Comment prendre en compte les dépenses prépayées: 7 étapes (avec des images)

Lors de la gestion d`une entreprise, il est très courant pour plusieurs dépenses - le loyer et l`assurance, par exemple - à payer à l`avance. Ces dépenses payées à l`avance sont appelées dépenses pré-rémunérées. Savoir tenir compte des dépenses préalablement payées implique d`abord une compréhension de certains principes comptables clés, suivis de l`enregistrement de quelques entrées de journal simples.

Pas

Méthode 1 de 2:

Comprendre les dépenses préalablement payées

1. Familiarisez-vous avec la comptabilité basée sur l`accumulation. Afin de comprendre la comptabilisation des dépenses pré-réédité, il est important de comprendre le principe de base de la comptabilité basée sur la comptabilité d`exercice. Tout simplement, dans la comptabilité basée sur la comptabilité, les revenus sont rapportés sur le compte de résultat lorsqu`ils sont gagnés, ne pas Quand l`argent est reçu.

Par exemple, si vous fournissez un service d`une valeur de 1 000 $ en juin et ne recevez pas d`argent pour le service avant août, le revenu sera rapporté sur le compte de résultat de 1 000 $ de revenus en juin. En août, le compte de résultat ne montrerait aucun chiffre d`affaires (en supposant qu`il n`y ait pas d`autres revenus de l`entreprise). C`est parce que vous avez gagné les revenus en juin.
Cela diffère de la comptabilité basée sur la trésorerie, selon laquelle les revenus sont comptabilisés lorsque l`argent lui-même est fourni, pas lorsque les revenus sont gagnés.

Image intitulée Compte des dépenses prépayées Étape 2

2. Apprendre la définition des dépenses préalablement payées. Une dépense prépayée est simplement une dépense future qui est payée à l`avance. En règle générale, cela implique une dépense au cours d`une période comptable, suivie de la consommation de tout le paiement préalable, sur plusieurs périodes. Les exemples courants de charges prépayées comprennent les primes d`assurance, le loyer et tout contrat commercial nécessitant un paiement à l`avance.

Par exemple, avec assurance, vous pouvez payer votre prime six mois à l`avance (ce qui est courant). Puis, sur une période de six mois, cette prime sera "utilisé".

Image intitulée Compte des dépenses prépayées Étape 3

3. Familiarisez-vous avec le lien entre la comptabilité d`accumulation et les dépenses préalablement payées. La comptabilité d`exercice nécessite que les revenus soient comptabilisés dans la période pour laquelle ils sont gagnés (pas lorsque l`argent est reçu), et le même principe s`applique aux dépenses. Les dépenses, de la même manière, ne sont pas comptabilisées lorsque l`argent est versé (ou lorsque la dépense prépayée est payée) et sont plutôt reconnues au fil du temps, car la chose prépayée est utilisée.

À titre d`exemple, si vous payez Louer six mois à l`avance, les frais prépayés ne seraient pas enregistrés dans le mois lorsque vous envoyez le chèque au locateur. Les dépenses seraient plutôt enregistrées au cours de la période de six mois car la dépense est "usé". Dans ce cas, chaque mois pour la période de six mois, un sixième du montant total du loyer apparaîtra sur le compte de résultat.

Quelque chose de connu sous le nom de principe correspondant est ce qui régit le traitement des dépenses prépayées. Ce principe dicte que les dépenses devraient être enregistrées lorsque les biens ou services associés ont été utilisés, non pas lorsqu`ils sont payés, de sorte que les dépenses allumettes les revenus que la dépense a contribué à gagner.

Méthode 2 sur 2:

Comptabilisation des dépenses préalablement rémunérées

1. Comprendre le processus de comptabilité de base pour les dépenses préalablement rémunérées. Le processus de base de la comptabilisation des charges prépayées consiste à placer les frais préalablement rémunérés au bilan à titre d`actif lorsque la dépense est payée, puis la chargeant progressivement comme une dépense sur la période qu`il est utilisé.

Cela signifie que si vous prépayez une valeur de 12 000 $ de loyer pendant 1 an le 1er janvier, il serait d`abord placé sur le bilan sous forme d`actif. Puis, au cours de l`année, il serait progressivement accusé de dépense, ce qui réduirait le solde des actifs au fil du temps.
À la fin du mois de janvier, par exemple, le compte d`actif réduirait de 1 000 dollars (reflétant le 1 / 12ème de paiement annuel utilisé) et le compte de dépenses sur le compte de résultat augmenterait de 1 000 $.
Pourquoi les dépenses pré-payées sont-elles initialement placées sur le bilan en tant qu`actif? En effet, la société a maintenant le droit de recevoir le bien ou le service, dans ce cas, le loyer. Parce que la dépense prépayée a une valeur (12 000 $), elle est considérée comme un atout.

Image intitulée Compte des dépenses prépayées Étape 5

2. Enregistrez l`entrée du journal pour effectuer le paiement de dépenses pré-payé. La première étape commence lorsque vous payez l`argent pour la dépense prépayée. Il doit y avoir une entrée dans le Journal général pour refléter cette activité.Par exemple, envisagez une entreprise qui paie 12 000 $ pour une couverture d`assurance d`une année au 1er janvier.

Pour ce faire, ouvrez tout le logiciel de comptabilité que vous utilisez et sélectionnez (ou créez) le compte d`assurance prépayé. Vous pouvez ensuite débiter ce compte pour 12 000 $ et créditer le compte de caisse pour 12 000 $

Étant donné que l`assurance prépayée est un compte d`actif, les entrées ci-dessus ajoutaient essentiellement 12 000 $ à des actifs et soustraire 12 000 $ d`argent.

Le solde des actifs n`est pas affecté la transaction initiale si d`un compte d`actif à un autre.

Image intitulée Compte des dépenses prépayées Étape 6

3. Enregistrez l`entrée de la revue pour charger l`actif prépayé. À la fin de chaque période comptable, la partie de l`actif prépayé utilisé doit être passée à la vente au compte de résultat. Dans l`exemple ci-dessus, supposons que la société publie des états financiers trimestriellement.

Le 31 mars, la fin du premier trimestre, une quatrième de l`assurance prépayée doit être mise en vente. Pour enregistrer l`entrée de la revue, des frais d`assurance débit pour 3 000 $ et une assurance prépayée de crédit pour 3 000 $.

L`entrée ci-dessus réduit le solde du compte de l`assurance prépayée et déploie que l`équilibre du compte de résultat est une dépense. Cela est dû au fait que 3 mois de la couverture d`assurance a été fournie par l`assureur et peut être reconnu comme une dépense.

Image intitulée Compte des dépenses prépayées STEP 7

4. Dépense l`actif prépayé jusqu`à la fin de sa vie. Effectuez l`entrée de journal ci-dessus à la fin de chaque période comptable jusqu`à ce que le solde du compte de l`assurance prépayée soit 0. Si l`entreprise utilise l`année comme étant sa période comptable, seule une entrée de journal sera nécessaire pour enregistrer les dépenses, qui devraient être enregistrées le 31 décembre.

Par exemple, si la période comptable est trimestrielle, pour le pré-paiement de 12 000 $, chaque trimestre verrait 3 000 $ Passer du compte d`actif d`assurance prépayé, au compte de dépenses d`assurance. Après le trimestre 1, le compte d`assurance prépayé aurait une valeur de 9 000 dollars et d`ici la fin du quatrième trimestre, le compte d`assurance prépayé aurait un solde de 0.

Cela conclut le processus de comptabilisation d`une dépense prépayée, car les dépenses ont été progressivement utilisées au cours de l`année.