pour les autres membres de l`équipe, mais pas pour les nouveaux. Et assurez-vous de demander ce que la personne attend de vous en tant que manager. Écoutez soigneusement ici et écrivez-vous - vous feriez mieux d`intégrer ces informations dans le travail plus tard ou de discuter plus en détail lors des prochaines réunions. Exemple de questions:

Parlons de nos réunions 1: 1, pourquoi nous les faisons et à quelle fréquence.

Parlons de notre équipe et de la façon dont nous travaillons ensemble.

Voici ce que vous devriez savoir sur ma personnalité et comment je préfère travailler.

Quelles sont vos attentes de moi en tant que manager?

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3. Carrière et plans. Comprendre si votre équipe / organisation aide la personne à grandir, quelle préférence de la personne, quelles compétences dont la personne a besoin ou veut améliorer. Les employés pensent toujours à leur carrière, assurez-vous de bien comprendre leurs plans et aspirations, afin que vous puissiez les aider à atteindre dans votre équipe. Exemple de questions:

Parlons de ce que j`attends de vous en tant que professionnel.

Où voyez-vous votre carrière dans 1 à 3 ans? Que voulez-vous avoir accompli?

Quelle aide avez-vous besoin de moi pour atteindre ça?

Y a-t-il quelque chose que vous pensez être important de partager avec moi?

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4. Points de discussion. Les points de discussion sont la section pour vous permettre de créer un programme spécifique de votre équipe et de votre entreprise. Discutez des événements et des activités récents dans votre organisation, les points saillants et les lowlights, tout ce que vous ressentez est essentiel de partager avec votre collègue. Exemple de questions:

Quelles sont vos impressions de nos 1: 1? Comment pourrions-nous les rendre plus utiles pour vous?

Tout retour ou pensées que vous souhaitez partager?

Conseils

Évitez de tourner votre en tête-à-tête dans les mises à jour d`état. Il est souvent plus facile d`accéder à votre gestion de votre projet ou de votre outil de suivi et de consulter le dernier statut sur votre propre. Il vous montre également que vous, en tant que manager, ne l`avez pas fait et n`a pas investi même une petite quantité de temps dans celle-ci.

Commencez toujours par l`échauffement et les brise-glace au début. Les échauffements vous aideraient à mieux connaître vos nouveaux membres de l`équipe et vous aider à comprendre, quelles sont leurs passe-temps, les aspirations dans la vie, les intérêts, etc. C`est un moyen efficace de créer la confiance et de vous montrer de la personne.

Rencontrer régulièrement. Avoir deux trois réunions par an ne vous aidera pas beaucoup à mieux vous connaître et à résoudre les problèmes à temps. Trop de choses se produisent sur une longue période et de petites questions peuvent transformer de gros problèmes.