Comment être une bonne réceptionniste: 12 étapes (avec photos)

Chaque bureau qui se présente au public de quelque manière que ce soit nécessite un visage pour rencontrer le public.Bien que une excellente communication par téléphone et par courrier électronique soit importante pour le personnel de la réception, il s`agit de la communication en face à face qui distingue une réceptionniste d`un représentant du service à la clientèle.Souvent, lorsqu`une personne (vendeur, candidat, membre de la communauté) entre dans votre lieu de travail, la première chose à voir est la réceptionniste et les premières impressions sont toujours importantes.

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Avoir les bonnes compétences

1. Avoir un top-nu compétences organisationnelles. Les réceptionnistes sont les personnes qui représentent le visage de la société - elles sont celles que les clients parlent d`abord avec eux et les personnes et les collègues vont à la planification de l`information et des événements. En plus de prendre des appels et de diriger les visiteurs, ils traitent souvent de clients, organisent des événements, créent des réunions, etc. Avec toutes ces responsabilités, les réceptionnistes doivent être vraiment organisés tout en traitant de multiples demandes à la fois. Une personne ne durera pas longtemps comme une réceptionniste s`il ne peut pas jongler plus d`une chose à la fois et les traiter de manière ordonnée.

Un excellent moyen de rester organisé consiste à investir dans un système de classement qui fonctionne mieux pour vous. Il est important de savoir quels documents et informations votre patron, vos collègues et vos clients peuvent avoir besoin. Gardez toutes ces informations dans des dossiers séparés - soyez-ils sur votre ordinateur de bureau ou en copie papier. Organisez votre système de classement d`une manière qui fonctionne le mieux pour vous - si cela nécessite des notes collantes au néon attachées à tout, alors soyez-le.
Être organisé signifie aussi être motivé auto-motivé - vous n`avez besoin de personne d`autre pour vous dire comment faire quelque chose ou vous garder sur la bonne voie. Si vous êtes organisé, vous saurez quelles tâches vous devez accomplir chaque jour et quelles tâches sont des priorités.
Avoir des numéros de téléphone utiles. (beaucoup et beaucoup) je.e. CO-travailleurs, employeurs, entrepreneurs, fournisseurs, numéros de contact d`urgence, etc. Vous aurez besoin de leur part à un moment ou à un autre. Gardez les numéros de téléphone organisés sur un programme informatique Rolodex ou approprié.

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2. Avoir des connaissances sur la technologie sous votre ceinture. Les réceptionnistes de la technologie numéro un doivent faire face à Thetelephone - et tous les boutons et des lignes séparées qu`il vient avec. Les compétences en informatique sont également un must - la plupart des réceptionnistes doivent savoir utiliser e-mail et doit être habile à la transformation de mots. Il est également utile de savoir comment créer feuilles de calcul, et utiliser des programmes spécifiques à l`industrie.

N`oubliez pas que si le copieur, le scanner ou l`imprimante sont proches de votre bureau, vous serez probablement probablement dépendant de les utiliser (et de dépanner des collègues qui rencontrent des problèmes lors de leur utilisation.) Une fois que vous connaissez le type de machine utilisé à votre bureau, brossez-vous sur ses fonctions principales et sur les moyens de résoudre des problèmes courants.

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3. Être fiable. Un réceptionniste est compté pour l`homme le bureau à tout moment - il reflète mal de la compagnie si personne ne choisit le téléphone, ou il y a une ligne de personnes qui attendaient à être aidées. Faire être fiable une priorité - si votre patron sait que vous êtes fiable et que vous êtes toujours là pour vous aider, vous devenez indispensable.

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4. Posséder Excellentes compétences d`écoute. Une grande partie de la réceptionniste écoute les personnes - que ce soit sur le téléphone, une question à laquelle un client demande, ou des informations qui vous sont relayées. Être capable d`écouter, vous rendra plus efficace - vous pourrez résoudre des problèmes plus rapidement lorsque vous comprenez ce que la personne pose la première fois, et vous connecterez les clients à la personne qu`ils essaient d`atteindre rapidement.

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5. Prendre des notes sur tout. Si un patron vous demande de faire quelque chose, prend des notes sur les détails. Si un client appelle, assurez-vous d`écrire leurs informations (nom, informations de contact, ce qu`ils veulent, etc.) Les notes sont un excellent moyen de rester organisé et de vous rappeler toutes les petites choses qui se posent pendant la journée. Gardez vos notes dans un bloc-notes et faites-la avec vous à tout moment. Vous serez surpris par la façon dont ils sont utiles, surtout lorsque vous essayez de rappeler ce que la personne qui a appelé il y a cinq heures voulait.

Assurez-vous de rédiger des messages en détail et de lire ce que vous avez écrit et surtout lors de la prise de message, répétez le message et contactez les informations que vous avez données afin que vous puissiez vous assurer avant de raccrocher que vous avez le bon informations à relais.

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6. Répondez poliment au téléphone avec une salutation standard telle que "Bonjour, merci d`avoir appelé notre entreprise, mon nom est ___, comment puis-je vous aider?Assurez-vous que le téléphone est répondu sur le premier ou le deuxième anneau. Il n`est pas bon de garder les gens en attente pendant plus d`une minute.(C`est plus long que vous ne le pensez.)

Écoutez soigneusement le nom de la personne que l`appelant demande.Répéter à l`appelant si nécessaire.Les téléphones cellulaires déforment souvent des sons.Écrivez le nom de la personne à qui l`appel est dirigé si la prononciation est difficile.

Diriger l`appel poliment avec une phrase standard telle que "Un moment s`il vous plaît pour mr. Forgeron."Ou si cette personne est au téléphone, "Je suis désolé, mr. Smith est au téléphone pour le moment.Souhaitez-vous attendre en attente ou voudriez-vous lui laisser un message de messagerie vocale??"Merci poliment et diriger l`appel en conséquence.

L`image intitulée Soyez une bonne réceptionniste STEP 7

7. Saluer le personnel de livraison avec le même professionnalisme et la politesse que tout autre visiteur. Vous pouvez être tenu de signer des livraisons. Assurez-vous que votre signature est lisible. Le personnel de livraison peut avoir besoin de directions où laisser des paquets. Assurez-vous de contacter les employés appropriés pour de telles questions.

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8. Gérer les clients qui viennent dans votre entreprise avec efficacité et politesse. Après que les visiteurs identifient qui ils sont et qui ils recherchent, contactez cette personne et laissez-la savoir qui est là. Une phrase appropriée standard est "m. Smith, M. Jones de Xyz Corporation est ici pour vous voir pour son rendez-vous de 2 heures." Toujours recevoir un prénom et un nom de famille et le nom de l`organisation qu`ils viennent de. Il est utile de demander si elles ont un rendez-vous avec M. Forgeron. m. Smith vous donnera des instructions sur les endroits où demander au visiteur attendra et pendant combien de temps. Vous pouvez ensuite dire visiteur "m. Smith sera avec vous dans un instant." ou alors "m. Smith a déclaré qu`il finissait une réunion et sera avec vous dans 5 minutes.Vous pouvez avoir un siège. Merci."

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Se présenter bien

Avoir une attitude positive. Comme mentionné ci-dessus, les réceptionnistes sont le visage d`une entreprise - ce sont les clients qui traitent d`abord et les personnes qui répondent aux questions de personnes qui ne peuvent pas entrer dans le bureau. Personne ne veut être accueilli par une expression aigre et une attitude grincheuse. Faites-en une priorité pour toujours avoir un sourire sur votre visage et une personnalité joyeuse et optimiste. N`oubliez pas de rester patient avec des clients stimulants, même s`ils obtiennent votre dernier nerf.

Même si vous venez contre un client stimulant, rappelez-vous que vous êtes un individu fort et heureux. Dites-vous qu`ils agissent hors de frustration, mais savent que tant que vous essayez de votre mieux pour les accueillir, vous n`êtes pas la faute. Il vaut mieux être celui qui garde votre tête que celle qui explose et ressemble à une ornerie, personne moyenne.

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2. Avoir une salutation prête. C`est toujours important de saluer vos clients de manière amicale. Même si vous continuez ce que vous faites avant de les aider, il est important de les saluer afin qu`ils se sentent reconnus et savent que vous les aiderez dans un instant.

Certaines salutations sont "salut! Bienvenue sur [Nom d`entreprise] "ou" bonjour! Si vous avez un siège, je serai avec vous dans un instant!"

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3. Être courtois. Être respectueux. Traiter tout le monde comme ils sont la personne la plus importante qui a marché dans le bureau ce jour-là. C`est votre travail - personne ne se soucie de la façon dont vous êtes coincé dans la circulation ce matin, comment vous avez ruiné votre tout nouveau sac à main, ou même comment vous avez perdu votre CD préféré. Laisser des affaires personnelles à la maison. (Même si vous ne respectez pas leur message ou la façon dont ils le transmettent - faux) Globalement, assurez-vous que la personne est totalement détendue et heureuse de vous parler.

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4. S`habiller pour impressioner. Vous représentez une entreprise, vous devriez donc vous habiller la partie. Investir dans des vêtements de sport d`affaires. Alternativement, si vous êtes une réceptionniste à une sorte de magasin spécifique (comme un magasin de vêtements), vous pouvez envisager d`habiller la partie en achetant des vêtements de magasin et en les portant. Ont tendance au conservateur, à moins que vous ne travaillez quelque part où la mode, les tendances ou d`autres facteurs sont poussés à la pointe.

Vérifiez si votre entreprise a un code vestimentaire spécifique. Votre entreprise peut être bonne avec une robe décontractée, rappelez-vous que vous ne devriez jamais vous habiller trop par hasard (les sueurs doivent être interdites du lieu de travail.)

Conseils

N`oubliez pas qui signe votre chèque de paie et les respectez à tout moment.

Soyez gentil avec les gestionnaires, voir si vous pouvez les aider avec des tâches supplémentaires pendant votre temps libre.

Manipulation du courrier fait généralement partie d`un travail de réception, découvrez où il se passe, qui l`apportera, et quand, le premier jour.

Trouvez quelqu`un pour prendre le bureau pour les pauses de la salle de bain, les réunions, les vacances, les déjeuners, etc. De cette façon, vous évitez d`avoir des gens en colère qui vous attendent quand vous reviendrez.

Toujours être disposé à apprendre une nouvelle tâche ou à faire une tâche mondaine.La polyvalence va un long chemin.

Demander aux collègues s`ils ont besoin d`aide avec quoi que ce soit.Mieux de se faire des amis en aidant que des ennemis en se plaignant.

Écrire des messages dans un livre en double et donner une copie à la personne que le message est pour.Ou utilisez un journal, ce qui est plus facile à renvoyer à, surtout pour rappeler un nom ou un numéro.

Gardez les affaires personnelles loin de votre région - cela inclut les appels de téléphones portables et les courriels.Les départements informatiques peuvent et vont passer des activités informatiques.

Gardez votre apparence bien rangée.

Toujours être poli, même avec un costume en colère.

Ne dépassez pas vos frontières en abusant des équipements qui ont été placés dans vos soins pour vos propres avantages personnels.

Mises en garde

Ne jamais entrer dans une dispute avec un appelant ou un visiteur.Route sur un superviseur. Cependant, s`il n`y a personne à prendre leur appel, suggérer de laisser une messagerie vocale. Parfois, il n`y a pas de gestionnaire ou de superviseur présent. Il n`y a que tant que vous pouvez faire comme une réceptionniste.

Ne jamais dire "Je ne fais pas xyz."Vous serez hors d`emploi plus rapidement que vous ne parvenez à z.