Comment obtenir un bon service client en parlant à un représentant du service clientèle

Traiter avec le service clientèle pour une société ou un service spécifique peut souvent être une expérience très frustrante. Alors que certaines entreprises sont plus conviviales et fiers de rendre leurs clients heureux, d`autres entreprises ne se soucient pas autant et prennent souvent leurs clients pour acquis. À la suite de cela, c`est un peu délicat sur le service à la clientèle et les représentants du service à la clientèle. Heureusement, vous pouvez faire un certain nombre de choses pour améliorer vos chances de recevoir un service à la clientèle de qualité.

Pas

Partie 1 de 3:

Se préparer à la bataille

1. Savoir exactement ce que vous voulez et être capable de l`expliquer pleinement. Si vous ne savez pas exactement ce dont vous avez besoin ou souhaitez, et si vous n`avez pas d`énoncé clair de la façon dont ils peuvent vous aider et de votre position, il est moins probable que vous raccrochez de vous sentir satisfait.

Si vous avez un problème technique avec un service électronique ou en ligne, assurez-vous que vous pouvez clairement indiquer ce qu`il est. Le support technique a généralement besoin autant d`informations que possible pour vous aider à vous fournir une solution.
Si vous contestez une charge, assurez-vous d`avoir dépassé la facture et de la rationalisation pour la raison pour laquelle vous pensez que la facture est fausse.
En tout état de cause, assurez-vous de préciser votre esprit quelle résolution vous rendra heureux et quelle résolution est raisonnable.

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2. Réservez une partie importante de temps pour faire face à votre problème. Les chances sont, traitant du service à la clientèle prendra probablement une durée importante de temps. Donc, vous devez y penser avant d`appeler ou de les visiter. Il y a un certain nombre de choses que vous devriez considérer:

Attendant 10-20 minutes pour parler à un agent.

Parler avec l`agent pendant 10 minutes.

Être transféré dans un autre ministère et ré-expliquer votre problème.

Escalader votre problème à un superviseur, en attendant le superviseur, puis en expliquant votre problème au superviseur.

Gardez à l`esprit l`heure de la journée que vous visitez ou appelez, comme certains sont des moments plus occupés que d`autres.

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3. Assurez-vous de faire votre appel dans un environnement exempt de distractions, si vous choisissez d`appeler. Une fois que vous avez traversé, vous voulez pouvoir appeler votre attention complète. De plus, vous ne pourrez pas communiquer correctement si vous êtes distrait ou s`il y a du bruit vous empêchant de parler.

Être prêt à donner l`appel toute votre attention.

N`appelez pas pendant que vous conduisez.

N`appelez pas d`un environnement distrayant.

Essayez d`éviter de faire l`appel pendant que vous marchez autour d`une route très fréquentée.

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4. Préparez-vous à naviguer dans de nombreuses invites vocales et soyez prêt à attendre en attente, si vous appelez. Bien que ce processus soit certainement frustrant, cela garantira que vous êtes placé dans la bonne file d`attente pour le service dont vous avez besoin.

Soyez prêt à entrer ou à dire votre numéro de compte, votre numéro de billet ou les quatre derniers de votre numéro de sécurité sociale.

Parler clairement.

Parfois, vous pourrez réellement obtenir directement un représentant si vous appuyez sur "0."

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5. Avoir toutes les informations et toutes les fournitures dont vous aurez besoin pour parler au représentant. Cela inclut des informations relatives à votre compte, de votre transaction ou de votre réservation. Ceci est pour vous assurer que vous êtes le propriétaire du compte. C`est souvent un obligatoire informations. En outre, ont:

Une feuille de papier.

Un stylo fonctionnel / un crayon et du papier à portée de main afin que vous puissiez écrire des informations importantes.

Votre portefeuille et vos informations de carte de crédit au cas où ils doivent effectuer un ajustement ou un crédit de votre compte.

Partie 2 de 3:

S`adressant au représentant du service clientèle

1. Appelez ou visitez tôt le matin si possible.Les changements les plus convoités sont ceux qui ont des temps de départ compris entre 7h-10h et sont généralement remplis par des agents collectifs qui ont le plus de connaissances et peuvent vous aider dans les meilleurs délais. Ces agents seront en mesure de vous donner le meilleur service et de résoudre des problèmes que vous avez.

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2. Parler à un ton amical de voix et avoir une attitude positive. Même si votre problème est très frustrant, ne deviennent pas abusifs ou belligérants. Il est extrêmement frustrant pour un agent d`avoir quelqu`un sur le téléphone qui crie, crier et jurant à eux. Il est moins probable que l`agent se déplace de leur chemin pour vous aider si vous êtes belligérant.

Maintenir une attitude professionnelle et un ton de voix propice aux affaires, peu importe la frustration de votre.

Dire "s`il vous plaît" et "merci" quand il est approprié.

Évitez de vous amuser si vous n`aimez pas ce qu`ils disent.

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3. Faire des déclarations qui démontrent votre insatisfaction. Tout en étant poli, vous devez être affirmé et confiant. Vous devez articuler votre mécontentement de manière forcée et communiquer que vous voulez le meilleur service possible. Envisager des déclarations telles que:

"Je crois que mes affaires sont prises pour acquis."

"En tant que client fidèle, je mérite le meilleur service clientèle."

"Je suis sûr que vous [le représentant du service clientèle] ira au-delà et au-delà afin de me faire un client satisfait."

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4. Expliquez votre problème à l`agent.C`est peut-être la partie la plus importante de l`appel téléphonique. Si vous n`expliquez pas correctement votre problème, il ne peut pas être résolu. De manière très claire et concise, expliquez le problème ou votre problème à l`agent.

Parlez lentement et clairement.

Ne faites pas d`hypothèses sur ce qu`ils savent ou ne savent pas.

Inclure des exemples spécifiques sur votre problème.

Demandez-leur de reformuler votre problème après que vous ayez fini d`expliquer.

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5. Comprendre les limites du représentant du service clientèle. Les représentants du service à la clientèle sont exactement cela, des représentants. Ils représentent la société et sont là pour vous engager avec vous et travailler dans les politiques énoncées afin de, espérons-le, obtenir un résultat équitable pour les deux parties.

Les représentants du service à la clientèle ne peuvent généralement pas renverser la politique de l`entreprise ou faire des exceptions."

La plupart des représentants ont des règles qu`ils doivent adhérer à.

Les agents ont des mesures dont ils ont besoin d`adhérer, ce qui signifie qu`ils peuvent avoir des scripts spécifiques qu`ils doit lire à vous, ou ils peuvent avoir un délai d`appel spécifique qu`ils doivent maintenir.

Un agent ne peut pas passer des heures à traiter avec votre problème. Ils doivent maintenir une période moyenne de la poignée.

Ils peuvent être tenus de lancer certains nouveaux services / articles à vous.

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6. Escalader votre problème à un superviseur, si vous sentez que vous n`obtenez pas le service que vous méritez. Si l`agent que vous parlez semble refusant ou incapable d`aider, demandez à parler à leur superviseur. Souvent, seuls les superviseurs sont faits pour faire des "exceptions" aux politiques de l`entreprise. Mais rappelles-toi:

Les superviseurs ne sont pas employés uniquement pour faire face aux clients tout le temps.

Vous devrez peut-être reformuler votre situation au superviseur.

Le superviseur pourrait revenir sur les mêmes politiques que le représentant initial a fait, et vous pourriez ne pas être heureux avec cela.

Sois poli. Les superviseurs sont des gens aussi.

Définissez le ton de la conversation en disant au superviseur que vous êtes convaincu qu`ils vous laisseront complètement satisfait.

Si vous n`êtes pas satisfait de la façon dont ce superviseur vous traite, remerciez-les, puis rappelez-le ou revisitez le bureau plus tard. Vous pourriez vous retrouver que quelqu`un d`autre peut être plus utile.

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7. Obtenir des détails sur l`agent. Ceci est important pour les deux si vous êtes satisfait de la résolution de l`agent ou si vous êtes mécontent de la façon dont ils vous ont traité. Si vous êtes satisfait, c`est votre assurance que la promesse de l`agent sera réellement mise en œuvre. Si vous n`êtes pas satisfait, vous serez en mesure de vous référer à l`agent ou au superviseur lorsque vous évacuez davantage votre plainte. Essayez d`obtenir les informations suivantes:

Demandez poliment pour le nom de l`agent ou l`identifiant d`employé: "Puis-je avoir votre nom et votre identifiant d`employé?"

De même, demandez poliment le lieu du centre d`appels, si vous choisissez d`appeler.

Assurez-vous d`obtenir un numéro de cas ou un numéro de billet.

Notez la date et l`heure du jour que vous avez appelée ou visitée.

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8. Demandez à l`agent de service clientèle de prendre une note détaillée dans votre compte. Avant de raccrocher, assurez-vous de demander à votre agent de prendre une note détaillée sur votre compte sur votre insatisfaction. Mieux vous les traitez, plus ils pourraient représenter votre position. Cela pourrait aider les autres agents ou superviseurs dans leurs efforts pour vous fournir une satisfaction.

Partie 3 sur 3:

Prendre soin des affaires après

1. Escalader votre plainte plus loin. Si vous êtes toujours malheureux ou que votre problème n`est pas résolu, écrivez-vous au bureau de l`entreprise. Vous pouvez généralement obtenir le numéro de bureau et l`adresse de l`entreprise en demandant à un agent ou en visitant le site Web de la société. Sociétés, des entreprises qui traitent de nombreuses plaintes des clients, telles que les sociétés de câble et Internet, auront des départements spécifiques réservés à la résolution des problèmes avec les clients qui ont déjà participé à des étapes normales sur le service à la clientèle. Chances sont, vous aurez plus de chance avec cet itinéraire.

Ecrivez le président de la société.
Ecrivez le président ou le directeur du service clientèle de la société.
Service clientèle par courrier électronique ou exécutif avec la société.
Localiser un département spécial qui se consacre à traiter des problèmes non résolus. Souvent, le service à la clientèle normal ne vous donnera pas les informations de contact de ce département. Vous devrez creuser sur Internet ou appeler le bureau d`entreprise pour cela.

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2. Déposer une plainte avec des sites de consommateurs ou le meilleur bureau des entreprises. Si vous avez eu une mauvaise expérience de service à la clientèle, n`ayez pas peur d`écrire une mauvaise révision ou de déposer une plainte avec l`organisation ou le site Web approprié. Bien que cela aurait pu avoir peu d`impact, si beaucoup de clients font la même chose, la société ou l`organisation peut prendre connaissance et améliorer leur approche de service à la clientèle. Il y a aussi une chance que la société surveille ces sites de révision et peut vous répondre directement à vous là-bas.

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3. Regardez vers les médias sociaux comme solution possible. Souvent, les grandes entreprises auront des comptes de médias sociaux ou des pages. Envisagez de partager votre insatisfaction avec le service à la clientèle de la société sur leur page de médias sociaux. Assurez-vous de le faire de manière polie. Vous pourriez simplement obtenir une réponse qui vous donnera la satisfaction.

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4. Récompenser une bonne expérience de service à la clientèle. Si l`agent a fourni un excellent service, demandez une adresse email que vous pouvez utiliser pour envoyer un email de remerciement ou demander à parler à leur superviseur. Certains employés peuvent recevoir une reconnaissance particulière pour cela ou éventuellement des bonus. De plus, vous pouvez également compléter les enquêtes vocales ou Internet que la société pourrait vous envoyer.

Conseils

Suivi de votre résolution. C`est ainsi que vous veillerez à ce que la résolution soit réellement mise en œuvre par la société ou l`organisation.

Demandez toujours la résolution que vous croyez mériter- Certains agents sont interdits de lancer des offres de vous transférer à un superviseur ou de rédiger une erreur ou de vous rembourser, mais vous pouvez le faire si vous demandez l`action.

Si vous êtes heureux, assurez-vous de remercier le représentant du service à la clientèle et de leur dire que vous espérez avoir une bonne journée.

Être patient et persévérer. N`abandonnez pas et n`ayez pas peur de raccrocher, de rappeler, d`escalader ou d`écrire une lettre à un exécutif.

Mises en garde

Utilisation d`un ton de voix ou d`une attitude abusive ou belligérante vous causera probablement de vous être accroché ou que son agent et son superviseur sera moins disposé à vous parler ou à vous aider avec des problèmes.