Comment aborder une lettre à une ambassade: 13 étapes (avec des images)

Une ambassade est l`Office officiel de l`ambassadeur d`un pays dans un autre pays. L`ambassadeur est le représentant officiel de leur pays. Les ambassades et les consulats gèrent les affaires d`un pays dans un autre pays. Si vous souhaitez adresser l`ambassadeur ou un autre membre de l`ambassade ou du personnel consulaire, vous devez écrire une lettre officielle. Cette lettre devrait inclure vos détails personnels, vos demandes et des raisons d`écriture et de salutations officielles, ou vous ne pouvez pas obtenir une réponse. Comment vous adressez-vous une lettre à une ambassade dépend du pays et du particulier à qui vous écrivez.

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Partie 1 de 3:

Formatage de votre lettre

1. Tapez votre lettre sur un ordinateur. Les lettres manuscrites sont difficiles à lire et ne peuvent avoir aucune réponse. Si vous voulez que votre lettre soit lue et prise au sérieux, il est important de le taper soigneusement en utilisant un format de lettre commercial reconnu.

Utilisez une application de traitement de texte standard, même si vous envisagez de livrer la lettre à l`aide de l`e-mail. Il est généralement préférable d`envoyer une pièce jointe que d`écrire votre lettre dans le corps d`un courrier électronique. Cependant, vous devriez probablement vérifier avec l`ambassade d`abord de voir ce qui est préféré.
La plupart des applications de traitement de texte ont un modèle que vous pouvez utiliser pour créer une lettre commerciale. Ces modèles définiront généralement vos marges et vos styles de paragraphe pour vous.
Utilisez une police lisible standard telle que Times New Roman ou Helvetica, dans une taille de 12 points. Ne pas utiliser les polices de script.#Search pour les modèles. Dans la plupart des cas, vous écrirez à l`ambassade d`un problème d`immigration - soit pour votre propre compte, soit pour un ami ou un membre de la famille. Il existe un certain nombre de sites Web d`aide à l`immigration qui ont des modèles de lettres pour divers problèmes.
Ces modèles vous donnent une langue suggérée à utiliser pour que vous puissiez plus facilement écrire et adresser votre lettre. Ne les copie pas Verbatim, bien que. Lisez-les soigneusement et assurez-vous que la langue suggérée convient à votre situation. Si cela ne s`applique pas, n`incluez pas.
Regardez dans l`arrière-plan du site Web avant d`utiliser leur langue suggérée. La plupart de ces sites Web ont un "à propos de" page où vous pouvez découvrir qui est responsable du site web. Assurez-vous qu`il s`agit d`une personne ou d`une organisation que vous pouvez faire confiance.

Image intitulée Adresse une lettre à une ambassade étape 2

2. Utiliser des paragraphes de blocs. Les lettres d`affaires traditionnelles sont écrites dans des paragraphes à gauche unique et à gauche avec un double espace entre les paragraphes. Utiliser un double espace signifie que vous n`avez pas à indenter la première ligne de chaque paragraphe.

Si vous écrivez dans une langue qui est lue de droite à gauche, telle que l`arabe ou l`hébreu, vos paragraphes seront justifiés à droite.

Image intitulée Adresse une lettre à une étape 3

3. Mettre la date au sommet. La première ligne que vous tapez sera la date à laquelle vous envoyez la lettre. Votre programme de traitement de texte peut insérer automatiquement la date si vous utilisez un modèle. Si vous ne prévoyez pas de poster votre lettre pendant quelques jours, vous devez ajuster cette date pour refléter la date de mailing.

Généralement, vous ne devriez pas vous inquiéter si vous finissez par être un jour de congé. Par exemple, vous pourriez terminer votre lettre qui avait l`intention de le poster ce jour-là, mais ne pas le faire au bureau de poste avant la fin des affaires. Cela signifierait que vous devriez poster votre lettre le lendemain, mais vous n`auriez pas à imprimer une nouvelle lettre avec la différence de date.

Cependant, tout en retardant un jour ou deux, c`est bien, si vous finissez par ne pas être capable de poster la lettre pendant une semaine ou plus, vous souhaitez probablement imprimer une nouvelle copie avec une date ajustée. Votre lecteur s`attendra à la date à laquelle la lettre est identique ou proche de la date du cachet de la poste.

Image intitulée Adresse Une lettre à une ambassade étape 4

4. Trouver l`adresse appropriée. Le haut de votre lettre inclura une zone pour vous écrire votre propre nom et votre adresse, puis le nom et l`adresse de la personne à qui vous écrivez. Appelez l`ambassade ou vérifiez son site Web pour apprendre l`adresse à laquelle vous devriez envoyer votre lettre.

Gardez à l`esprit que de nombreuses ambassades plus grandes auront différentes adresses pour que vous puissiez utiliser en fonction de la raison de votre lettre.

Si vous ne savez pas déjà, vous devrez également trouver la personne correcte pour résoudre qui peut vous aider avec votre problème. Sites Internet, tels que le visa de projet ou le monde de l`ambassade, ainsi que des recherches sur Internet pour le pays et le mot "ambassade" peut vous aider à identifier la bonne personne. Vous pouvez également appeler l`ambassade directement pour identifier le meilleur contact.

Tapez le nom de la personne que vous adressez, le nom de l`ambassade et l`adresse de l`ambassade à laquelle vous écrivez. Ecrivez ceci dans le même format que vous l`écririez sur une enveloppe pour le mailing.

Par exemple, si vous écrivez sur un membre du personnel de l`ambassade de l`ambassade du Canada, vous écririez "m. Potter, ambassade du Canada" sur la première ligne du bloc d`adresse, suivie de l`adresse physique. Si M. Potter est l`ambassadeur, vous écririez "L`honorable M. Potter, ambassadeur du Canada, Ambassade du Canada." Notez que pour de nombreux pays le titre correct pour un ambassadeur est "Excellence," un péché "Son Excellence M. Potter, ambassadeur du Canada, Ambassade du Canada."

Image intitulée Adresse Une lettre à une ambassade Étape 5

5. Écrire une ligne d`objet. Suivre les adresses, incluez une ligne qui permet au destinataire de votre lettre savoir pourquoi vous écrivez et quelle est la lettre. Vous n`êtes pas obligé d`inclure votre nom dans la ligne d`objet et que ce n`est pas obligé d`être une phrase complète.

Par exemple, vous pourriez écrire "Demande de visa touristique pour les parents" ou alors "Invitation à la fête du consulat de français."

Si vous écrivez en anglais, la ligne d`objet est généralement précédée par les lettres "RÉ," une abréviation latine qui signifie essentiellement "En ce qui concerne."

Votre ligne d`objet permet à la personne qui reçoit votre lettre de le diriger vers le membre droit du personnel de l`ambassade, dans le cas où vous l`avez envoyé à la mauvaise personne. Avec une ligne d`objet, ils peuvent le faire rapidement sans avoir à lire toute la lettre. Pour cette raison, une ligne d`objet est particulièrement importante si vous n`avez pas été en mesure d`identifier une personne spécifique.

Partie 2 de 3:

Écrire votre lettre

1. Recherche l`étiquette utilisée dans le pays auquel vous écrivez. Différents pays ont leurs propres formalités et propres protocoles diplomatiques pour s`attaquer aux ambassadeurs et à d`autres membres du personnel de l`ambassade.

Vous pourrez peut-être trouver ces informations sur le site Web de l`ambassade ou en effectuant une recherche rapide sur Internet en utilisant le nom du pays avec des mots tels que "étiquette," "protocole diplomatique" ou alors "formes d`adresse."
N`oubliez pas que dans les pays qui ont une monarchie et reconnaissent la noblesse, il peut y avoir des nobles qui servent d`ambassadeurs ou d`autres positions d`ambassade. Ces titres peuvent remplacer tout titre général des membres du personnel de l`ambassade.
Votre lettre doit être écrite sur un ton officiel, en utilisant le maximum de politesse et de courtoisie. Si vous écrivez dans une langue qui a un formel "toi," comme le français ou l`espagnol, vous devriez utiliser ça.
Portez une attention particulière lors de l`écriture spécifique à l`ambassadeur, car le titre diffère selon que vous êtes citoyen du pays pour lequel l`individu servant d`ambassadeur. Si vous êtes citoyen du même pays que l`ambassadeur, vous pouvez les résoudre comme "L`honorable." Cependant, si vous êtes citoyen d`un pays différent, vous devez généralement les appeler "Elle [ou son] Excellence," suite à la coutume diplomatique. Assurez-vous que vous avez le bon sexe - ne vous laissez pas simplement supposer en fonction du nom.

Image intitulée Adresse une lettre à une étape 7 de l`ambassade

2. Commencez avec votre message d`accueil. Après avoir terminé les blocs d`adresse et la ligne d`objet de votre lettre, vous êtes prêt à commencer la lettre elle-même. Utiliser une salutation formelle et aborder la personne à qui vous écrivez par son titre complet.

Pour répondre correctement à la personne, vous devrez suivre la bonne étiquette ou le protocole diplomatique en fonction de vos recherches.

Si vous vous adressez au consul général ou à tout autre employé de l`ambassade, vous utiliserez généralement leur nom complet. Par exemple, vous pourriez écrire "Cher Monsieur. Potier." Cependant, faites attention à tous les autres titres que la personne pourrait avoir, comme s`il s`agissait d`un membre de la noblesse ou d`un doctorat.

Utiliser "Cher ambassadeur honorable" Si vous adressez directement l`ambassadeur.

Si vous ne connaissez pas le nom ou le sexe de la personne à qui vous écrivez, vous pouvez commencer votre lettre "cher Monsieur ou Madame." Cependant, vous devriez faire tout votre possible pour répondre à votre lettre à une personne spécifique. Si vous avez la mauvaise personne, cela peut toujours être redressé.

Suivez le message d`accueil avec la ponctuation habituelle dans le pays de l`ambassade. Dans certains, une virgule est appropriée, tandis que d`autres suivent la salutation avec un côlon.

Image intitulée Adresse une lettre à une étape 8 de l`ambassade

3. Présentez-vous. Double espace après votre salutation et commencez votre lettre en laissant le récepteur savoir qui vous êtes. Inclure les informations d`identification nécessaires, telles que tous les numéros d`application ou des numéros de référence liés au sujet de votre lettre.

La première phrase devrait indiquer votre nom et votre pays de citoyenneté. Suivez cela avec des informations d`identification supplémentaires pertinentes pour votre raison d`écrire.

Suivez la première phrase avec une brève description de votre raison d`écrire. Cela ne devrait pas être plus qu`une phrase ou deux.

Image intitulée Adresse une lettre à une étape de l`ambassade 9

4. Expliquez votre raison d`écrire. Dans les paragraphes restants de votre lettre, vous élaborerez sur le fond de votre cas, y compris des informations que le destinataire devra répondre correctement à votre lettre.

La longueur de votre lettre et le contenu des paragraphes restants dépendront de votre raison d`écrire. Si vous avez besoin de donner un antécédent prolongé ou une chronologie d`une situation à laquelle vous souhaitez que l`ambassadeur ou un autre responsable de l`ambassade réponde, cela peut être long.

Si vous écrivez pour une raison de procédure, de manière à demander un visa de visiteur, votre lettre ne devrait généralement pas être plus de trois paragraphes et ne devriez pas aller pour plus d`une page ou deux au plus.

Gardez votre écriture claire et concise et utilisez une langue formelle tout au long de. Si vous abordez la personne à qui vous écrivez n`importe où dans le corps de votre lettre, utilisez son titre officiel et suivez toute autre règle d`étiquette que vous avez glanée de vos recherches.

Image intitulée Adresse une lettre à une étape de l`ambassade 10

5. Ajoutez votre fermeture. Le dernier paragraphe de votre lettre n`est généralement qu`une phrase ou deux qui indique au destinataire quelle action vous souhaitez qu`ils prennent en réponse à votre lettre. Si vous attendez une réponse dans un certain délai, il convient de mentionner ici.

Si vous avez besoin de quelque chose de particulier de la personne, indiquez ce que c`est et le calendrier dans lequel vous en avez besoin. N`oubliez pas de laisser le temps pour le mailing.

Faites attention à donner une date limite, en particulier si vous écrivez à l`ambassadeur ou à un membre du personnel de rang supérieur. Au lieu de faire une demande, disons quelque chose comme "Veuillez noter que je devais avoir le document que j`ai demandé dans un délai d`un mois ou je ne pourrai pas compléter mon candidature," ou alors "Veuillez répondre à la fin de ce mois afin que je puisse répondre à ma date limite."

Suivez cela avec une phrase remerciant le destinataire pour leur temps et leur attention. Par exemple, vous pourriez écrire "J`apprécie que vous avez beaucoup de demandes sur votre temps. Merci pour votre attention rapide à cette affaire."

Si vous ne savez pas si vous avez envoyé votre lettre à la bonne personne, vous pouvez inclure une note à cet effet. Par exemple, vous pourriez écrire "S`il y a quelqu`un d`autre à l`ambassade, mieux capable de manipuler mon problème, je vous demande de bien vouloir transmettre cette lettre à cette lettre."

Partie 3 sur 3:

Envoi de votre lettre

1. Finaliser votre lettre. Lorsque vous avez fini d`écrire votre lettre, corrigez-la soigneusement et corrigez les erreurs typographiques et les erreurs de la grammaire ou de la ponctuation. Vous voudrez peut-être lire votre lettre à voix haute pour vous assurer qu`il se lit facilement.

Mettre fin à votre lettre avec une salutation de fermeture telle que "Cordialement," et laissez quelques lignes vides pour votre signature. En dessous de cela, tapez votre nom et votre adresse, ainsi que toutes les autres informations d`identification ou de contact que vous jugez nécessaires, telles que votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique.
Si vous incluez des autres documents avec votre lettre, écrivez-les au bas de votre lettre afin que le lecteur sait quelles pièces jointes à attendre. Vous pouvez également utiliser cette liste comme liste de contrôle pour vous assurer que vous avez tout compris.
Imprimez votre lettre finale et signez-le à l`aide d`un stylo avec une encre bleue ou noire. Vérifiez la date de votre lettre avant de l`envoyer et assurez-vous de ne pas avoir besoin de l`ajuster en avant.
Lorsque vous avez signé votre lettre, effectuez une copie de la lettre signée pour vos propres enregistrements.

Image intitulée Adresse une lettre à une étape de l`ambassade 12

2. Rassembler des pièces jointes. S`il y a des documents supplémentaires que vous devez inclure avec votre lettre, faites-en copies. Découvrez si vous êtes censé envoyer des originaux ou si des copies suffiront. Si vous devez envoyer des originaux, effectuez une copie pour vos propres enregistrements avant d`envoyer le document.

Si vous envoyez des documents originaux, il est généralement préférable d`utiliser une plus grande enveloppe de Manilla qui vous permettra de les envoyer sans les plier.

Pour des copies, utilisez une enveloppe de la taille d`une lettre standard, sauf si vous avez plus de trois ou quatre feuilles, auquel cas il est généralement préférable d`utiliser une plus grande enveloppe de Manille et de les laisser plonger plutôt que de les plier.

Marquer chaque copie ou document soigneusement au cas où ils seraient séparés les uns des autres.

Image intitulée Adresse Une lettre à une ambassade étape 13

3. Mail votre lettre. Une fois que vous avez tout dans une enveloppe, vous devrez faire un voyage au bureau de poste afin de vous assurer que vous avez des frais de port correctement sur la lettre et vous avez formaté l`adresse correctement, en particulier si vous le postez dans un pays étranger.

Inclure votre nom et l`adresse de retour sur l`enveloppe. Cela sera écrit à l`arrière de l`enveloppe ou sur le coin supérieur droit, en fonction de la coutume du pays.

Le nom et l`adresse de votre destinataire doivent être écrits dans la partie moyenne ou inférieure à droite de l`enveloppe, à nouveau en fonction de la coutume du pays. Utilisez le titre formel du destinataire, le cas échéant.

Vous voudrez peut-être attendre que vous arriviez au bureau de poste pour répondre à votre enveloppe ou en effectuant des formatage de la recherche à l`avance.

Si vous écrivez les adresses sur l`enveloppe, utilisez un stylo à bille à bille afin que l`encre ne frotte pas et imprime soigneusement ou écrivez dans toutes les capsules. N`écris pas en cursive ou à script sur l`enveloppe, car il est difficile de lire.