Comment déposer une plainte (avec des images)

Les plaintes peuvent survenir au travail, à l`école, à la maison ou au public. Dans un bureau gouvernemental ou une grande société, les plaintes peuvent être déposées concernant des pratiques discriminatoires, des environnements de travail dangereux ou des pratiques illégales. À la maison, les plaintes peuvent être liées aux voisins bruyants, aux conditions sans réserve ou aux propriétaires négligents. Les plaintes liées à l`école vont de l`intimidation des étudiants aux enseignants abusifs aux environnements dangereux. Selon la situation, vous pouvez déposer une plainte au téléphone, en personne ou par écrit.

Pas

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Préparation à déposer une plainte

1. Identifier le ou les problèmes de base. Concentrez-vous sur les événements réels qui ont eu lieu. Il est important de séparer les faits des sentiments, en particulier dans des situations chargées émotionnellement.

Si la situation est particulièrement complexe, vous trouverez peut-être utile d`écrire vos pensées et vos sentiments dans un journal. Obtenir un meilleur sens de vos sentiments peut vous aider à les séparer des faits de votre plainte.
Si vous rencontrez des difficultés pour déterminer si vous devriez vous plaindre, envisagez de consulter un tiers impartial. Si vous faites cela, assurez-vous que c`est une personne en qui vous avez confiance, qui ne partagera aucun détail de votre situation sans votre approbation.

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2. Demandez-vous si cela vaut votre temps. Le dépôt d`une plainte peut être un processus long et stressant. Il est important de vous demander si le dépôt d`une plainte vaut votre temps - en particulier si vous avez beaucoup d`autres choses à faire.

Exemple: vous achetez une boîte de 5 $ de colorant de cheveux qui ne colorie pas vos cheveux la couleur promise. Vous envoyez un courrier électronique à la société demandant un remboursement ou un coupon pour une autre case de colorant, et ils disent non. Si vous escalez sur la situation en demandant à parler à un supérieur, vous pourrez peut-être encore obtenir ce que vous voulez, mais cela prendra du temps et le résultat final utilisera plus de produits de la société. Vous pourriez constater que cela ne vaut pas la peine.

3. Déterminer la procédure de dépôt de plainte appropriée. Chaque paramètre nécessitera une procédure différente, que vous devriez pouvoir trouver en ligne (sur le site Web de votre entreprise ou de votre école), dans votre manuel d`employé ou d`étudiant, ou en contactant un administrateur.

La personne de contact peut être votre superviseure, votre locateur, votre principal ou une autre personne pertinente en charge.

Si la personne que vous souhaitez vous plaindre est le principal contact pour les plaintes, vous devez contacter une personne plus élevée, par exemple, si vous souhaitez déposer une plainte sur votre patron, vous devrez probablement contacter les ressources humaines.

Il est peut-être conseillé de parler à une personne spécifique, apparaître en personne, écrire une lettre ou remplir un formulaire.

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4. Savoir quelle solution vous voulez. Savoir quel type de résolution que vous voulez, puis expliquer clairement qu`il est essentiel de déposer une plainte efficace, que ce soit contre une entreprise ou une personne. Les solutions diffèrent en fonction du contexte de votre plainte:

Si vous appelez ou envoyez un courrier électronique à une entreprise pour vous plaindre d`un produit défectueux, vous devrez d`abord vous familiariser avec leurs politiques de retour. S`ils ne remplacent que des produits défectueux et ne les remboursent pas, mais que vous ne voulez pas le même produit, vous pourriez demander s`il peut vous accorder un crédit en magasin à la place.

Si vous vous plaignez d`une inconduite d`un patron ou d`un enseignant, des résolutions possibles pourraient être que vous pouvez transférer dans une autre branche de travail ou un autre service, ou modifier des cours ou des écoles dans des cas plus extrêmes, vous pouvez même croire que la personne mérite de perdre leur travail.

5. Rassemblez vos documents justificatifs. Conservez-les dans un fichier (ou un dossier sur votre ordinateur, s`ils sont des documents électroniques) et continuez de les mettre à jour au fur et à mesure que votre cas progresse. Plus la preuve que vous avez, plus votre plainte sera efficace.

Des exemples de documents justificatifs pour une transaction de vente au détail pourraient inclure les recettes de vente, les listes de produits et les échanges de courrier électronique.

Pour une plainte contre un patron ou un enseignant, les documents justificatifs peuvent inclure des courriels inappropriés et des messages Facebook, des entrées de journal détaillant des instances dans lesquelles vous avez été maltraité, ou des lettres de soutien des témoins.

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6. Gardez les enregistrements de tout. Les types d`enregistrements que vous conservez dépendront du contexte de la plainte.

Si vous déposez une plainte contre une entreprise, vous voudrez avoir des enregistrements de vos communications avec eux ainsi que des recettes pour les produits achetés.

Si vous avez acheté un produit défectueux, conservez des enregistrements des heures et des façons spécifiques dans lesquels il était défectueux, note ce que vous avez fait, si quelque chose, pour essayer de résoudre le problème.

Sauf si vous avez des témoins, il sera plus difficile de déposer une plainte contre un patron ou un enseignant qui abuse ou vous harcelant verbalement. Les administrateurs demanderont couramment un compte détaillé de vos interactions avec la personne en question, il est donc préférable de garder un journal.

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7. Gardez un journal (facultatif). Souvent en cas d`inconduite sur le lieu de travail ou à l`école, les médiateurs donneront plus de poids à votre plainte si vous avez gardé un journal. Si vous pensez avoir un problème avec un patron, un enseignant ou une autre supérieure, il est extrêmement utile de garder un journal de vos interactions.

Date de vos pages et soyez aussi détaillé que possible sur ce qui a été dit et fait. Essayez de vous concentrer autant que possible sur des faits, par opposition à des sentiments, en remettant un journal rempli d`explosions émotionnelles contre la personne peut saper votre plainte.

Si vous souhaitez prêter plus de poids à votre journal, vous pourriez envisager de le faire sous la forme de courriels à vous-même, afin que les dates soient enregistrées dans une autre chose que votre propre écriture. Vous pouvez conserver ces courriels dans un dossier séparé de votre compte de messagerie. Assurez-vous simplement que vous ne les envoyez pas accidentellement à personne autre que vous-même!

Garder un journal peut sembler stupide puisque vous pouviez faire tout ce qui est possible, mais les administrateurs se posent beaucoup de poids. Outre les administrateurs satisfaisants, le maintien d`une revue peut réellement vous aider à garder vos faits directement au cours de ce qui peut finir par être un processus de plaintes longs et déroutants.

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Formuler la plainte

1. Être spécifique. Peu importe si vous vous plaignez d`un produit ou d`un comportement d`une personne, votre plainte sera plus efficace si vous êtes précis sur ce qui s`est passé.

Dans le cas d`une plainte concernant le service d`une entreprise, vous pourriez écrire sur la manière dont le produit a cassé spécifiquement - fournir les détails de vos communications avec la société jusqu`à présent (y compris tout document / preuve possible) - puis indiquez comment vous n`êtes pas satisfait de le service que vous avez reçu jusqu`à présent.
Dans le cas d`une plainte contre un patron ou d`un enseignant pour vous harceler, vous décririez lorsque le problème a commencé, exactement ce que le patron / enseignant a dit ou fait, et combien de temps cela s`est passé (je.e. Donner une chronologie du harcèlement). Vous incluriez également des descriptions de tout ce que vous avez fait pour essayer d`éviter l`attention non désirée de cette personne et, le cas échéant, indiquez la manière dont leur comportement a affecté votre travail.

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2. Indiquer clairement votre résolution souhaitée. Lorsque vous déposez une plainte, les personnes de l`autre extrémité seront plus susceptibles de vous aider si vous énoncez clairement votre résolution souhaitée. Cela peut également aider le processus de plainte se déplacer bien plus rapidement.

Dans le cas d`un produit défectueux: "J`ai acheté XYZ App 20 jours il y a 20 jours et depuis lors, chaque fois que je l`utilise, mon appareil gèle et le seul moyen que je puisse l`obtenir à dégeler, c`est de le redémarrer. Je me suis plaint au service à la clientèle il y a 10 jours et j`ai reçu une brève réponse il y a 9 jours qui m`a dit de supprimer et de redéfinir l`application. Je l`ai fait il y a 9 jours et il ne fonctionne toujours pas. J`ai envoyé un email il y a 7 jours et j`ai reçu des réponses. À ce stade, je voudrais un remboursement, si possible."

Dans le cas de l`inconduite: «Le 10 septembre de l`année dernière, j`ai assisté à une heure de bureau avec Dr. Forgeron. Pendant l`heure du bureau et dans plusieurs cas après cette période initiale, DR. Smith a fait des commentaires sexuellement agressifs et des mouvements envers moi qui m`a rendu mal à l`aise. Je me débats parce que je suis en fonction de lui pour passer ma classe, mais je ne me sens pas à l`aise de travailler avec lui seul. À ce stade, j`aimerais signaler son comportement afin de l`empêcher de le faire à d`autres personnes - je voudrais également être déplacée vers une autre classe."

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3. Être respectueux.Les plaintes peuvent devenir émotionnelles, en particulier si vous n`êtes pas atteint la résolution souhaitée. Il est important de rester respectueux à tout moment - à partir du moment où vous soumettez votre plainte au temps que vous recevez la décision.

Tout ce que vous faites ou dit de suggérer que vous ne pouvez pas contrôler vos émotions peut vous réfléchir mal sur vous, rendant moins probable que votre plainte atteindra ses résultats souhaités. Cela est particulièrement vrai pour les plaintes concernant l`inconduite des autres personnes.

Peu importe ce que vous vous plaintenez, que ce soit respectueux et poli est plus susceptible de faire que les gens veulent vous aider que le crier et la juristage. Certaines personnes pourraient même simplement refuser de refuser de vous aider si vous les criez et le jure, et à juste titre si.

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4. Posez des questions qui exigent plus que des réponses «oui» ou «non». Au lieu de dire "Puis-je obtenir un remboursement?"Ou" sera-t-il discipliné?"Vous pourriez demander:" Que peut-on faire pour aider cette situation?"

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5. Polir votre plainte. Si vous déposez une plainte verbale ou une écrite écrite, écrivez-la et donnez-la avant de le soumettre. Si c`est une plainte verbale, vous pouvez écrire un script et lire à voix haute avant de décider d`une version finale.

Ce n`est pas seulement de veiller à ce que votre orthographe soit correctement, il s`agit également de vous assurer que vous avez dit tout ce que vous voulez dire, et que vous l`avez fait de la manière la plus efficace possible.

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Dépôt d`une plainte verbale

1. Pratiquez votre plainte verbale à voix haute. Une frustration extrême ou des émotions peut nuire à votre pensée, c`est pourquoi il est important de vraiment savoir ce que vous voulez dire avant d`appeler dans une plainte verbale.

Vous pouvez trouver utile d`écrire un script ou d`écrire au moins vos points principaux afin que vous puissiez les vérifier comme vous allez.

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2. Se concentrer sur les faits. Lorsque vous faites des points / écrire un script pour votre plainte verbale, concentrez-vous sur les faits. Lorsque vous vous sentez émotionnellement, prenez une profonde respiration et regardez votre script / notes, puis retournez aux faits.

Être trop émotionnel ne fera que vous donner un aspect faible et peu fiable pour les personnes que vous vous plaintenez à. Certaines personnes pourraient même penser qu`ils vont aller la main quand ils voient que vous êtes émotif.

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3. Signaler les faits de la situation en détail. Il peut être tentant de briller sur des détails lorsque vous parlez des choses à voix forts, contrairement à les écrire. Il est important d`être tout aussi clair et détaillé lorsqu`il fait une plainte verbale.

Identifier les événements réels, les conversations pertinentes et / ou les transactions importantes qui ont conduit à votre plainte.

4. Poser des questions. Si la personne à qui vous parlez dit quelque chose que vous ne comprenez pas, arrêtez-les poliment et demandez-leur de clarifier.

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5. Posez des questions sur les prochaines étapes. Avant d`avoir fini de parler à la personne, assurez-vous de savoir quelles sont les prochaines étapes. Étapes suivantes possibles:

Quand vous pouvez vous attendre à une réponse.

Qui pourrait vous contacter ensuite.

Qui vous pouvez contacter entre-temps si vous avez des questions ou si vous vous souvenez plus de détails pendant que vous attendez une réponse.

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Remplir un formulaire de plainte

1. Déterminer quelle forme vous avez besoin. Un formulaire de plainte standard peut être nécessaire lors de la soumission des plaintes dans les établissements académiques, corporatifs et gouvernementaux.

Parfois, la forme diffère en fonction de la nature de votre plainte. Si vous avez des questions sur le formulaire dont vous avez besoin, vérifiez avec un administrateur.
Si vous devez poser des questions sur quel formulaire dont vous avez besoin, vous n`avez pas besoin d`être trop précis sur la nature de votre plainte - par exemple, «Je voudrais déposer une plainte contre un enseignant qui me harcelait sexuellement."

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2. Fournir des informations complètes. Les formulaires de plaintes demanderont votre nom, la date de l`incident, le nom du délinquant et les actes et événements que vous trouvez dommageable ou offensant. Assurez-vous de répondre à toutes ces demandes aussi clairement que possible.

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3. Signe et date du formulaire de plainte. Les formulaires de plainte nécessitent généralement une signature et ne peuvent pas être traités sans une.

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4. Faire une copie du formulaire de plainte. Gardez la copie dans un endroit sûr afin que vous puissiez passer en revue les faits à une date ultérieure, si nécessaire. Si vous n`avez pas accès à un photocopieur, vous pouvez effectuer une copie du formulaire en prenant une photo haute résolution de celui-ci avec votre appareil photo ou votre téléphone.

Si vous finissez par prendre une photo du formulaire, assurez-vous que la photo est claire avant de soumettre le formulaire, sinon il ne sera pas une copie utile à vous.

Si c`est un formulaire en ligne, vous pouvez en faire une copie en le sauvegardant en PDF ou en prenant une capture d`écran de celui-ci. Vous serez souvent invité à imprimer un formulaire après l`avoir rempli, si cela se produit, choisissez "Imprimer au format PDF" dans l`invite d`impression.

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Écrire une lettre de plainte

1. Écrivez une lettre de plainte au lieu d`une forme. Dans certains environnements, une procédure de dépôt de plainte formelle peut ne pas exister. Dans ce cas, la rédaction d`une lettre de plainte est importante pour documenter les événements.

Vous voudrez peut-être même faire cela en combinaison avec une plainte verbale, afin qu`il y ait un enregistrement écrit que votre plainte a été soumise.

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2. Fournir les informations appropriées en haut de la lettre. Cela inclut la date à laquelle vous écrivez la lettre, ainsi que le nom, la position professionnelle (le cas échéant) et l`adresse de la personne à qui vous écrivez.

3. Présentez-vous. Si le destinataire de la lettre de plainte ne vous connaît pas, fournissez suffisamment d`informations pertinentes et identifiables sur lesquelles ils ont un sentiment de qui vous êtes. Ces informations incluent votre nom, votre position, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre relation avec le (s) délinquant (s).

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4. Décrire les événements ou les actes qui se sont transmis. Raconter les conversations, dates, transactions et toutes les actions déjà prises. Fournir toutes les informations nécessaires, telles que la quantité d`argent que vous avez perdue, ou qui et combien de personnes étaient impliquées.

5. Demander des mesures appropriées à prendre. Expliquez vos attentes, que vous vous attendiez à un remboursement, à une excuse ou à un autre remède.

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6. Demander une confirmation que la lettre a été reçue. Demandez au destinataire d`indiquer que votre lettre a été reçue et de clarifier la délai de résolution du problème. Dites-leur comment ils vous contactent - par exemple, par téléphone, email, post ou tous les trois.

Image intitulée Démarrer une lettre étape 6

7. Gardez-le aussi court que possible que possible. Essayez de garder votre lettre aussi courte que possible. Coller aux faits et éviter de devenir trop émotionnelle. Si vous décrivez une situation dans laquelle vous avez été harcelé ou maltraité, il est important de noter que vous vous êtes senti mal à l`aise ou à risque / dangereux, mais essayez de l`affirmer dans plus d`objectifs par opposition à une langue émotionnelle.

Plus d`objectifs: "Quand j`étais dans son bureau, il a fermé la porte et tiré sa chaise très proche de moi, à environ 1 pied de mes genoux. J`ai renversé ma chaise, mais frappe le mur et il se déplaça de plus près et me pencha sur moi vers moi et m`a dit à quel point j`ai regardé debout devant la classe pendant ma présentation aujourd`hui. À ce moment-là, je me sentais mal à l`aise et pris au piège alors que j`étais contre le mur et je ne pouvais pas m`éloigner de lui. Je ne voulais pas le contrarier alors j`ai trouvé une excuse de partir dès que je pouvais."

Émotionnel: "Quand j`étais dans son bureau, il fermait la porte, piégeant à l`intérieur avec lui alors qu`il se dirigea en étroite envers moi et m`a dit à quel point j`étais chaud avant d`essayer de m`embrasser. Je me sentais terrifié et craignais qu`il pourrait m`attaquer, mais je ne pouvais pas bouger parce qu`il m`avait pris piégée contre le mur à ce moment-là. J`ai manqué dès que je pouvais."

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Travailler à travers la plainte

1. Suivi de votre plainte. Si vous n`avez pas entendu parler dans la période prévue, contactez le destinataire de la plainte pour vous renseigner sur le retard.

À moins que la société / personne ne vous ait dit le contraire, un moment opportun d`attendre peut être deux semaines.
Si vous n`avez rien entendu dans les deux semaines, c`est dans la raison de les contacter et de demander poliment s`ils ont reçu votre plainte. Si vous communiquez par e-mail, vous pouvez joindre une autre copie de votre plainte à votre message au cas où ils ne l`auraient pas reçu la première fois.

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2. Être préparé pour que cela augmente. Familiarisez-vous avec les niveaux que votre plainte passera. Si vous avez du mal à résoudre votre problème, vous devrez peut-être demander de l`aide légale.

Si vous avez une plainte contre une entreprise, votre premier point de contact devrait être le gestionnaire ou le propriétaire de l`entreprise. Si cela ne fonctionne pas, et si l`entreprise est une chaîne, vous pouvez contacter leur siège social. Si cela échoue, vous pourriez envisager de déposer une plainte avec le meilleur bureau des entreprises.

Si vous avez une plainte contre votre patron ou un enseignant, préparez-vous à votre plainte pour parcourir plusieurs canaux. Son chemin dépendra du processus de votre entreprise / de votre école de plaintes.

Un exemple de se plaindre d`un professeur à une université serait de soumettre une réclamation écrite à votre chef de département (tant que la tête n`est pas le professeur offensant) - vous pourriez alors avoir besoin de parler au doyen de la faculté et, selon sur la nature de votre plainte, un membre spécifique du ministère qui concerne votre plainte - e.g. Le plagiat ou le harcèlement sexuel sera traité par différents départements.

3. Connais tes droits. Certaines entreprises et écoles essaieront de défendre la personne qui a été la cause de votre plainte. Ils le feront parce que cela pourrait être assez coûteux pour eux de tirer cette personne, même si cette personne a clairement été celle qui a mal conduit.

Ils peuvent essayer de vous faire sentir comme si vous avez commis une erreur ou que vous soufflez des choses hors de proportion. Il est possible que vous soyez, mais si vous savez que vous n`êtes pas, ne vous laissez pas vous dire que vous avez tort.

Si votre plainte est quelque chose de grave, il mérite un traitement sérieux. Malheureusement, en particulier dans les cas d`inconduite, la société / école protégera souvent le délinquant si elles sont dans une position au-dessus de vous, pour admettre que les actes répréhensibles pourraient leur coûter beaucoup d`argent.

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4. Rester respectueux. Votre plainte peut ne pas aller comme vous le souhaitez, mais il est important de rester respectueux de toutes les personnes impliquées.

Ne laissez pas vos émotions obtenir le meilleur de vous. Plus vous apparaissez émotionnels, les personnes moins susceptibles de vous emmener sérieusement ou de vous aider à aider.

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5. Continuer à conserver des enregistrements de toutes les communications. Lorsque vous travaillez dans la plainte, assurez-vous de conserver des enregistrements de tous les courriels, d`appels téléphoniques et / ou de toute autre communication.

Vous devrez peut-être vous reporter à ceux-ci pour vous protéger ou rappeler à l`entreprise / à l`école / etc. des choses qu`ils ont promis.

Partie 7 de 7:

Aller de l`avant après la plainte

1. Être prêt pour que les choses changent. Les chances sont, la partie incroyable ne sera pas satisfaite de votre plainte. Ils pourraient même se battre, et cela pourrait être stressant pour vous. Vous devez être préparé pour que votre plainte puisse vous rendre plus difficile pour vous.

Si vous placez une plainte contre quelqu`un sur le lieu de travail ou à l`école, on peut vous demander de vous asseoir avec la personne fautive et de travailler les choses afin que vous puissiez continuer à travailler ensemble à l`avenir. Si cela dépend de ce niveau, en fonction de la maturité de la personne incriminée, ils pourraient avoir un ressentiment envers vous et les choses pourraient simplement empirer.
Si les choses deviennent trop difficiles, vous pourriez envisager de déménager dans une école ou un emploi différent ou de demander à être transféré à un autre département ou à un autre classement afin de ne pas avoir besoin de voir cette personne plus.

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Laisser aller. Idéalement, votre plainte mènera à une résolution satisfaisante. Malheureusement, de nombreuses plaintes ne font pas. Si vous ne le faites pas, vous devez savoir quand il est temps de laisser aller.

Rappelez-vous que vous avez fait plainte parce que vous n`étiez pas satisfait de la façon dont les choses allaient. La chose la plus importante est que vous n`êtes plus malheureux - vous devez en faire le centre de vos efforts, quel que soit le résultat du processus de plainte.

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3. Apprendre de l`expérience. S`il n`y a rien d`autre que cela puisse être fait, essayez d`apprendre une leçon de votre expérience, puis de travailler en avance. Si vous n`êtes pas sûr de ce que vous pouvez apprendre de l`expérience, envisagez de demander.

Cela peut être particulièrement utile dans une situation inconduite, où vous rencontrez des personnes formées à la gestion des conflits. Quand ils vous donnent la mauvaise nouvelle, vous pourriez dire "je dois admettre que je suis déçu de ce résultat. Je ne veux pas qu`il continue à affecter ma vie. Avez-vous des suggestions pour comment je pourrais passer à partir de ce?"

Si votre plainte était avec les produits défectueux d`une entreprise et un service à la clientèle médiocre, certaines leçons que vous pourriez prendre de votre expérience pourraient impliquer une gestion de la colère, des compétences de communication claires et une capacité amenée à la recherche de sociétés réputées avec de bons produits.

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4. Voir un conseiller. Voir un conseiller pourrait vous aider à travailler à travers des sentiments qui auraient pu être soulevés pendant le processus de plainte, en particulier si c`est une nature plus personnelle.

Vidéo.

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