Comment accepter une lettre de démission (avec des images)

L`un des aspects les plus difficiles de la gestion des employés est de traiter avec le départ d`un employé.Avoir une politique de séparation structurée en place à l`avance vous aidera à savoir comment accepter une lettre de démission.En utilisant certaines compétences de base de gestion des affaires, vous pouvez apprendre à gérer de manière appropriée la décision d`un employé de démissionner de votre entreprise de manière à une manière amiable.

Pas

Partie 1 de 3:

Prendre soin des affaires (détails administratifs)

1. Développer un système logique pour la manipulation de lettres de démission. Vous semblez peu professionnel si vous n`avez pas de manière claire et concise de traiter des employés sortants.

Il peut être utile d`avoir des paquets d`information de séparation génériques pour donner aux employés de démissionner. S`ils viennent à vous avec leur démission, ils voudront probablement vous parler de faire les étapes nécessaires pour que la transition de votre entreprise soit aussi bien possible. Offrez-leur des conseils professionnels et de maintenir un aperçu structuré pour des éléments tels que des forfaits de dérogation, des exigences de préavis de départ, la fourniture d`une adresse de transmission pour la rémunération finale et les dates finales de l`emploi.

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2. Déterminer quand les contre-offres seront faits. Chaque démission est différente et implique des scénarios factuels variés. En tant qu`employeur, vous devez déterminer lorsque les contre-offres sont acceptables et que vous allez simplement laisser l`employé aller. Certains employeurs ont une politique de ne jamais essayer de conserver un employé qui semble ne veut pas être là. Cependant, une politique qui permet une négociation peut être avantageuse, en particulier lorsque l`employé est précieux pour votre équipe.

Par exemple, si l`individu qui envoie une lettre de démission est un agent de classement élevé ou un dirigeant de votre entreprise, vous voudrez peut-être comprendre ses préoccupations et les corriger afin que l`employé reste.

Image intitulée Accepter une lettre de démission Étape 3

3. Projet de lettre de réponse.Inclus dans votre système d`acceptation de démission standard devrait être une lettre de réponse.La lettre devrait indiquer que vous regrettez la perte de l`employé, mais de respecter et de comprendre leur décision.Informez-les de la date à laquelle vous avez reçu la lettre et la date de leur dernière journée de travail.Être cordial et souhaite à votre employé sortant le meilleur.

Une lettre de réponse d`échantillon peut lire:
"Cher [Nom de l`employé],
J`ai régulièrement reçu votre avis de démission sur [l`avis de démission de la date a été soumis].Votre démission a été approuvée et votre journée de travail finale sera [date du jour de travail final].Ce fut un plaisir de travailler avec vous et au nom de toute la société, je tiens à vous souhaiter une bonne fortune dans tous les projets futurs.S`il vous plaît diriger toute question à ce bureau.Merci pour vos nombreuses années de service.
Sincèrement, [votre nom]."

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4. Protéger les informations commerciales confidentielles.Si votre entreprise a donné un accès individuel aux cartes de crédit d`entreprise, les comptes bancaires, les automobiles ou les ordinateurs portables ou d`autres équipements électroniques, assurez-vous que ceux-ci sont renvoyés.Après leur départ, éliminez l`accès de l`employé au bureau via des cartes de sécurité et modifier les informations de connexion système.Protéger votre entreprise et sa propriété devraient être en haut de votre liste de priorités lorsque vous envisagez comment accepter une lettre de démission.

Si les employés sont tenus de signer un accord de non-concurrence dans le cadre du processus d`embauche, examinez ce document avec l`employé au moment où vous acceptez leur démission.Cela veillera à ce qu`ils soient pleinement conscients de leurs limites en libérant des informations sur la société et de contacter des clients ou des associés de la société.

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5. Envelopper les choses.Si l`employé démissionnaire est au milieu d`un projet ou d`une affaire, demandez-les de le terminer.S`il est impossible pour eux de compléter leur charge de travail actuelle avant de partir, demandez-leur de rédiger un rapport décrivant ce qui a été fait et ce qui a été laissé défait.Faites-leur savoir ce que l`on attend d`eux avant de quitter la société.

Demandez à l`employé de fournir une liste d`adresses électroniques importantes, de numéros de téléphone et de fichiers informatiques pour leur remplacement.

Demander que l`employé fournit une adresse de transfert pour leurs déclarations fiscales et leur chèque de paie final.

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6. Établir une date de fin.Généralement, les lignes directrices des ressources humaines exigent que l`employé fournit au moins deux semaines de préavis avant de démissionner.À la fin des deux semaines, l`employé est libre de partir.Sur la base de ce que vous connaissez de la charge de travail actuelle de l`employé, vous pouvez demander ou non de prolonger cette date limite.Les dates finales peuvent varier avec la position de l`employé au sein de la société - les personnes ayant plus de responsabilités devront généralement attendre plus longtemps avant de quitter officiellement la société que des employés de rang et de fichier junior.

Différents états ont des lois différentes concernant l`avis. Par exemple, à Kansas, un employé n`a pas besoin de fournir un préavis quand il a quitté. Cependant, certains États peuvent avoir besoin d`un préavis. Assurez-vous de vérifier vos lois locales pour que la date de fin établie soit valide.

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7. Travailler sur l`embauche d`un remplaçant.Le chemin vers le remplacement de l`employé qui part avec un autre employé devrait commencer immédiatement.Recherchez la liste de votre entreprise pour un candidat acceptable.Demandez à l`employé sortant pour des suggestions quant à qui ils pensent être un bon ajustement pour la position.Si aucun employé qualifié n`existe dans votre entreprise, ouvrez le processus d`embauche aux candidats externes.Localisation et formation Le remplacement de l`employé sortant en une manière rapide et rapide garantira que l`interruption de flux de travail est minimisée.

Si vous pouvez embaucher le remplacement de l`employé de départ avant de partir, laissez-leur s`entraîner sous l`employé sortant.Cela garantira une transition en douceur.

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8. Mener une interview de sortie.Une interview de sortie donne à l`employé de quitter une chance de parler de leur expérience avec vous et d`exprimer ce qu`ils ont senti travaillé dans leur département spécifique ou dans l`entreprise en général.Encouragez votre employé de départ à être honnête dans leur évaluation de la société, de ses collègues et de la gestion lors de l`interview de sortie.Écoutez attentivement et utilisez leurs idées comme une opportunité d`apprendre comment vous pouvez mieux identifier leur remplacement et ajuster les attentes de la personne qui assume la position.

N`oubliez pas d`en savoir plus sur la raison pour laquelle l`employé veut partir lorsque vous effectuez l`interview de sortie.Il y aura généralement une raison prévue dans la lettre de démission, mais c`est une bonne idée de plonger plus profondément dans ce qui pourrait être fait pour rendre l`employé rester.

Partie 2 de 3:

Faire un contre-poussant

1. Décider si vous voulez accepter la démission de l`employé.La négociation avec un employé de rester est généralement une bonne idée si vous pouvez vous le permettre, surtout s`ils ont de nombreuses années avec la société, de nombreuses connaissances institutionnelles et des contacts précieux qui peuvent le suivre à leur nouvelle position.

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2. Découvrez autant que vous pouvez sur les raisons de l`employé de quitter la société.Utilisez cette explication pour décider si l`employé peut être négocié avec.Si votre employé quitte parce qu`ils détestent leur travail, n`essayez pas de les garder autour.Cependant, s`ils partent pour poursuivre un meilleur travail - avec plus de liberté, meilleur salaire, ou plus de prestige - vous pourriez envisager de les parler en faisant une contre-offre.

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3. Ne tardez pas l`inévitable.Souvent, une contre-offre de conserver un employé ne les gardera pas chez votre entreprise à long terme.Il peut y avoir des raisons autres que celles qu`ils ont admises, ce qui leur donne envie de quitter votre entreprise.Cela ne veut pas dire que votre employé ment, mais ils peuvent en faire croire que leur position actuelle mérite d`être tenue à l`argent seul.En règle générale, les employés ne partent pas uniquement en raison de la taille de leur chèque de paie. Les garder autour est une solution temporaire mieux évitée.

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4. Considérons le message que vous envoyez.Si d`autres employés obtiennent le vent du fait que vous avez fait une contre-offre de votre employé démissionnaire afin de les amener à rester, les autres peuvent vous voir aussi désespérés de garder les gens de sauter du navire.En outre, ils peuvent penser qu`ils devraient également regarder d`autres possibilités de travail et menacer de partir pour obtenir une augmentation ou une promotion.

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5. Ne faites pas pression sur l`employé pour rester.Si leur esprit est composé, vous ne gagnerez rien en appuyant dessus pour rester.Ne pas dénigrer ou élever des doutes sur la qualité de la société que votre employé sortant se joint à.Si l`employé est moins sûr de sa décision de démissionner, ce qui les faisait sentir stupide, coupable ou égoïste en cesser de fumer n`est pas seulement peu professionnel et manipulateur, mais n`est pas dans votre meilleur intérêt.Ce comportement sournois est une inconvénient d`un chef de file.

Pressant l`employé de rester est mauvais pour eux et vous.Sans résoudre les raisons sous-jacentes à l`insatisfaction de l`employé, vous créez une recette pour une déception ultérieure lorsqu`ils décident de partir.

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6. Être honnête.Ne promettez pas de nouvelles responsabilités de démission d`employés ou de changement de culture de bureau si vous ne pouvez pas en livrer.Une telle mendacity fera inutilement votre employé sortant et les laissera avec un mauvais goût dans la bouche quand ils réaliseront enfin que rien ne changera.

Même si vous êtes bien intentionné, reculez et demandez ce qui est possible et ce qui n`est pas possible sur votre lieu de travail.Par exemple, si votre employé veut un emploi déjà rempli par quelqu`un d`autre et qu`il serait redondant de créer une position identique, soyez honnête et laissez l`employé savoir que vous ne pouvez pas leur donner ce qu`ils veulent.

Partie 3 sur 3:

Disant au revoir et montrant l`appréciation

1. Maintenir votre calme.Gérer la démission professionnelle.Ceci est particulièrement important lorsque vous êtes remis la lettre de démission en personne et reçoit le premier avis de la part de l`employé.Ne pas réagir émotionnellement.Si vous répondez négativement, l`employé peut devenir offensé et sortir à vous ou à leurs collègues.

Un employé acide peut faire quelques semaines qu`ils restent à l`entreprise un cauchemar.
Répondre avec tristesse, choc ou chagrin, bien que compréhensible, pourrait rendre la situation encore plus stressante et difficile pour l`employé démissionnaire.
N`ajoutez pas au stress et à l`inconfort de l`employé en leur demandant de rester (sauf si vous offrez un salaire et des avantages améliorés également).

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2. Offrir à l`employé une lettre de recommandation.Ceux-ci doivent décrire avec précision ce que les responsabilités de l`employé étaient.Travailler avec eux s`ils désirent des détails dans leur lettre sur le travail qu`ils l`ont fait pour votre entreprise, mais soyez honnête et sincère.Gardez vos lettres de recommandation brièvement et au point.Si la société recevant la lettre a des questions, ils vous contacteront.

Les lettres de recommandation varient, mais une forme standard consiste en une salutation ("chère SO-et-SO») - une description de la manière dont vous connaissez la personne démissione dans laquelle vous décrivez votre expérience de travail avec lui - et une litanie de qualités qui rendre l`employé attrayant pour vous et, vraisemblablement, à un autre employeur.Déclarer que l`employé continuera d`exceller dans la profession choisie.Indiquez vos informations de contact au pied de la lettre et suggérez que si l`employeur potentiel est intéressé, vous êtes disponible pour parler plus sur l`employé en question.

Fournir des exemples concrets pour sauvegarder chaque énoncé de louange que vous faites.Par exemple, vous pourriez écrire: «John a toujours montré la créativité dans la résolution de problèmes de conception."Ensuite, vous devriez citer trois ou quatre instances dans lesquelles John a résolu de manière créative les problèmes de conception susmentionnés.

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3. Laisser le gang.Envoyer un mémo ou un courrier électronique à la démission des collègues de l`employé annonçant la démission.Dites-leur de même que l`employé en question quitte et, au nom de la Société, vous leur souhaitez bien dans leurs projets futurs.

Un email d`annonce pourrait lire quelque chose comme: «C`est avec un regret profond que je devais vous informer que [le nom de l`employé] se déplacera à une autre position.Leur dernier jour sera [l`employé dernier jour].S`il vous plaît rejoignez-moi pour lui souhaiter son bien dans tous les projets futurs."

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4. Célébrez la décision de l`employé.Même si vous êtes déçu de voir un bon travailleur (et peut-être même un bon ami), il est important qu`ils connaissent leur travail et leurs contributions étaient évaluées.Jeter une fête de travail à la fin de leur dernier jour pour leur faire savoir.Si vous ne voulez pas prendre des débuts de tout le monde, organisez-vous pour que tout le monde se rencontre pour des boissons après la fin de la dernière journée de travail de l`employé.Si vous pensez qu`un envoi plus intime est approprié, faites un petit déjeuner d`équipe sur le dernier jour de l`employé.

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5. Laisse la porte ouverte.Étendre la possibilité à l`employé de revenir s`ils trouvent que leur nouvel employeur ne fonctionne pas.Dites-leur qu`ils auront toujours une maison dans votre entreprise.

Cultiver de bonnes relations avec les employés sortants est une bonne affaire.Lorsque les employés sortants estiment que leur travail a été apprécié et qu`ils ont été appréciés, ils serviront d`ambassadeurs de bonne volonté pour votre entreprise et recommanderont votre entreprise à d`autres employés potentiels et partenaires.Les connexions que vos employés gagnent dans sa prochaine position pourraient également vous bénéficier, et ils peuvent envoyer des clients ou d`autres employés potentiels.

Conseils

La façon dont vous répondez à une démission d`un employé impacte directement comment le reste de vos employés vous voit et traitez l`employé sortant.Si vous répondez avec Rancor, frustration, ressentiment et déception, vos employés peuvent traiter les employés sortants.Que vous soyez déçu ou aimé, ils partent, acceptez la décision de l`employé de démissionner avec une attitude positive.

Toujours obliger les employés à soumettre un avis écrit de démission.Démissions verbales ("j`ai arrêté!") Peut conduire ultérieurement à des revendications de licenciement injuste par des employés.

Mises en garde

Les ponts allumés ne sont jamais une bonne idée, surtout lorsqu`ils traitent avec un employé qui a joué un rôle crucial dans le succès de votre entreprise.

Chaque État a des lois différentes sur les relations de travail. Assurez-vous de comprendre et de vous conformer à toutes les lois sur l`état et les lois locales où vous travaillez.