Comment être organisé au travail

2. Déterminez vos temps de productivité. Certains d`entre nous sont des habitants du matin et certains d`entre nous sont creints à l`idée de matinée. Vous aurez peut-être déjà un sentiment de quel temps de la journée vous êtes le plus productif. Que vous préfériez les soirées, les matinées, le déjeuner ou le droit avant ou après les heures de précipitation de la journée de travail, profitez de ces moments pour maximiser votre productivité.

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Prioriser Vos tâches. Nous savons tous que certaines tâches sont plus importantes que d`autres, mais nous ne les prions pas toujours en conséquence. Développez donc un système de classement en signalant ou en mettant en vedette des tâches importantes, par exemple, et être honnête et flexible. Utilisez des rappels, soit via un calendrier numérique ou par des notes collantes sur votre ordinateur ou votre bureau. Consacrez plus de votre temps et de votre énergie aux éléments de priorité supérieurs sur votre liste. Les exemples incluent des tâches sensibles à la fin des choses dus à la fin des affaires ou de demain. Vous pouvez également donner la priorité à la réponse aux clients, aux patrons ou à quiconque qui paie les factures. Et si vous n`êtes pas sûr de la sensibilité ou de l`importance d`une tâche, il est toujours bon de demander.

4. Assommer des tâches rapides tout de suite. Toutes les tâches ne doivent pas être prioritaires et programmées pour un temps d`achèvement futur. Certaines tâches prennent presque le maximum de temps pour planifier ou planifier leur emploi pour accomplir. Si c`est le cas et que vous pouvez frapper ces tâches tout de suite, par tous les moyens le faire! Manipulation des tâches rapides permet également d`empêcher la procrastination.

5. Gérer l`encombrement et les matériaux de travail. Nos bureaux vont facilement d`encombré aux sites de tornades, entravent évidemment une organisation. Certaines personnes opèrent même sur une politique du bureau propre uniquement. Bien que ce n`est pas absolument nécessaire, prenez des mesures pour effacer votre espace de travail.

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Calendrier des activités et des rendez-vous. Certaines personnes planifient uniquement des réunions, mais pas des activités sur leur liste de choses à faire. La planification des tâches les plus importantes ainsi que des rendez-vous peuvent être utiles. Vous pourriez également "lot" vos jours en effectuant des réunions uniquement les mardi et jeudis, par exemple. Gardez des trous dans votre emploi du temps également pour le temps créatif pour vous-même ou pour accueillir l`inattendu.

2. Fichiers emails. Utilisez des dossiers de classement et des drapeaux à votre avantage au lieu de laisser les messages s`accumuler dans votre boîte de réception. Les dossiers et les sous-dossiers dans Outlook, par exemple, ou les étiquettes de Gmail et plusieurs boîtes de réception peuvent être un atout. Si vous êtes un journaliste, par exemple, vos dossiers peuvent être appelés des histoires actuelles, des histoires futures, des histoires anciennes, des entretiens et des sources, ainsi que des emplacements et des idées.

3. Employer d`autres formes de communication quand il est plus efficace. Parfois, un appel téléphonique rapide peut faire le travail de 10 courriels de retour et d`avenir. Si oui, faites appel à l`appel! Si vous connaissez un échange de messagerie mérite une discussion ou impliquera beaucoup de points de retour, il est parfois préférable d`avoir un appel téléphonique. Vous aurez souvent plus de détails sur le téléphone, tandis que vous et l`autre partie à la discussion, évitez de rédiger de longs emails de consommation de temps. Vous pourriez même envoyer un collègue et dire: «J`ai beaucoup de questions à ce sujet sur cette. Peut-être qu`un appel serait plus facile. Puis-je vous rappeler dans 5?"

4. Limiter les interruptions. Bien que les pauses stratégiques soient utiles, les interruptions pendant vos heures de travail ne sont pas. Les interruptions peuvent vous ralentir, rompre votre rythme de travail et vous faire perdre votre train de pensée. Alors, essayez d`utiliser des messages à l`extérieur et la messagerie vocale lorsque vous savez que vous serez trop occupé. Ces outils ne sont pas seulement pour quand vous n`êtes pas physiquement dans le bureau, ils peuvent être utilisés quand vous êtes juste trop submergé. Beaucoup de gens ont aussi une "politique de la porte ouverte", mais vous n`avez pas besoin de garder votre porte ouverte à tout moment. Vous pourriez même laisser une note amicale sur la porte disant: "Conférence en cours" ou "occupé. Donne de retour après ou email s`il vous plaît."

5. Utilisez le nuage. Le cloud computing vaut la peine d`être envisagé car il peut être moins coûteux, évolutif, plus efficace et plus facilement mis à jour. Le contenu disponible dans le cloud est particulièrement utile car vous pouvez y accéder à vos appareils: ordinateurs, tablettes, smartphones, etc. Le stockage en nuage sert également de forme primaire ou secondaire utile de sauvegarde numérique. Vérifiez auprès de votre responsable informatique ou de votre fournisseur de logiciels, car vous avez peut-être déjà une certaine quantité d`espace disque disponible dans le cloud ou disponible pour un petit supplément annuel.

6. Utilisez des signets en ligne. Les principaux navigateurs ont tous des capacités de bookmarking où vous pouvez enregistrer et organiser vos adresses Web préférées ou les plus fréquemment visitées pour un accès rapide et facile. Profitez d`eux pour que vous n`oubliez pas d`oublier des sites importants de rechercher des actualités ou des mises à jour de l`industrie.

2. Créez un horaire ou un calendrier pour vous-même. Heureusement, la plupart des emplois ne nécessitent pas la programmation dans votre journée à la minute. Cependant, garder un horaire de base des points forts et des tâches et des événements les plus importants de votre journée peuvent vous aider à vous tenir sur la tâche.

3. Utilisez une application de minuterie, chronomètre ou réveil. Ceux-ci peuvent être des outils efficaces lorsqu`ils sont utilisés avec parcimonie. Certaines personnes aiment définir leurs alarmes 10, 15 ou 30 minutes à l`avance pour leur donner un avertissement avancé ou un temps tampon avant une activité. Vous pouvez également définir des alertes de rappel.

4. Éviter les activités de reportage. Demandez-vous si le reportage est absolument nécessaire ou si cet urgeur n`est qu`un exemple de procrastination. Si vous sentez ce dernier, ne posez pas l`alimentation! Toutefois, dans les cas où la mise au point de tout ou partie d`une activité est inévitable, assurez-vous de prendre note de l`endroit où vous vous êtes arrêté et de reprogrammer avec des plans concrets. Alternativement, vous pourriez proposer un plan d`urgence. Par exemple, si vous devez annuler une réunion en personne, vous pouvez peut-être organiser une conférence téléphonique ou une conférence Web à la place.

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Mieux dormir. Sans bon sommeil, vous pourriez vous sentir groggy, fatigué ou léthargique le lendemain, qui peut nuire à votre horaire et à votre efficacité au travail. Visez sept à huit heures de sommeil ininterrompu par nuit.

3. Ne vous comparez pas aux collègues. La plupart de nos emplois de nos collègues sont différents de nos propres et tous ont des méthodes d`organisation différentes qui travaillent pour eux. Une méthode qui a du sens et est efficace pour un collègue pourrait ne pas être la meilleure méthode pour vous et vice versa.

4. Accepter que l`organisation est un processus continu. Ne vous attendez pas à être parfait. L`organisation est en cours et nécessite une attention continue. Vous ne serez pas organisé de manière optimale tous les jours, mais une petite organisation contribue grandement à renforcer votre efficacité.