Comment créer un plan de continuité d`entreprise

Les BCPS fournissent des procédures pour la manière dont les employeurs et les employés resteront en contact et continueront à faire leurs emplois en cas de catastrophe ou d`urgence, comme un incendie au bureau.Malheureusement, de nombreuses entreprises ne prennent jamais le temps de développer un tel plan, typiquement parce qu`ils ne le sentent pas nécessaires. Cependant, la création d`un BCP complet vous permettra d`améliorer la capacité de votre entreprise à poursuivre les affaires comme d`habitude pendant ou après des perturbations importantes aux opérations commerciales.

Pas

Méthode 1 de 4:
Comprendre ce qui fait un bon plan de continuité d`entreprise
  1. Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 1
1. Accepter les menaces potentielles et les risques auxquels votre entreprise est confrontée. La possibilité d`une perturbation de vos opérations commerciales est effrayante de penser, mais vous devriez toujours être préparé et disposé à accepter que les risques et les menaces peuvent causer des troubles pour votre entreprise. Une fois que vous pouvez accepter que les risques et les menaces non planifiées peuvent avoir des résultats dévastateurs sur les opérations commerciales, vous pouvez ensuite faire un plan qui garantit que les actifs et le personnel de votre entreprise sont suffisamment protégés.
  • Faites une liste de risques possibles et leur impact sur votre entreprise. Par exemple, la mort d`une personne clé n`entraînera pas généralement la fermeture des portes pendant un moment, mais peut avoir une incidence gravement sur les résultats, les relations fournies et le service à la clientèle.
  • Après avoir identifié les risques, triez-les d`impact et de moyens de subsistance pour hiérarchiser votre planification.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 2
    2. Ne confondez pas les plans de continuité des activités avec des plans de reprise après sinistre. Les plans de continuité des activités sont parfois appelés plans de reprise après sinistre et les deux ont beaucoup en commun. Les plans de reprise après sinistre devraient être orientés vers la récupération des affaires à la suite d`une catastrophe et atténuer les conséquences négatives d`une catastrophe. En revanche, les régimes de continuité des activités se concentrent sur la création d`un plan d`action mettant l`accent sur la prévention des conséquences négatives d`une catastrophe de se produire du tout.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 3
    3. Considérez les menaces / risques potentiels auxquels l`entreprise est confrontée. Les plans d`analyse d`impact commercial considèrent que les conséquences potentielles de votre entreprise lorsque la capacité de fonctionner et de procéder a été perturbée par une menace ou un risque. En conséquence, la création d`une BIA vous permet de déterminer quels problèmes, risques et menaces que votre plan de continuité d`entreprise doit répondre. Vous devez prendre en compte les effets possibles une perturbation des opérations commerciales pourrait causer, comme:
  • Perte de revenu et de vente
  • Augmentation des dépenses
  • Défection du client / insatisfaction
  • Tardiness en livraison de service
  • Amendes réglementaires
  • Retard / incapacité à commencer les futurs plans d`entreprise.
    • Méthode 2 sur 4:
    Détermination des ressources de récupération clés
    1. Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 4
    1. Faites une liste de personnel interne clés. Suite à la survenue d`un événement qui perturbe les opérations commerciales normales, vous devrez mobiliser rapidement le personnel clé afin d`exécuter un BCP avec succès. Créez une liste de personnels clés internes et de sauvegardes - ce sont les employés qui remplissent des postes sans lesquels votre entreprise ne peut absolument pas fonctionner. Rendre la liste aussi grande que nécessaire, mais aussi petite que possible.
    • Faites une liste de tout le personnel interne clé avec toutes les informations de contact, y compris le téléphone professionnel, le téléphone à la maison, le téléphone portable, le pager, le courrier électronique professionnel, le courrier électronique personnel et tout autre moyen possible de les contacter dans une situation d`urgence où les communications normales peuvent être indisponibles.
    • Considérez quelles fonctions sont essentiellement nécessaires pour continuer chaque jour des opérations. Vous devriez penser à qui remplit ces positions lorsque le titulaire de l`emploi principal est en vacances.
    • N`oubliez pas que le personnel clé ne comprend pas simplement des cadres de haut rang. Par exemple, un greffier de comptes de comptes de niveau faible à mi-niveau pourrait être responsable des rapports de traitement qui affectant les prêts ou collections AR, ce qui affecte grandement le montant du résultat opérationnel disponible. Le greffier des comptes clients devrait être considéré comme un personnel clé, car les fonctions de l`emploi de cette personne facilitent l`accès de la société au capital fourni par le traitement des créances et la collecte de fonds.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 5
    2. Documenter les équipements d`affaires critiques. Les ordinateurs commerciaux sur site contiennent souvent les informations les plus critiques que vous et vos employés doivent pouvoir accéder même au travail hors site. Vous devez faire une liste d`équipements / données critiques et de créer une stratégie d`accès sécurisé en cas de perturbation.N`oubliez pas le logiciel qui serait souvent considéré comme un équipement critique, surtout s`il s`agit d`un logiciel spécialisé ou s`il ne peut pas être remplacé.
  • Cette liste doit inclure les mots de passe, les données d`identification et l`emplacement des fichiers clés.
  • Certaines entreprises ne peuvent pas fonctionner même pendant quelques heures sans fax.Comptez-vous beaucoup sur votre machine de copie?Avez-vous des imprimantes spéciales que vous devez absolument avoir?
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 6
    3. Identifier les documents critiques. Vous devriez compiler toute la documentation nécessaire pour recommencer votre entreprise en cas d`incendie ou à une autre catastrophe qui détruit les documents critiques situés sur place. Assurez-vous d`avoir des exemplaires alternatifs dans le stockage physique hors site et des moyens d`accéder à des documents critiques tels que des articles d`incorporation et d`autres documents juridiques, des factures de services publics, des informations bancaires, des documents HR critiques, des documents de location de bâtiments, des déclarations de revenus et d`autres documents critiques.
  • Vous devriez considérer ce que le plan d`action serait s`il y avait une perte totale de l`installation.Savez-vous quand payer le prêt sur vos véhicules de votre entreprise?A qui envoyez-vous le paiement de vos services de messagerie??
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 7
    4. Identifier qui peut télétrempter. Dans le cas où les opérations commerciales ne peuvent pas continuer à l`emplacement régulier, la télétravail de la maison est un excellent moyen pour les employés de continuer à travailler comme d`habitude. La capacité de vos employés à travailler, même si loin du Bureau, cela signifiera qu`au moins certains des retards dans l`exécution de travaux comme d`habitude peuvent être évités. Certaines personnes de votre entreprise pourraient être parfaitement capables de mener des affaires d`un bureau à domicile.
  • Découvrez qui peut et qui ne peut pas travailler de domicile à cause de limitations de connectivité Internet ou d`autres problèmes, et assurez-vous de fournir à vos employés les ressources nécessaires pour télétravail.
    • Méthode 3 sur 4:
    Créer votre plan de continuité d`entreprise
    1. Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 8
    1. Identifier les options d`équipement de contingence. Les options d`équipement d`urgence sont des alternatives d`équipement accessibles pouvant être utilisées si et lorsque des opérations commerciales normales sont perturbées.
    • Où allez-vous louer des camions si un catastrophe endommagé ou détruit des véhicules utilisés dans le cours normal des affaires?Où allez-vous louer des ordinateurs?Pouvez-vous utiliser une prise d`entreprise pour copies, fax, impression et autres fonctions critiques?
    • Les fournisseurs d`équipement alternatifs ne doivent généralement pas être identifiés spécifiquement, à moins qu`ils ne soient uniques et un arrangement a déjà été négocié (très rare).
    • Il est plus important d`identifier les services, équipements et / ou ressources qu`un substitut doit pouvoir fournir. Le personnel clé confié à la responsabilité de la gestion de la relation avec le substitut doit avoir le pouvoir nécessaire de prendre des décisions pertinentes.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 9
    2. Identifiez votre emplacement de contingence. C`est l`endroit où vous allez effectuer des affaires pendant que vos bureaux principaux sont indisponibles.
  • Ce pourrait être un hôtel - nombre d`entre eux disposent d`installations d`affaires très bien équipées que vous pouvez utiliser.Ce pourrait être l`un des bureaux de vos entrepreneurs ou le bureau de votre avocat.
  • Un centre de location de stockage à proximité de votre site ordinaire pourrait être un endroit idéal pour déménager et stocker des produits dans une pincée.
  • Peut-être télétravail pour tout le monde est une option viable.
  • Si vous avez un emplacement temporaire identifié, incluez une carte à l`emplacement de votre BCP. Où que ce soit, assurez-vous d`avoir toutes les informations de contact appropriées (y compris les noms des personnes).
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 10
    3. Faire un "Comment" section dans votre bcp. Il devrait inclure des instructions pas à pas sur la manière d`exécuter le BCP et de s`adresser à quoi faire, qui devrait le faire, et comment. Énumérez chaque responsabilité et écrivez le nom de la personne qui lui est assignée.En outre, faites l`inverse: pour chaque personne, énumérez les responsabilités.De cette façon, si vous voulez savoir qui est censé appeler la compagnie d`assurance, vous pouvez rechercher "Assurance", Et si vous voulez savoir ce que fait Joe Doe, vous pouvez regarder sous "Joe" Pour cette information.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 11
    4. Documenter les contacts externes. Si vous avez des fournisseurs ou des entrepreneurs critiques, créez une liste de contacts spéciaux comprenant une description de la société (ou individuelle) et de toute autre information absolument essentielle à leur sujet, y compris des informations de contact du personnel clé.
  • Inclure dans votre liste des personnes comme des avocats, banquiers, consultants informatiques...Toute personne que vous pourriez avoir besoin d`appeler pour aider divers problèmes opérationnels.
  • N`oubliez pas les entreprises de services publics, les bureaux municipaux et communautaires (police, incendie, eau, hôpitaux) et le bureau de poste!
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 12
    5. Mettre les informations ensemble! Un BCP est inutile si toutes les informations sont dispersées à propos de différents endroits. Un BCP est un document de référence et il faut tous être conservés ensemble dans quelque chose comme un liant à 3 anneaux.
  • Faites de nombreuses copies et donnez-en un à chacun de vos personnels clés.
  • Gardez plusieurs copies supplémentaires sur un lieu hors site, à la maison et / ou dans un coffre-fort.
    • Méthode 4 sur 4:
    Mise en œuvre de votre plan de continuité des activités
    1. Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 13
    1. Communiquer le BCP aux employés pertinents. Assurez-vous que tous les employés pouvant être potentiellement affectés par une perturbation ont lu et comprennent le BCP. Prenez le temps de vous assurer que les employés sont conscients de leurs rôles pertinents dans la mise en œuvre et l`exécution de la politique.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise étape 14
    2. Fournir des informations essentielles du plan BCP au personnel non clé. Ne laissez pas les choses au hasard! Même si le personnel clé est informé de leur rôle sous le BCP, vous devez toujours vous assurer que tous les employés sont au courant de la construction de procédures d`évacuation, ainsi que des emplacements d`urgence. De cette façon, l`absence imprévisible de personnel clé n`empêchera pas de personnel non clé de savoir comment répondre aux perturbations de l`opération d`entreprise.
  • Image intitulée Créer un plan de continuité d`entreprise Étape 15
    3. Prévoyez de modifier et de mettre à jour votre BCP. Peu importe la qualité de votre BCP, il est probable qu`il y aura des événements perturbateurs qui ne sont pas fournis dans votre plan. Être ouvert à la mise à jour et / ou à la modification de votre BCP à la lumière des informations supplémentaires et / ou de modification de circonstances. Chaque fois que quelque chose change, mettez à jour toutes les copies de votre BCP et ne le laissez jamais sortir de jour.

    • Vidéo

    En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube.

    Conseils

    Ne vous fiez pas à un coffre-fort ignifuge pour stocker votre support d`ordinateur.La plupart des coffres-forts ignifuges sont conçus pour le papier - un CD, un DVD, une disquette ou une bande magnétique va fondre.Obtenez un média en sécurité pour ces articles.Mieux encore, stockez les données hors site sur une plate-forme cloud!
    Articles connexes