Comment éviter une mauvaise communication: 14 étapes (avec photos)

Les erreurs de communication peuvent être drôles, frustrantes ou bouleversantes. Si vous souhaitez diminuer les erreurs de communication, parlez clairement et supprimez vos hypothèses. Enregistrement avec la personne pour vous assurer que vous êtes compris. Lors de la communication électronique, soyez clair, concis et informatif. Être un bon auditeur peut aider à éviter les erreurs de communication, aussi. Lorsque vous avez déployé des efforts dans vos conversations, vous pouvez réduire votre risque de mauvaise communication.

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Partie 1 de 3:

En utilisant une communication claire

1. Réfléchis avant de parler. Penser à vos mots vous permet d`organiser vos pensées et de vous préparer à dire quelque chose de significatif. Surtout si vous êtes sur le point d`avoir une conversation importante, assurez-vous que vos mots sont organisés afin que vous puissiez dire ce que vous voulez dire.

Rappelez-vous que votre attitude et votre ton peuvent communiquer beaucoup. Gardez votre concentration étroite et essayez de ne pas descendre de sujet.
Si vous avez du mal à dire ce que vous voulez dire, écrivez quelques points de bullet pour vous assurer de couvrir tout ce que vous voulez dire.
Prendre une pause intentionnelle avant de parler. Très souvent, l`instinct est de lancer une discussion. Mais mettant délibérément des pauses et prendre un moment pour composer vos pensées avant de parler aura plus de choses que votre communication est claire et votre auditoire prêt à écouter.

Image intitulée Éviter l`étape 2 de la mauvaise communication

2. Attirer leur attention. Avoir l`attention d`une personne signifie s`assurer qu`ils écoutent et comprennent les mots que vous dites. Faire un contact visuel et vérifier pour vous assurer qu`ils écoutent. Si l`autre personne est distraite ou au milieu de faire autre chose, ayez-vous l`attention ou essayez une autre fois. S`ils semblent distraits par d`autres choses, demandez-leur leur attention en disant: "Je dois m`assurer que vous comprenez cela" ou ", j`apprécierais toute votre attention."

Si la personne semble distraite, disons que vous parlerez plus tard quand ils sont plus disponibles.

Par exemple, si vous avez besoin de parler à quelqu`un, ils sont au milieu de quelque chose, faites-leur savoir que vous devez parler et vouloir leur attention.

Évitez d`appeler ou de crier chez les gens pour attirer l`attention - allez-y et parlez face à face autant que possible.

Image intitulée Éviter Éviter la mauvaise communication Étape 3

3. Vérifiez vos hypothèses. Vous pouvez supposer que les gens comprennent ce que vous dites ou leur demandez de faire. Cependant, clarifiez tout ce que la personne pourrait ne pas savoir. Par exemple, si vous donnez des instructions, clarifiez tout ce que la personne pourrait avoir besoin de faire en tant que préparation. Vous pouvez trop estimer la quantité de connaissances ou de capacité que quelqu`un a, il est donc préférable de demander.

Ceci est particulièrement vrai si vous parlez à quelqu`un d`une culture différente de vous-même. Vous pourriez supposer qu`ils comprennent l`argot ou un autre discours, mais cela ne fait pas mal de demander. Si quelqu`un a l`air confus, essayez de mieux l`expliquer.

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4. Être courtois. Être courtois dans votre communication signifie être ouvert, honnête et gentil. Vous ne dites rien qui pourrait être passive-agressif, sarcastique ou fouetter vers ou sur la personne dont vous parlez. Concentrez-vous sur la convivialité et dire ce que vous entendez d`une manière facile à comprendre. Si vous interrompez d`autres personnes, étant grossiers et irrespectueux, vous ne communiquez pas efficacement.

Le sarcasme peut être facilement mal compris. Bien que cela puisse être censé être humoristique, disant le contraire de ce que vous voulez vraiment dire peut conduire à des malentendus. Les gens peuvent être confondus à ce que vous voulez dire. Le sarcasme peut également devenir méchant par inadvertance.

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5. Vérifier la compréhension. Enregistrez avec la personne pour vous assurer qu`ils vous ont bien compris. Cela peut être aussi simple que de dire: "Est-ce que cela a du sens?"Ou" avez-vous des questions?"Cela leur donne l`occasion d`avoir des préoccupations ou des problèmes qu`ils ont.

Cela peut aider les gens à se sentir à l`aise de poser des questions ou de demander des éclaircissements.

Si vous donnez des instructions, demandez-leur de vous répéter pour vous assurer que la compréhension.

Dans certaines circonstances, il convient de donner un résumé rapide.

Par example: "Donc, je veux juste être clair: nous allons d`abord aborder le compte Garcia, puis nous ferons une réunion rapide sur la manière de résoudre les problèmes de communication. J`ai compris?"

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6. Suivre. Suivi avec la personne que vous communiquez pour vous assurer que vous avez communiqué clairement. Par exemple, si vous avez envoyé un email, envoyez une autre question, «Comment ça va? Avez-vous des questions?"Si vous avez parlé à quelqu`un, demandez-leur une journée ou deux plus tard," juste en train de vérifier. Tout va bien?"

Si vous pensez que vous avez peut-être mal communiqué, utilisez ce temps pour communiquer clairement et effacer tout ce qui peut être déroutant.

Partie 2 de 3:

Être un bon auditeur

1. Comprendre la langue du corps. Une grande partie de la communication est non verbale. Faites attention - cela peut être très important. Maintenir un contact visuel et remarquer tout changement dans votre contact visuel ou le contact visuel de l`autre personne. Remarquez la posture et les expressions faciales d`une personne et voyez s`il y a des incohérences. Si vous remarquez des différences, posez une question à nouveau ou demandez des éclaircissements.

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2. Écouter de près. Donnez toute votre attention quand quelqu`un parle. Beaucoup de gens essaient de penser à ce qu`ils diront ensuite, mais restez engagés avec la personne qui parle. Les gens apprécient se sentir entendus et compris et l`un des meilleurs moyens de le faire consiste à écouter activement. Transformer votre corps vers eux et appuyer dans. Ne vous tournez pas vers des distractions (comme des téléphones cellulaires) et de rester présent avec la personne.

Ne vient pas d`entendre les mots que la personne dit, écoutez des informations et comment ils communiquent. Par exemple, la voix de la personne pourrait changer quand on parle de quelque chose d`émotionnel ou quand ils se sentent mal à l`aise.

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3. Éviter d`interrompre. Si quelqu`un d`autre parle, faites de votre mieux pour ne pas les interrompre. Laissez-les compléter leurs pensées avant d`y ajouter ou dire autre chose.Cela montre que vous écoutez et vous souciez de ce qu`ils disent. Si vous avez tendance à interrompre souvent les gens, ils peuvent se sentir frustrés pour vous parler et ne pas communiquer tout ce qu`ils souhaitent dire.

Laisser quelqu`un compléter ses pensées signifie que vous écoutez pleinement et ne sont pas préoccupés par vos propres mots. De cette façon, ils se sentiront plus à l`aise pour tout partager et ne manqueront pas quelque chose qu`ils voulaient dire parce que la conversation a été détournée.

Image intitulée Demander aux parents de la puberté Étape 11

4. Poser des questions. Si quelque chose n`est pas clair ou s`il y a quelque chose que vous ne comprenez pas bien, assurez-vous de poser une question à ce sujet. Essayez de dire quelque chose comme, "Cela vous dérangerait-il de clarifier ce que vous entendez par ___?" ou alors "Je ne suis pas sûr de comprendre ___. Peux-tu élaborer?"

Si la personne parle toujours et que vous ne voulez pas les interrompez, jutez la question de sorte que vous n`oubliez pas de les poser à ce sujet.

Partie 3 sur 3:

Communiquer électroniquement

1. Organiser des informations. Si vous essayez de communiquer des informations, vous devez être sûr que les informations deviennent efficacement à la personne. Par exemple, si vous planifiez un événement, vous devez donner des détails importants: lieu, temps et ce que les gens doivent apporter. Épeler toutes les directions ou étapes des personnes doivent prendre et s`assurer que les informations sont claires.

Avant d`envoyer les informations ou l`invitation, vérifiez-vous qu`il dispose de toutes les informations nécessaires.

Image intitulée Évitez l`étape 11 de la communication

2. Utilisez moins de mots. Lors de la communication à travers des textes ou des courriels, allez au point. Un email long ou verbeux peut convoluer ce que vous essayez de dire. Par exemple, si vous faites une demande de quelque chose, allez-y et faites votre demande. Vous pourriez dire pourquoi vous avez besoin de la demande, mais ne continuez pas. Indiquez simplement ce dont vous avez besoin et mettre fin à l`e-mail peu après.

Si vous avez tendance à écrire de longs emails ou textes, les gens vont probablement les écrémer au lieu de les lire complètement. Si vous ne pouvez pas vous éloigner de vos longues lettres, envisagez de mettre les choses les plus importantes au sommet.

Gardez à l`esprit que les courriels ne donnent pas de signaux aussi sociaux que les expressions faciales et le ton de la voix. Par conséquent, utilisez une langue claire et évitez le sarcasme.

Les emojis sont utiles dans les emails sociaux, mais dans la plupart des courriels des entreprises ne sont pas appropriés.

Image intitulée Évitez l`étape 12 de la communication

3. Concentrez-vous sur un sujet. Gardez le message aussi simple que possible. Ne radoucez pas ou ne relancez pas beaucoup de détails supplémentaires et évitez de vous adresser à plusieurs sujets dans un seul email. Il est préférable de se concentrer sur un article ou un sujet à la fois au lieu de beaucoup de choses dans un email. Si vous avez plusieurs choses à résoudre, parlez-en une à la fois par courrier électronique. De cette façon, la personne peut supprimer chaque email lorsqu`ils adressent chaque sujet et ne pas oublier de faire quelque chose ou d`aborder quelque chose.

Si vous insistez sur la résolution de plusieurs sujets à la fois, délaiez-les clairement. Utilisez des points de bullet ou une autre organisation pour clarifier le contenu.

Image intitulée Évitez l`étape 13 de la communication

4. Aller droit au point. Bien que ça va de commencer vos emails avec: «Comment allez-vous?"Ou une autre plaisance, ne passez pas trop de temps à parler de quelque chose de sans rapport avec ce que vous voulez. Zéro dans votre demande ou informations que vous souhaitez partager avec la personne. Ne dansez pas autour de cela et ne fournissez pas de longueur de plomb. Au lieu de cela, rendez-vous au point de ce que vous voulez ou avez à dire.

Vidéo.

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Conseils

Assurez-vous d`utiliser le sarcasme dans le chat, la messagerie instantanée ou les courriels sans émoticônes. Le sarcasme ne communique souvent pas bien par le texte, alors préférable de le faire en personne.