Comment déléguer: 14 étapes (avec photos)

Que vous soyez un dirigeant d`entreprise, un directeur de vente au détail ou un séjour à la maison, être capable de déléguer des responsabilités est une compétence essentielle pour tirer le meilleur parti de votre efficacité personnelle. Déléguer, cependant, peut être quelque peu délicate - vous devez être ferme, mais faire confiance à la personne que vous déléguez vos responsabilités à. Cet article vous aidera à atténuer les angoisses que vous auriez pu proposer de déléguer, puis de vous promener tout au long du processus de délégation de travail avec tact et respectueusement.

Pas

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Entrer dans le bon état d`esprit

Définissez votre ego de côté. Un gros bloc de route mental à la délégation est que "Si vous voulez quelque chose fait correctement, alors faites-le vous-même." Vous n`êtes pas la seule personne du monde qui puisse le faire correctement. Toi mai être la seule personne qui puisse le faire juste en ce moment même, mais si vous Prenez le temps de former quelqu`un, ils seront probablement capables de le faire correctement, aussi. Qui sait - ils pourraient même le faire plus vite ou mieux que vous et c`est quelque chose que vous devez non seulement accepter, mais inviter.

Pensez logiquement et réaliste - pouvez-vous faire ce travail par vous-même? Devrez-vous vous travailler à mort pour équilibrer ce travail et vos responsabilités habituelles? Si oui, vous devriez probablement être prêt à déléguer une partie de votre travail. Ne vous sentez pas honte ou incompétente parce que vous avez besoin d`aide avec quelque chose - vous êtes en fait un Suite travailleur efficace en obtenant de l`aide quand vous en avez besoin.

2. Arrêtez d`attendre que les gens se portent volontaires. Si vous réticent à déléguer le travail, vous pouvez avoir un cas mineur de Syndrome martyr - vous êtes probablement submergé et vous vous demandez souvent pourquoi les gens n`offrent jamais d`aider. Soyez honnête avec vous-même - quand ils le font, les éteignez-vous, juste pour être poli? Vous demandez-vous tranquillement pourquoi ils n`ont pas insister? Vous sentez-vous que si vos positions étaient inversées, vous les aiderez probablement dans un battement de coeur? Si vous avez répondu "Oui," Vous devez travailler sur Prendre le contrôle de votre situation. Obtenir l`aide dont vous avez besoin - n`attendez pas que cela vienne à vous, car cela pourrait ne pas.

Beaucoup de gens sont assez inconsvenus à ce que les autres traversent, et il n`y a pas grand chose à faire pour les changer. Lâcher toute frustration que vous pourriez avoir sur des personnes n`offrant pas de la main en aide à vous rappeler que c`est finalement votre travail de communiquer vos besoins.

3. Ne pas voir les demandes d`aide négativement. Beaucoup de gens sont mal à l`aise de demander de l`aide. Vous vous sentirez peut-être coupable, comme si vous en charge les autres, ou honteux, parce que vous pensez (pour une raison quelconque) que vous êtes supposé pouvoir gérer tout votre propre.

4. Apprenez à faire confiance aux autres. Si vous avez peur de déléguer parce que vous ne pensez que personne puisse faire de travail aussi bon que vous le pouvez, souvenez-vous de deux choses: Tout d`abord, que presque tout le monde peut devenir bon à quelque chose avec suffisamment de pratique et de seconde, que vous êtes probablement pas aussi universellement talentueux que vous pensez que vous êtes. Lorsque vous déléguez du travail, vous ne vous libérez pas simplement de temps pour vous-même - vous donnez également à votre aide une chance de pratiquer une nouvelle compétence ou de faire face à un nouveau type d`affectation. Soyez patient - avec suffisamment de temps, votre assistant sera probablement capable de faire le travail délégué aussi bien que vous pourriez avoir. Sauf si le travail que vous envisagez de déléguer est très important, c`est probablement bien pour votre aide d`apprendre à bien faire au fil du temps. Si le travail est très important, réfléchissez deux fois avant de la déléguer!

Même si vous sont le meilleur de faire le travail que vous envisagez de déléguer, réalisez que la délégation de travail vous permet de faire d`autres choses avec votre temps. Si vous êtes la meilleure personne au bureau à la tâche relativement monotone d`assembler des disques durs, mais vous avez une présentation importante que vous devez préparer, c`est o.K. donner la tâche à un stagiaire. Il est bien meilleur pour vous de donner des tâches difficiles et complexes prioritaires - ne vous sentez pas mal à propos de la délégation de tâches simples et répétitives lorsque vous avez des choses plus importantes à faire.

Partie 2 de 2:

Déléguer efficacement

1. Obtenez la balle. La première étape est la plus difficile, mais c`est le plus crucial. Vous devez faire le plongeon et demander à quelqu`un de vous aider (ou si vous êtes le patron, raconter quelqu`un pour vous aider.) Ne vous sentez pas mal à ce sujet - tant que vous êtes poli, gentil et gracieux, vous n`êtes pas grossier simplement pour demander (ou dire) quelqu`un d`aider. Essayez d`être aimable et attentionné tout en maintenant simultanément la gravité de votre demande.

Si vous n`êtes pas sûr de la façon dont vous devriez spécifiquement demander à quelqu`un de faire du travail pour vous, essayez de garder les choses courtes et douces. Dire quelque chose comme, "Hey, puis-je te parler pendant une minute? Je me demandais si vous pouviez m`aider à assembler la grande pile de disques durs que nous venons de recevoir. Je ne peux pas le faire parce que je suis hors du bureau aujourd`hui. Peux-tu m`aider?" Ne faites pas pression sur votre assistant, mais assurez-vous que S / il sait que son aide est nécessaire.

Demandez et vous recevrez (probablement). N`ayez pas peur de déléguer parce que vous pouvez être considéré comme impoli ou imposant. Regardez-le de cette façon - comment vous sentez-vous lorsque les gens vous demandent de faire quelque chose? Êtes-vous blessé et offensé? Ou êtes-vous (généralement) parfaitement disposé à aider? Probablement ce dernier!

2. Ne prenez pas de refus personnellement. Parfois, les gens ne vont pas être capables de vous aider - c`est triste, mais vrai. Cela peut être pour une variété de raisons - le plus courant est que la personne que vous demandez est déjà très occupée avec son propre travail. Ne prenez pas cela trop personnellement - juste parce que quelqu`un ne peut (ou ne le fera pas pour vous faire quelque chose pour vous pour le moment ne signifie pas qu`il / elle vous déteste. Cela signifie généralement que le S / He est occupé ou paresseux - rien de plus.

Si vous êtes refusé, tenez compte de vos options - généralement, vous pouvez vraiment insister pour que vous ayez vraiment besoin de cette personne pour aider (ce qui fonctionnera particulièrement bien si vous êtes un patron ou une autre personne avec autorité), vous pouvez essayer de demander à quelqu`un sinon, ou vous pouvez faire le travail vous-même. Si vous avez vraiment besoin d`aide, n`ayez pas peur d`essayer des options une et / ou deux!

3. Déléguer l`objectif, pas la procédure. C`est la clé de ne pas devenir un cauchemar d`un micro-gestionnaire. Définissez des normes claires pour quel type de résultats que vous recherchez et montrez à la personne comment vous le faites, mais dites-leur qu`ils peuvent le faire de la manière dont ils veulent, tant que cela se fait bien et qu`il est terminé à temps.

Ceci est également intelligent car il dépasse votre temps et vos nerfs. Vous voulez utiliser le temps que vous avez libéré de faire quelque chose de plus important, pas constamment à vous inquiéter de la progression de votre aide.

4. Préparez-vous à former votre aide. Vous devriez presque toujours mettre de côté un peu de temps pour apprendre à votre aide à faire la tâche que vous avez déléguée à lui, même si c`est assez simple. N`oubliez pas que les processus qui semblent simples et simples, pourriez-vous ne pas être aussi simple à quelqu`un qui n`a jamais traité avec eux avant. Soyez prêt non seulement à parcourir votre aide à travers le travail que vous avez délégué à lui, mais également à appliquer patiemment les questions qui auront probablement.

Considérez le temps que vous passez à la formation d`un assistant pour être un investissement sage à long terme. En passant un peu de temps à apprendre à votre aide pour effectuer une tâche correctement, vous gagnerez du temps à l`avenir qui aurait pu être consacré autrement à corriger ses erreurs.

5. Allouer les ressources nécessaires pour compléter la tâche.Vous pouvez avoir des ressources disponibles nécessaires pour compléter la tâche, mais la personne étant donné que la tâche peut ne pas être en mesure d`y accéder.Des choses comme des données protégées par mot de passe, des équipements spécialisés et certains outils peuvent être essentiels à l`achèvement de cette tâche, alors assurez-vous que votre assistant a besoin de ce qu`il doit réussir.

6. Comprendre que votre assistant ne peut faire qu`une seule chose à la fois. Lorsque votre assistant vous aide, il / elle ne fait pas ses responsabilités normales. N`oubliez pas que, comme vous, votre assistant a probablement un horaire serré.Demandez-vous - quel travail va elles ou ils mettre de côté ou déléguer afin de compléter votre tâche? Assurez-vous de connaître la réponse à cette question lorsque vous déléguez une tâche à quelqu`un.

Sois patient. La personne à qui vous déléguez volonté faire des erreurs pendant qu`il apprend à faire une nouvelle tâche. Cela fait partie du processus d`apprentissage. Planifier. Ne déléguez pas une tâche en supposant que la personne l`exécute parfaitement jusqu`à ce qu`ils aient un record de suivi éprouvé. Si un projet ne s`acquitte pas de la façon dont vous le souhaitez, car votre partenaire n`était pas en mesure de faire une tâche complètement nouvelle que vous lui avez déléguée à la perfection, c`est ta faute, pas son ou sienne. Être une ressource pour votre assistant et votre travail délégué peut être une expérience d`apprentissage pour lui, plutôt que quelque chose à redire.

Lorsque vous formez quelqu`un à faire quelque chose, vous faites un investissement. Au début, cela vous ralentira, mais à long terme, cela augmentera la productivité par sauts et lié, car vous avez approché le tout avec une attitude positive et réaliste.

Être préparé pour des difficultés probables. Implémentez des plans de sauvegarde et de rester prêt à sauter si les choses vont mal. Savoir ce qui va arriver si une référence ou une date limite est manquée. Les obstacles et les défis inattendus apparaissent tout le temps, que ce soit au travail ou à la maison - même la technologie échoue parfois. Laissez votre délégué faire confiance à ce que, si quelque chose se présente, vous comprendrez et l`aiderez à respecter cette date limite - ne les jetez pas simplement sous le bus au premier trouble des ennuis.

Faire cela est également intelligent dans un sens égoïste - si votre délégué craignait que S / Il soit blâmé, de plus de temps seront consacrés à la couverture de son propre arrière que pour terminer la tâche.

9. Reconnaître votre assistant quand il compte. Déléguer des tâches à quelqu`un d`autre est nécessaire si vous devez assumer de plus en plus de responsabilités. Cependant, il est contre-productif lorsque vous déléguez une tâche, laissez votre assistant y travailler fort, puis prenez tout le crédit pour vous-même. Reconnaître et louer les efforts des autres en votre nom.

Assurez-vous que chaque fois que vous êtes complimenté pour un emploi, vous avez reçu de l`aide, vous mentionnez votre assistant par nom.

dix. Dire "Merci."Quand quelqu`un fait quelque chose pour vous, il est important de le remercier, de reconnaître l`importance de son aide et de laisser l`aide à savoir s / il est apprécié. Sinon, vous semblez ingrat, même si vous n`êtes pas. Rappelez-vous que les gens ne peuvent pas lire votre esprit. Les gens sont plus susceptibles d`offrir d`aider à nouveau si elles se sentent appréciées.

Être gracieux. Une simple reconnaissance sincère comme, "Je n`aurais pas pu le faire sans toi!" peut aller un long chemin. Si le travail que cette personne a fait pour vous était substantiel, vous pouvez même vouloir lui acheter un repas, une boisson, une carte de remerciement ou un petit présent.