Comment être directeur de bureau (avec photos)

En tant que responsable de bureau, vous serez responsable de toutes les activités, projets et employés à l`intérieur de votre bureau. Cela nécessite que vous possédez des compétences supérieures d`organisation, de leadership et de résolution de problèmes et constitue une grande responsabilité qui ne devrait pas être prise à la légère. Heureusement, avec la bonne éducation, l`expérience et la connaissance, vous pouvez devenir directeur de bureau et prospérer dans la position.

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Partie 1 de 4:

Effectuer des tâches quotidiennes

1. Garder un bureau propre. En tant que responsable de l`Office, la propreté et la sécurité du bureau et de vos employés sont votre responsabilité. Cela signifie obtenir une entreprise de maintenance extérieure pour nettoyer régulièrement le bureau ou travailler avec un équipage de nettoyage interne pour garder les choses propres.

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2. Répondez aux appels téléphoniques et répondez aux courriels et messages vocaux. Une de vos principales responsabilités en tant que responsable de bureau sera de répondre et de répondre aux appels téléphoniques clients et clients. Cela signifie prendre des messages et livrer les messages aux personnes appropriées de votre bureau. Cela signifie également répondre aux questions et résoudre des problèmes pour le reste de votre personnel de bureau interne.

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3. Recruter et embarquer de nouveaux employés. En tant que responsable de bureau, il peut être de votre responsabilité d`interviewer et de recruter de nouveaux employés. Si vous devez le faire dans le cadre de vos responsabilités, il est important que vous construisiez un processus et que vous obtenez tous les paperasses nécessaires et remplis de nouveaux employés. Il pourrait également être de votre devoir en tant que responsable de bureau de former de nouvelles embauches et de les obtenir acclimatés au bureau.

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4. Maintenir un budget de bureau. Vous pouvez être chargé de créer et de maintenir un budget de bureau. Cela peut aller de simples fournitures de bureau tels que l`encre, le papier et les stylos à des dépenses plus complexes telles que la masse salariale, les utilitaires, les équipements et l`argent des mises à niveau de conception de bureau. Pensez à toutes vos dépenses potentielles tout au long de l`année et proposez une estimation réaliste de tout ce qui coûtera.

Vous pouvez demander à voir les budgets de l`année précédente pour comprendre ce que vous devriez comprendre.

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5. Gérer les plaintes et les commentaires des clients. S`il y a une grave plainte client, vous devrez peut-être le résoudre. Lorsque vous obtenez des commentaires des clients, il est également important de le communiquer aux autres départements de votre bureau afin qu`ils puissent ajuster leurs opérations en conséquence. Si vous voyez une plainte récurrente, vous savez que c`est un problème commun qui peut avoir besoin d`une action plus importante, comme un changement de la façon dont vous faites des choses.

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6. Créer des procédures d`urgence et suivre des règlements. Une autre façon de s`assurer que la sécurité des bureaux est de s`assurer que tout est à la hauteur du code et qu`il n`y a pas de risques sains ou de sécurité dans votre bureau. S`il n`y a pas de procédures d`urgence en place en cas d`urgence comme un incendie ou une inondation, vous devez travailler avec la direction pour les développer. Vous pouvez également être chargé de former des employés sur la manière d`évacuer le bâtiment et de rester en sécurité en cas d`une telle urgence.

Partie 2 de 4:

Construire des compétences utiles

1. Développer une communication stellaire. Pour être un bon responsable de bureau, vous devrez développer une communication écrite et verbale claire et concise dans votre bureau. En tant que leader, les gens vous tiendront utiles pour définir les normes de communication. Assurez-vous que toutes vos commandes sont claires et essayez d`être aussi détaillées que possible lorsque vous donnez des instructions de personnes.

Une bonne communication signifie également être claire et concise dans les emails. Évitez de sténographie et soyez détaillé dans vos emails.

Une mauvaise communication entre les employés peut créer du chaos et blesser la productivité de vos bureaux. Intervenir lorsque les employés ont des désaccords et résolvent le problème.

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2. Être capable d`adapter et de multitâches. Être agile et orienté objectif vous aidera en tant que responsable de bureau. Souvent, vous participerez à plusieurs départements et pourriez contribuer à plus d`un projet à la fois. Rouler avec les coups de poing et être prêt à résoudre les problèmes de résolution des problèmes que votre équipe pourrait rencontrer. En tant que responsable de bureau, vous devrez conduire votre équipe vers l`objectif final et cela signifie faire face à des problèmes inattendus qui pourraient survenir.

Ne soyez pas enlisé et frustré parce que cela fixera l`ambiance du reste du bureau.

Gérer une chose à la fois et dépanner des problèmes comme ils viennent.

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3. Rester organisé. Il est important que tous les projets que vous participiez au séjour séparé et organisé parce que vous participerez probablement à plusieurs projets simultanément. En tant que responsable, les gens s`appuieront sur vous pour archiver correctement les informations et la géreront de manière transparente pour les autres personnes travaillant sur le projet. Gardez de bons enregistrements, logez tout ce que vous pouvez, conservez des listes de ce que vous devez faire et assurez-vous que votre personnel a accès aux informations dont ils ont besoin.

Chaque projet doit avoir un dossier dédié et contenir parfois des sous-dossiers afin que vous puissiez accéder rapidement à des informations.

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4. Gardez une attitude calme et positive. Un bon responsable de bureau est calme sous pression et est constamment une source de motivation à leurs employés au bureau. Plus votre style de gestion est volatil, plus le bureau sera chaotique. Gardez un comportement professionnel en ce qui concerne vos employés et vos clients et qu`il y ait des employés qui ont besoin d`aide ou de motivation.

Partie 3 sur 4:

Obtenir la bonne éducation et l`expérience

1. Diplômé du lycée ou obtenez votre GED. En règle générale, les postes de gestion de bureau nécessitent un minimum de diplôme d`études secondaires ou de GED. Si vous voulez être directeur de bureau, assurez-vous d`obtenir votre diplôme d`études secondaires ou de prendre un cours pour obtenir votre GED.

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2. Atteindre un degré plus élevé. Si vous souhaitez améliorer les chances d`être envisagée, un diplôme d`associé ou de bachelor en administration des affaires vous fera vous démarquer. Si vous souhaitez être directeur de bureau dans une industrie hautement spécialisée ou technique, un baccalauréat ou une maîtrise dans cette industrie améliorera considérablement vos chances de faire du travail.

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3. Obtenez de l`expérience de travailler dans un bureau. De nombreux gestionnaires de bureau commencent en tant qu`assistants administratifs ou de bureau. Pour améliorer vos chances d`atterrir un travail de responsable de bureau, essayez d`obtenir des connaissances de commande, d`assister un autre administrateur de bureau, de faire un service à la clientèle, de la maintenance des installations ou de la gestion d`une équipe. Ces compétences vont transférer à un rôle de gestionnaire de bureau.

Partie 4 sur 4:

Obtenir le travail

1. Parlez à votre département des ressources humaines pour être promu responsable de bureau.Si vous travaillez déjà dans un bureau et que vous trouverez un poste vacant pour un poste de responsable de bureau, vous devez planifier une réunion avec HR et voir si vous pouvez demander le travail. Certaines entreprises préfèrent embaucher des responsables de bureau interne et cela peut être l`occasion dont vous avez besoin pour obtenir votre pied à la porte.

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2. Recherchez en ligne pour les ouvertures d`emploi. Regardez les babillards d`emploi populaires et recherchez des postes de responsable de bureau. Essayez de trouver des positions dans les industries que vous avez déjà de l`expérience pour maximiser les chances d`atterrir le travail.

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3. Soumettez votre candidature et reprenez. Votre CV devrait mettre en évidence toutes les compétences professionnelles que vous avez et toutes les compétences techniques, organisationnelles ou administratives que vous possédez. L`expérience de maintenance d`équipements de bureau tels que les systèmes de base de données, les ordinateurs, les imprimantes et les téléphones seront utiles.

Les compétences analytiques, finances, organisation et gestion sont également bénéfiques pour un responsable de bureau.

Pensez à des moments où vous deviez organiser et gérer des personnes dans des projets scolaires si vous n`avez pas d`expérience professionnelle.

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4. Continue interviews. Lorsque vous interviewez, vous vous demanderez probablement de votre résolution de conflit, de vos compétences organisationnelles et financières. Soyez prêt à répondre à toutes les questions applicables qui pourraient être projetées et assurez-vous de mettre l`accent sur vos connaissances et vos compétences administratives.

Si vous interviewez pour un responsable de bureau dans un domaine hautement technique tel que la médecine ou l`ingénierie, soyez prêt à répondre à vos questions techniques pouvant être levées.

Vidéo.

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