Comment faire une analyse des coûts: 14 étapes (avec photos)

L`analyse des coûts est l`un des quatre types d`évaluation économique (les trois autres étant une analyse coûts-avantages, une analyse coût-efficacité et une analyse des coûts-utilité). Conduire une analyse des coûts, comme son nom l`implique, se concentre sur les coûts de la mise en œuvre d`un programme sans tenir compte du résultat ultime. Une analyse des coûts est une première étape importante avant de vous lancer dans d`autres types d`évaluation économique afin de déterminer l`adéquation ou la faisabilité d`un projet potentiel.

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Partie 1 de 3:

Définir votre but et votre portée

1. Déterminez pourquoi vous avez besoin d`une analyse de coûts. La portée de votre analyse des coûts dépendra de son objectif. Ainsi, avant de pouvoir examiner la manière dont vous souhaitez que votre analyse soit large, vous devez savoir ce que vous souhaitez des questions ultimes que vous souhaitez que l`analyse répondit.

Si vous effectuez une analyse des coûts simplement pour établir un budget ou planifier stratégiquement pour l`avenir, vous effectuez généralement une analyse de coûts qui étendue à l`ensemble de l`organisation.
D`autre part, un objectif plus étroit ou plus spécifique, tel que déterminer si de la facture pour un service particulier (et combien) peut nécessiter une analyse de coûts plus étroite qui ne traite que des coûts de ce service particulier.

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2. Identifier la perspective de votre analyse des coûts. En plus de déterminer pourquoi vous avez besoin d`une analyse des coûts, vous devez également savoir à qui coût que vous allez analyser. Cela déterminera les données que vous collectez et comment vous le classez.

Par exemple, vous pouvez vous intéresser au coût pour vos clients d`offrir un service particulier. Vous examineriez les coûts de leur point de vue, en tenant compte du montant que vous projettez (ou de planifier votre projet de loi) pour le service, le transport vers votre position et d`autres coûts.

Si vous regardez simplement le coût du programme à votre organisation, vous examinerez vos dépenses organisationnelles en général. Vous pouvez également consulter les coûts d`opportunité, tels que si vous proposez un programme, vous ne pourrez pas proposer d`autres programmes.

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3. Différencier les programmes que vous proposez. La manière dont vous délimitez vos programmes déterminera comment vous allouerez des coûts aux fins de l`analyse des coûts. Si votre organisation gère des programmes très distincts, les divisions peuvent être évidentes. Pour les programmes ou programmes qui se chevauchent qui partagent des ressources, déterminent comment les séparer.

Les programmes qui se chevauchent à un degré important peuvent être regroupés, plutôt que d`évaluer séparément. Allez avec ce qui constitue le plus de sens pour les opérations de votre organisation, en évitant la duplication des efforts dans la mesure du possible.

Déterminer si des programmes doivent être séparés, examinez les services proposés par chaque programme, les ressources nécessaires pour fournir ces services et que ces services sont fournis à. Si deux programmes sont les mêmes en 2 sur 3 de ces dimensions, ils devraient probablement être traités comme un à des fins de l`analyse des coûts.

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4. Définissez la période que vous souhaitez évaluer. La manière dont vous clarifiez et calculez les coûts dépend de l`analyse de ces coûts à long terme (par exemple, mois ou années) ou à court terme (quelques semaines, ou peut-être même une seule application).

Par exemple, si vous essayez de décider s`il faut facturer un service spécifique, vous détermineriez d`abord combien ce service vous coûte de fournir. Vous feriez ensuite une analyse de coûts à plus long terme pour déterminer si votre organisation peut supporter une perte pour fournir ce service.

Il est généralement préférable de choisir une période de temps pour laquelle vous pouvez acquérir des données de revenus précises plutôt que des estimations. Cela aidera si vous envisagez d`utiliser votre analyse de coûts comme base pour une évaluation économique ultérieure.

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Catégorisation des coûts

1. Examiner les rapports d`analyse des coûts précédents, si disponible. Si votre organisation a effectué des analyses de coûts dans le passé, utilisez des méthodes identiques ou similaires pour catégoriser les coûts. Le maintien de la continuité de cette manière signifie que les rapports peuvent être comparés, les rendre plus utiles au fil du temps.

Vous pouvez également examiner des analyses de coûts menées par des organisations similaires mettant en œuvre des programmes similaires ou fournissant des services similaires.

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2. Énumérez tous les coûts directs du programme que vous évaluez. Les coûts directs incluent des salaires et des avantages pour les membres de l`équipe, les fournitures et les matériaux, ainsi que tout mobilier ou luminaires nécessaires. En fonction du type de programme ou de service proposé, vous pouvez également avoir des coûts de contrat, de licence ou d`assurance.

Les coûts directs sont spécifiques au programme ou au service que vous évaluez dans votre analyse des coûts - elles ne sont pas partagées avec d`autres programmes.

Les coûts généraux, tels que les services publics ou le loyer, peuvent être un coût direct si le programme ou le service a son propre emplacement.

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3. Inclure les coûts indirects. Les coûts indirects comprennent l`administration générale ou les salaires de gestion et avantages, installations, équipements et autres actions partagés dans plusieurs programmes ou services. Ce que vous clarifiez comme un coût indirect dépendra de la manière dont vous avez séparé les programmes ou services offerts par votre organisation.

En fin de compte, lorsque vous calculez les coûts d`un programme ou d`un service individuel, vous devrez allouer ces coûts indirects

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4. Organiser les coûts pour refléter le but de votre analyse. En fin de compte, vous souhaitez que votre rapport d`analyse des coûts soit utile à votre organisation. Plutôt que de compter sur de vastes catégories financières, utilisez des catégories qui reflètent avec précision la manière dont votre analyse sera utilisée.

Les catégories standard peuvent inclure des coûts de personnel, des coûts opérationnels et des coûts de démarrage. Dans chaque catégorie, identifiez les coûts directs et qui sont indirects.

Partie 3 sur 3:

Calcul des coûts

1. Recueillir des registres financiers et des informations. Pour chaque type de coût, vous envisagez d`inclure dans votre analyse des coûts, appelez l`endroit où vous envisagez d`obtenir les chiffres de calculer ce type de coût. Si vous avez besoin d`estimer un coût, liste où vous obtiendrez les informations pour obtenir une estimation fiable.

Utilisez autant que possible les informations de coûts réels. Il augmentera l`utilité et la fiabilité de votre analyse des coûts ultime.
Pour les estimations, recherchez des sources fiables pouvant être appliquées aussi étroites que possible. Par exemple, si vous devez estimer la rémunération, utilisez des tarifs moyens pour les employés localement, pas à l`échelle nationale.

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2. Total des coûts directs pour le programme. Utilisation des informations contenues dans les archives que vous avez collectées, additionnez les salaires, les fournitures, les matériaux et autres coûts qui ne s`appliquent qu`au programme que vous évaluez. Étendre ces coûts sur la période de votre analyse des coûts.

Si vous faites une analyse de coûts à plus long terme, calculez d`abord les coûts directs à une base hebdomadaire ou mensuelle, puis prolongez-les.

Lorsque des coûts de personnel informatiques, veillez à inclure le coût (ou la valeur) de tout avantage offert aux employés travaillant sur le programme.

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3. Allouer des coûts indirects au programme que vous analysez. Pour allouer des coûts indirects, déterminez comment chaque coût peut être divisé parmi les différents programmes. Puis calculez la proportion de ce coût que le programme utilise.

Par exemple, supposons que vous allouiez le salaire du directeur des ressources humaines. Comme ils sont responsables du personnel, il est logique de diviser leur salaire par le nombre de personnes sur le personnel. Si vous avez 10 employés total, dont 2 personnes sont dédiées au programme ou au service que vous évaluez, vous pouvez attribuer 20% du salaire du directeur au programme aux fins de votre analyse des coûts.

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4. Calculer l`amortissement des actifs. Si les immobilisations de votre organisation, y compris les meubles, les équipements ou les luminaires, doivent être utilisés pour mettre en œuvre le programme ou fournir le service que vous évaluez, l`amortissement de ces actifs doit être inclus dans votre total des coûts pour le programme ou le service.

Le calcul de l`amortissement peut être une entreprise compliquée. Si vous n`avez pas d`expérience le faire, envisagez d`embaucher un comptable.

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5. Facteur dans les coûts cachés. En fonction de votre organisation et du programme que vous évaluez, des coûts supplémentaires ne figuraient pas sur une fiche de budget ou une notice financière. Y compris les estimations de ces coûts dans votre analyse donnera à votre évaluation plus de crédibilité.

Par exemple, si vous faites l`analyse des coûts d`un programme à but non lucratif, les coûts cachés peuvent inclure la valeur estimée des heures de bénévolat, des matériaux donnés ou des espaces donnés.

Les coûts cachés peuvent également inclure des coûts d`opportunité. Par exemple, le lancement d`un programme peut affecter la capacité de votre organisation à offrir d`autres programmes.

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6. Faire des conclusions basées sur vos conclusions. Retour à votre objectif pour faire l`analyse des coûts et déterminer quelles mesures devraient être prises. Vous pouvez également inclure des projections ou des estimations des coûts futurs du programme ou du service.

Au minimum, votre analyse des coûts devrait fournir à votre organisation le coût réel de la gestion d`un programme ou de fournir un service particulier.

Votre analyse des coûts peut également soulever des questions supplémentaires, indiquant une analyse plus poussée nécessaire avant qu`une décision ultime puisse être prise.

Vidéo.

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